信息化时代视域下数字档案馆资源集成共享的探究

来源:用户上传      作者: 康虹

　　[摘 要]随着网络技术的发展，在这一背景下，随着信息技术革命浪潮持续高涨，经济的全球化、社会的信息化进一步加强，我国数字档案馆的发展也开始起步了。继2004年深圳市建成了国内第一个数字档案馆之后，许多城市的数字档案馆也实现了档案的数字化加工文件资料著录、数字档案内容管理、档案借阅与全文查询、档案的内容关联管理及图文声像一体化等应用功能，这些成就极大地推动了我国数字档案馆的建设进程。目前，我国数字档案馆建设日益成为智慧城市和社会信息化的重要组成部分。充分利用互联网，搭建网络化、数字化的档案信息服务平台，实现更大范围的数字档案信息资源集成管理与社会共享，已成为新一轮数字档案馆项目的建设重点和目标。
　　[关键词]信息化；数字档案馆；资源共享
　　[中图分类号]G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）01 — 0112 — 02
　　随着网络技术的发展，在这一背景下，信息技术革命浪潮持续高涨，经济的全球化、社会的信息化进一步加强，人类进入了数字化时代。技术的进步、社会的发展、改革开放的成果已经为大力发展数字档案馆创造了有力的条件，我国数字档案馆的发展也开始起步了。继2004年深圳市建成了国内第一个数字档案馆之后，许多城市的数字档案馆也实现了档案的数字化加工文件资料著录、数字档案内容管理、档案借阅与全文查询、档案的内容关联管理及图文声像一体化等应用功能，这些成就极大地推动了我国数字档案馆的建设进程。
　　一、数字档案馆的内涵
　　与数字图书馆建设初期一样，20世纪90年代末，电子档案馆、虚拟档案馆、没有围墙的档案馆、全球档案馆、超级档案馆、数字档案馆等新名称不断见诸报端。随着数字图书馆从概念变成现实，档案界对于数字档案馆的表述也渐趋统一。
　　然而，对于不同的研究者而言，数字档案馆仍然有着不同的内涵。档案界、计算机界、国际标准组织机构以及档案用户等，都在试图从不同的角度来阐述这一概念。
　　信息系统论是当前档案界对数字档案馆概念描述中的一种主要提法，其核心是将数字档案馆定义为一个超大规模的“信息系统”。定义强调数字档案馆是一个信息系统，但是，没有给出信息系统的确切内涵。而持信息仓储论这一观点者通常将数字档案馆定义为“信息仓库”、“知识信息中心”、“数据中心和数据交换站”等，最终实现“数字档案馆”，它强调了数字档案馆的信息存储和传播功能，但对数字档案馆本质属性的描述存在着一定的局限性。信息环境论将数字档案馆看作是一种“信息组织模式”，其对数字档案馆本质属性的表述显得比较宏观与抽象，环境的内涵究竟是什么，难以具体认知。功能拓展论将数字档案馆定义为传统档案馆利用现代技术拓展服务功能的一种方式。其它还有一些类似的释义，不再一一列举。从以上几种定义来看，多为描述性定义，差异较大，各具特色，反映了不同研究者从不同视角所得到的数字档案馆概念。
　　那么，怎样才能从当代信息科学与档案学的角度来对数字档案馆这一词语的含义进行认定和概括，使所有数字档案馆建设者都能够清晰地勾勒出未来的目标呢？只有对数字档案馆这一信息时代“新生儿”的本质属性与内涵有一个全面的了解与认识，才能得出相对比较完整和清晰的数字档案馆定义。
　　我们是否可以这样来定义：数字档案馆是在分布式计算机网络环境中，利用数据库技术、数字技术、多媒体技术和计算机网络技术创建、获取、存储、处理、交换与发布数字档案信息的档案信息管理与服务机构，是各级政府和各单位信息化建设的有机组成部分。
　　二、数字档案馆的特征
　　1.数字资源的多样性。一是依托于实体档案的数字化；二是通过各种途径收集、组织、加工相关数字信息形成的数字信息。
　　2.具有一定的开放性。依托于网络，一方面能够在线采集网上信息，实现信息资源共享；另一方面能够针对利用者不同的需求，提供多样化的服务。
　　3.技术的多变性。由于数字档案馆依靠于计算机、网络和通信技术、数据库技术、基础于内容的检索技术等，其存储技术、载体、格式、阅览方式等，都呈现出不断进步、变化的动态。
　　三、数字档案馆的功能
　　1.信息集成功能。数字档案馆的建立，使我们可以在网络环境下，对特定区域内的所有档案进行数字化管理，改变了以往单一的档案实体的保管形式。通过信息集成，使中心档案馆成为真正意义上管理档案及相关信息的中心，所以，信息集成将成为数字档案的首要功能。
　　2.资源共享功能。无论利用者位于何地，档案保管于何处，利用者都可以根据自己的需要，随时随地方便地查询、下载档案目录、数据乃至全文，数字档案馆这一功能的发挥有助于实现档案利用的理想化目的。
　　3.社会记忆功能。数字档案馆的建设将应用国家相应的档案政策使档案馆改变以往以党政信息档案为主体的实体保管模式，档案是社会记忆的主要工具。数字化档案的建立将有助于档案馆保存社会记忆功能的实现。数字档案馆能实现对电子公文、科技文件等进行文档一体化管理，对文件从生成、捕获、处理、归档、鉴定、提供利用等的全过程管理，进行数据的动态管理。
　　四、数字档案馆的最终目标
　　数字档案馆建设的最终目标是要通过国家信息基础工程把各级各类档案馆组织在一起，把档案信息与其他门类信息综合起来，作为国家信息资源的组成部分，面向全社会发挥作用。所以，数字档案馆建设项目、尤其是国家综合档案馆的数字档案馆建设项目应该从一开始就纳入到国家信息基础工程之中统一规划与设计。数字档案馆的核心资源主要来自相关的信息系统，同时又可与相关信息系统进行信息共享。
　　五、数字档案馆的总体架构
　　数字档案馆应以结构化的数字档案馆为基础，基于物理和逻辑两种结构，建成中心档案馆和基层档案馆两层分布式结构，实现各系统之间数据接收、信息交互、资源数据查询、数据存储与备份、归档数据管理、目录、信息的整理与利用管理等功能。按照两级模式建立的中心档案馆内容包括各门类在内的所有档案的数字化信息，基层档案馆应管理本单位经过归档流程的先行有效的各类档案数字化信息。 　　六、数字档案馆理论体系建设
　　数字档案馆的理论研究涉及多个学科领域。例如，档案学、信息学、计算机科学、管理学等，不同学科领域的研究者携手开展数字档案馆理论研究，势必会更加有力地推进数字档案馆理论体系的建设。但是，对于数字档案馆这一档案工作创新变革的产物，档案界似应更多地承担起建设相关理论体系的重任。鉴于档案学科是一门实践性很强的学科，本文试图从档案学理论研究与档案工作实践相结合的角度，对数字档案馆理论体系建设的内容作一些初步的探讨。
　　1.数字档案馆基础理论建设
　　数字档案馆基础理论研究离不开传统档案学科基础理论研究的基础，是对传统档案学基础理论研究的深化与拓展。这部分内容主要包括：
　　数字档案的定义及边界。例如：数字档案馆的管理对象究竟是什么？与图书馆、博物馆和其他信息管理机构的管理对象有什么区别与联系？大档案的概念外延到底有多大？这对于当前档案部门科学构建数字档案馆信息资源库，合理配置有限的人财物资源具有重要的指导意义。
　　数字档案馆的管理体制与机制。例如，在数字化、网络化的环境下，如何理解和贯彻档案工作“统一领导、分级管理”的组织原则，建立起科学的数字档案馆体系，推进数字档案资源的共建与共享？如何构建数字档案馆的绩效评估机制等。
　　狭义数字档案馆的组织架构、工作环节以及相关的工作原则与要求。例如，数字档案信息的创建、获取、鉴定、存储、处理、交换、发布、利用、保密等应采取哪些策略，建立哪些制度？在数字化的环境下，如何根据数字档案的形成目的、形成活动、形成过程、处理程序和职能范围来正确运用档案管理的基本原则。
　　上述理论问题，与数字档案馆建设实践的推进速度相比较，档案界关于数字档案馆基础理论的研究还显得比较欠缺和薄弱。然而，在当前社会信息化快速发展的大背景下，档案学科领域基础理论研究的或缺，势必会导致实践的盲目性和无所适从，进而加速档案工作的边缘化趋势。笔者认为，档案工作者需要学习、了解和掌握现代信息技术，更需要明白自己的历史使命与工作内涵。数字档案馆既不能成为信息孤岛，也不是一个没有独特内涵、漫无边际的信息大仓库，需求不明晰往往是导致一些数字档案馆建设项目难以达到预期效果的一个重要原因。
　　2.与数字档案馆建设有关的法律规章建设
　　这方面的内容有很多，这里只能列举一些实践中遇到的、亟需解决的法律规章问题。如：档案工作的法律规章，政府信息公开的法律规章，著作权、知识产权保护的法规政策，保护公民隐私权、知情权的法规政策，信息共建共享的法规政策等等。
　　数字档案馆建设的主要宗旨之一就是要充分开发利用档案信息，为国家、社会和公民提供高效、便捷的服务，推进政府信息公开、构建社会主义和谐社会。档案界应注意总结和发现数字档案馆建设实践中遇到的法律问题，积极推进相关法律规章的修订与完善，确保数字档案馆建设有法可依，为数字档案馆建设提供有力的法律保障。
　　七、进一步推进区域数字档案信息资源共享的思考
　　1.坚持统筹兼顾，加大信息资源整合力度
　　一是扩大档案收集范围。注重收集档案的全面性、系统性和完整性，多门类、多载体、多途径，丰富馆藏数量，改善馆藏结构。二是实施馆室一体化。通过馆室交换，实现机关、企事业单位与国家档案馆之间电子文件和数字档案的有效衔接和共享。三是规范数字档案馆建设，特别是要完善档案数据库建设，夯实数字档案馆资源基础。
　　2.坚持共建共赢，建立完善的合作机制
　　实现档案资源集成共享离不开完善的协同工作机制，这是资源共建共享的前提。由于档案工作实行分级管理，同时档案信息资源共享的相关规则不明确，一些地区可能将档案信息资源的产权地区化，有可能人为设置档案信息互联互通的壁垒，导致在档案信息归属上的“地区所有、部门私化”，这种格局将阻碍档案信息资源的共享应用。因此，区域内各级档案馆对资源共建共享的思想认识是否统一、工作是否同步，都将直接影响区域数字档案资源集成共享和利用服务的整体水平。
　　3.坚持分步实施，深化拓展平台建设
　　实现档案信息资源在一个地区乃至全省、全国范围的共建共享，是档案人共同追求的目标，也必将成为档案事业的发展趋势。除了共享地域范围的不断扩大，今后档案资源共享的内容，也必将从婚姻档案等专业档案拓展到各种民生档案，服务方式也将更多地从传统的接待利用转向主动推送档案信息服务等。当然要实现这个目标，需要一个较长的时间，更有待于上级党委政府以及国家、省档案局的统筹安排，提出分步实施的阶段性计划和目标。
　　目前，我国数字档案馆建设日益成为智慧城市和社会信息化的重要组成部分。充分利用国家和所在地区的信息化基础设施和政务网、互联网以及各类网络资源，搭建网络化、数字化的档案信息服务平台，实现更大范围的数字档案信息资源集成管理与社会共享，已成为新一轮数字档案馆项目的建设重点和目标。
　　〔责任编辑：谭 蕊〕
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