试论如何构建技术服务项目文档管理体系

来源:用户上传      作者:

　　摘 要 科学高效的项目文档管理体系是文档管理工作有序开展，确实有效服务于项目管理的重要保障。本文从建立健全项目文档管理制度、搭建项目文档信息利用平台、建设档案人才队伍三个方面，阐述了技术服务项目文档管理体系建设过程，以及取得的阶段性的效果。
　　关键词 技术服务项目;文档管理体系;档案信息利用平台;档案人才队伍;考核与激励
　　引言
　　随着技术服务业务范围扩大，核电机组服务总量逐年增加，2017年6月中国核电工程有限公司（以下简称公司）将成立两年隶属设计院的技术支持服务中心，调整为公司板块级，更名为运行技术服务中心（以下简称中心），并全面负责开展核电、核化工、核设施退役及乏燃料后处理等技术支持和服务工作，这一举措有力提升了技术服务市场占有率，促进了项目产品多元化发展。
　　1 建立健全项目文档管理制度
　　1.1 技术服务项目文档组织机构和职责分工
　　中心综合管理部下设文档管理，在公司信息文档部的统一领导、分级管理原则下开展项目文档管理工作，统一管理中心各部门形成的各种门类和载体的全部文件资料，为各项工作和生产活动服务。
　　综合管理部共配备三人进行信函、项目成品文件和资料室管理，其中信函资料员负责函件、备忘录、工程资料单、工程修改单和会议纪要等文函的收发管理;项目成品文件资料员负责设计文件的接收、分发、录入、存档、成品印制和交付业主;资料室负责制定项目文档管理程序和细则，负责与外部单位进行文档沟通与协调，负责招投标文件、合同文件、合同签署过程文件和项目管理文件的接收、立卷、归档、保管和提供利用，以及项目文档数据库的建立、运行维护、人员权限和数据更新管理。
　　1.2 捋清内外接口，明确各方工作职责
　　在项目业务进程与文档一体化全生命周期双轨制管控下，技术服务项目文档是项目各参与方进行文件交互运转的枢纽，是文件前端控制与档案后保管模式一体化运作的践行者。要保证项目文件按期保质保量交付和存档，项目文档必须事先明确项目文件在设计输入、设计输出、设计验证、成品提交、接收流转、分发控制、整理归档到交付验收各个阶段所涉及的相关单位的文档接口职责，实现项目文件和档案的集中控制、高效运作与一体化管理。
　　1.3 识别项目文件归档范围，确立文件收集归档原则
　　组织中心各部门结合项目管理实际，梳理、识别各自業务范围在一个项目全生命周期产生的所有的重要记录和文件资料，建立项目文件分类框架结构，形成项目文件与资料归档范围和保管期限，并初步确立文件“谁形成谁负责”的收集归档原则，从文件源头保证了项目文档的完整性、准确性、系统性和安全性。
　　1.4 制定项目文档管理程序，使工作开展有章可循
　　项目文档管理程序是实行“依法治档、科学管档、高效用档”的基础，是管理工作的有效工具，项目文件从形成、积累、收集到归档利用应制度化、程序化，使整个项目文档一体化的建设和工作开展有章可循、有据可查[1]。
　　2 推进项目文档信息利用平台搭建
　　信息化技术改变了传统的利用服务模式，在信息文档部的通力协作下，依托公司XQ资源管理系统搭建技术服务项目文档信息利用平台，将贯穿于项目生命周期中所有的文档数据进行统一集中的集成化管理，有效解决了传统的纸质档案利用对时间和空间的限制，实现资源共享，对项目经营决策、信息查询与服务、提升核心竞争力有着重要的作用。
　　3 加强档案人才队伍建设
　　档案人员的专业技能和综合素质在档案信息化建设中发挥着重要作用，其综合素质高低直接影响着档案管理信息化建设进程，因此，我们应从文档人员的管理水平培养、考核与激励机制并行两个方面来加强项目文档人才队伍的建设。
　　3.1 关注业务培训和同行交流，提升档案人员管理水平
　　业务培训内容不能仅限于档案管理专业知识，还包括办公应用软件、公文写作和浅显的核电站知识，如核电技术发展概述、电站厂房和构筑物、主要系统、专业成套文件组成、电站文件编码体系等内容，以达到丰富文档人员的知识结构和储备，提升档案管理水平的目的。
　　加强与同行单位的业务交往和交流，开阔视野、增长见识，从不同角度和侧面审视现有的不足，才能进一步改进和完善文档管理工作。
　　3.2 实施科学合理的考核办法，激励档案人员的内在动力
　　建立行之有效的文档管理制度固然重要，检验制度是否贯彻落实也同等重要。我们应该推行科学有效的考核方法来客观衡量与评定文档人员的工作能力与效果，通过晋级晋岗、外出学习和交流等方式来激励那些业务能力强、工作质量好、肯学习勤钻研、爱岗敬业的优秀文档人员，有利于调动他们的工作积极性和主观能动性，提升项目文档管理的整体水平。可参考以下四种考核办法：
　　（1）业务操作水平：通过开展岗位业务技能大练兵活动，考查档案业务技能知识、工作流程操作熟练度、准确度以及处理问题的应变能力。
　　（2）文档管理质量：协同中心质保审核监察进行管理程序对标，对工作流中的文件控制、记录控制和不合格品控制等相关要素进行检查。
　　（3）核电站相关知识：考查中心技术服务承接的业务范围，承接核电站分布及概况，包括地理位置、机组堆型、几代核电技术、厂房及构筑物、系统（是否与质量和核安全相关）、文件编码体系要求等基本知识储备情况。
　　（4）项目相关知识：项目全周期经历哪些阶段，各阶段将产生哪些重要的文件资料，项目文档在期间应履行怎样的工作职责;项目承接方式、项目等级、项目类别有哪些，熟记项目号的编码规则，是否能够通过项目代码，快速、准确地完成项目文件的分类整理、登记分发和存档交付等工作。
　　4 结束语
　　通过为期一年的项目文档管理体系的搭建与完善，项目文档工作已初见成效。制度上已涵盖项目全过程文件的管理，管理规范、职责明确、流程清晰的工作程序提高了文档工作效率，大大加快了项目文件交付进程;项目档案信息利用平台也初具规模，目前系统数据有四万余条，为工程借鉴、工程重复利用提供了成果文件和过程管理文件支撑，大大推进了项目实施进度;档案从业人员数量得到扩充，文档管理水平也取得一定进步。
　　参考文献
　　[1] 乔飞.引入“三大控制”管理核电项目文档的探索与实践[J].浙江档案，2017，（6）：64-65.
　　作者简介
　　王钧（1974-），女，四川剑阁人;学历：本科，馆员，研究方向：核电工程文档管理与研究。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14944483.htm