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企业内部的有效沟通

来源:用户上传      作者: 陈燕

  中图分类号:G64 文献标识码:A 文章编号:1673-5811(2013)03-0326-01
  摘要:由于沟通障碍,无论是老牌的制造业,以效率著称的快消行当;严谨的德企,富有创造力的美企。在企业努力想要提高工作效率的同时,却又人为地在精力上进行了内耗。除此之外,领导方式同样也会对企业的效率产生影响。
  关键词:企业 效率 沟通 领导方式
  美资企业中,在安静的办公室中,大家都埋头于自己的案头工作。
  忽然,Alice惊呼了声:“不是吧?明早7点就要到公司开视频会议!”
  众人纷纷表示对她的同情,没办法,我们的早上7点是大洋彼岸的工作时间,上海分公司要配合美国总公司的工作时间是已经约定俗成的做法了。曾经还有同事早上五点赶到公司,开好会后回家补觉的先例。
  翌日,带着黑眼圈的Alice在午休时间苦闷地抱怨:“早上开了三小时的会,大家七嘴八舌的,结果关键问题都没有怎么讲到,明天还是继续要早到公司开会。”
  这样的情况并不局限于某家企业,可以说在各个行业的不同类型的公司中都或多或少存在这样的问题。无论是老牌的制造业,以效率著称的快消行当;严谨的德企,富有创造力的美企。在企业努力想要提高工作效率的同时,却又人为地在精力上进行了内耗。
  究其原因,主要问题在于无法进行有效沟通。人们吝啬于倾听他人,因为急于表白自己,努力想要让对方接受自己的观点。在会议室中,打断别人的发言,急忙想着阐述自己的想法。或者一旦听到与自己的观点相驳的发言,就剑拔弩张地进行辩论。这样的情形并不鲜见。
  我们都知道,企业召开会议不是茶话会,让大家联络感情,而是为了解决存在的问题,或者为了杜绝可能产生的隐患。问题解决是由一定的问题情境引起,经过一系列具有目标指向性的认知操作,使问题得以解决的过程。在问题解决的过程中,思维分为四个阶段:
  一、发现问题
  二、明确问题
  三、提出假设
  四、检验假设
  能通过面试进入企业的员工至少持有大学文凭,这样的人并不缺少发现问题的觉察力,也不欠缺解决问题的能力。是什么原因造成无法利用群策群力有效率地解决问题呢?很多时候,症结就在于明确问题这个环节。
  明确问题需要从笼统,混乱,不确定的问题中,找出问题的主要矛盾和关键因素,把握问题的失职,使得问题的症结明朗化,从而确定解决问题的方向。迅速而准确地明确问题依赖两个条件:一是全面系统地掌握感性材料。问题总是在具体事务上表现出来,只有当具体事务的感性材料十分丰富且符合实际时,才能通过分析和综合,充分暴露并抓住隐蔽在表面现象后的问题。二是已有知识和经验的多寡。知识经验越丰富,越容易从一系列纷繁复杂的问题中区分出主要问题。
  原本如果能够有效利用会议时间,可以很好地整合各个部门的已有信息,甚至可以听取前辈们的成功经验,来弥补新手经验的不足。只可惜大家在冗长的会议时间中,忙于抒发自我的感想,过多的侧重在了说而非听。结果不但没能解决已发现的问题,甚至有时候,弄巧成拙,反而出现了新的问题。
  幸运的是,很多企业已经意识到了这样的弊端,开始着手改善了,关键在于抑制和鼓励不同性格的人。在一个企业中,存在着不同人格的员工,人格本身是不分优劣的,只是在工作环境中需要领导根据个人的特质进行一定程度上的引导和管理,以使得下属能够更加胜任自己的岗位工作。
  根据艾森克的人格特质理论:人格的基本维度是内向与外向,神经质与稳定性以及精神质与超我机能那其中前两个维度最重要,这样由内外向和神经质相互重叠的人格维度构成了四种人格类型32种人格特质。其中,外向维度的人一般善交际、开朗、爱表现;而内向维度的人通常被动、安静、缄默。滔滔不绝的一般是外向维度的人员居多,而内向维度的人即使有了好的想法,也会更加倾向于保持安静。因而,若是能让前者更好的倾听;对后者进行关注和鼓励,能让其畅所欲言。在一定程度上可以更好地提高企业内部的有效沟通,更快捷地集合智囊团之力来解决问题。
  当然,如果单单把企业的内部沟通问题归咎于个人的性格因素,不免太过于片面了。沟通问题,与企业的风格,尤其是领导的风格也是休戚相关。根据郑伯壎博士长期的的研究表明,具家长权威价值的企业主持人会表现专权作风、贬抑部属能力及印象整饰等三类“严父式”的行為。面对权威家长的领导,部属得表现出顺从、服从及敬畏等合模行为。如果部属表现不合模的行为,就会与权威家长产生剧烈的人际冲突。而由于领导往往掌握着绩效考核,职位升迁,薪酬增长的生杀大权;导致下属即使持有不同意见,也不敢轻易造次,以卵击石。这种情况在民营企业里是最为常见的。
  经常会有一个有趣的现象:虽然作为实际处理问题的人员(们),都了解问题的真正症结之所在,却没有人愿意做那个忠言逆耳,引起领导不快的“忠臣”。导致往往小问题慢慢变成了大灾难,决策者才是最后一个得知的人。为此,企业不单要蒙受生产效率的损失,往往还要遭受经济,信誉方面的危机。其实,作为企业中的雇员,三缄其口的问题掩护者们,也不难不受到牵连。
  造成这个现象,其实也是受到我们民族文化的影响:中国人向来喜欢报喜不报忧。并且,即使有时候隐约觉得不妥,内心的集体主义思想也会为个人开脱:为什么我要去传达这个坏消息?知情者也不单单是我一人。在此思想作祟下,企业领导也不免被迫成为了一只掩耳盗铃的“鸵鸟”。
  解铃还需系铃人,家长型的领导在责怪下属知情不报的时候,不妨也能自省下,是否自己也存在需要改进的地方。民主气氛的企业环境,不单单是靠喊口号能够让人信服的。
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