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城市建设中建筑工程施工技术资料归档管理

  摘要:随着我国城市建设行业的不断发展,城市建设的各项制度规范也相应完善起来。城市建设中建筑工程施工技术资料的归档管理作为城市建筑的不可或缺的阶段,记录着城市施工中的设计、材料运用、配件使用、建设工程文件归档,并留存了建筑设备的出厂质量证明及检验报告、施工试验记录和工程竣工验收、施工合同等证明性文件,对整个工程的进度和后期检验提供了文件性保障。我国的城市建筑归档管理在快速发展的同时保持着良好的发展形势。但仍存在很多问题,这些不规范的归档问题可能会导致工程技术资料的失真及档案质量的下降,会一定程度影响技术资料的保存价值。做好建筑工程技术资料的归档工作,对于整个建筑进程和建后保障工作具有重大的意义。
  关键词:城市建设;施工技术资料;归档管理
  中图分类号:TU74 文献标识码:A 文章编号:
  
  
  本文首先阐述了城市建设施工技术资料的归档管理的基本内容和重要意义,随后分析了我国当前施工技术资料的归档的发展情况,最后提出几点关于促进城市建设施工技术资料的归档管理工作的建议。
  一、城市建设中建筑工程施工技术资料归档管理的基本内容和要求
  施工技术资料的归档管理对于组卷有一定的要求。城市建设施工技术资料的组卷遵循一定的原则,即建筑工程文件材料的管理在多年的保管和存放中形成了自己的规律,在对城市建设中建筑工程施工技术资料的归档管理中要保持卷内原有文件内容之间的固有联系,这样有助于档案的保管和后期利用。一般情况下,建筑施工工程的组卷按单位工程组卷划分和存档,单位工程又按分部工程组卷。那些比较复杂的需要办理中间验收的诸如基桩工程、结构加固补强工程、网架工程和幕墙工程等子分部工程,则需要独立组卷,这样的分组分类组卷便于建筑资料的查阅。在我国,许多城市都根据自己的实际情况编写出版了自己的建筑工程施工技术资料归档管理规范。其中广东省制定了《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》,惠州市也依据有关规范规定,结合惠州市工程特点,出台了了《惠州市建筑工程施工技术资料编制目录》。为惠州市城市建筑施工工程资料的归档管理提供了统一的要求和标准。一般的组卷可以分为五卷:工程建设前期法定建设程序文件;建筑工程综合管理资料;工程质量控制技术资料;工程验收及备案文件和竣工图。其中工程质量控制技术资料最为复杂,也是整个城市建设中建筑工程施工技术资料的归档管理的核心资料。其中包括了地基与基础结构,主体结构建筑的装修样式,建筑内部,给排水线路,采暖设备,电气接口,空调电梯及燃气节能设备的安装。2007年10月份行业又增加了一个新的节能分部,装订入册的建筑施工技术资料每验收一个就装订成一册,使得资料的整理归档就及时、清晰、高效、便于查找。城市建设中建筑工程施工技术资料的归档组卷需要按照一定的顺序进行,一般卷内的建筑文件材料按照封面目录、文件材料、工程照片及封底的大顺序进行排列。当然,对于这种关系工程事项的技术资料归档组卷必然有较高的质量要求。建筑施工技术资料的文件归档首先内容务必真实准确,签章手续务必齐备,书写的材料必须具备耐久性,自己务必清晰,不得使用铅字笔、红色和纯蓝色笔、圆珠笔等容易褪色的书写材料书写。如果存档的是复印件,复印件必须注明原件的存放处,而且要保证复印件的要字迹清晰牢固,以便能够长期保存。在城市建筑工程施工技术的材料归档管理中,所有有书写内容的页面都需要编写页号,编号以阿拉伯数字“1”开始,按顺序逐张编写,编号应该用钢笔或打印体。而每个案卷的封面、案卷内所列目录、及备考表不需要编写页号,案卷之间的编页号不可以连续。只有一面书写文字的材料编号均写在右下方,双面书写文字的材料页号需分两种情况,材料正面材料编号在右下方,材料背面编号在左下方。任何形式的图纸编号一律写在右下方处。
  二、城市建设中建筑工程施工技术资料归档管理存在的问题
  由于归档管理在城市建筑施工技术资料中的运用时间较短,深度不够,所以城市建筑行业对于档案存放的重视程度仍然不够。在实际工作中,参与城市建筑管理人员对施工技术资料存档工作的认识存在一定的误区,还认为档案工作只是传统的抄写保管的简易事务,并不在单位的主流工作中,更不会给单位带来经济效益,档案管理工作只要可以应付例行的检查,不丢失、不泄露机密就行。认不清档案工作的重要性,忽视档案的谨慎管理已经给目前城市建筑施工技术资料的归档管理和后期的整合使用造成了一定程度的负面影响。由于建筑建档的工作初步运行,目前城市建筑施工技术资料的管理力量薄弱、水平不高,而且管理手段相对落后。大部分管理档案的人员并未经过专业的档案管理知识培训。无法系统地掌握对档案管理的要求,对于有效信息的收集、整理、归档、装订业务不专业。大多数档案管理员身兼数职,对档案工作的重视不足。档案管理工作只是简单的入档案盒,并未对重要的技术材料进行专门的筛选和分类,影响了档案管理水平。建筑行业技术资料没有专门的档案室,档案存储硬件设施不齐全。对档案管理必备的设备准备不足。多数单位档案狭窄,有的甚至没有档案室。档案存储设备不配套,存在档案资料霉变的隐患,影响档案的完整和后期查用。
  三、城市建设中建筑工程施工技术资料归档管理存在问题的解决对策
  要解决当前建筑施工技术材料的归档难题首先要提高档案管理员的素质。这就要求建筑单位和企业加强档案管理工作队伍建设和完备,选择工作认真责任心强的专门人员从事档案管理工作,并在平时的工作中对他们进行定期的的教育和专业知识的培养,充分发挥档案管理人员的的积极性和创造性。管理好复杂的档案工作,积极运用信息化管理手段是十分必要的。信息自动化作为当今社会发展趋势,对各行业各方面工作效率的提高有巨大的推动作用。同时对传统简单的档案管理工作提出了更高的要求。在建筑施工技术材料的归档管理中要最大限度地运用科技新成果和信息化新手段,在原有的基础上提高档案管理的效率和水平,跟上信息化的先进步伐。目前,信息化档案管理也在一定范围内得到了推广和运用。实现建筑施工技术资料档案信息化管理已成为行业发展主流。健全档案管理的规范制度是做好建筑施工技术材料档案管理的必然选择。档案管理制度的制定要体现科学合理性性。建立起来的档案管理制度要符合本单位本行业的特点和档案管理实际,并且使新建的档案制度简单实用,具备可操作性,这样才能更充分地发挥规范制度的指导作用。在实际的建筑档案管理中要实行制度的双向约束。约束职工的同时要约束领导。因为领导的行为牵动着制度的有效执行,职工作为单位的主体,是规范实行的主要约束对象。制度执行过程要保持一定的严肃性。档案管理部是制定档案的部门,更是规章制度的执行部门。在实际的制度执行过程中,要时刻维护档案规章的威信,以便做好档案的管理和后续查用。
  四、结语
  总的来说,在现代建筑业迅猛发展的形势下,城市建筑行业工程施工技术资料的归档工作仍存在不少隐患和问题。为更好的发展,工程施工技术资料的归档工作也要紧紧跟上时代的发展要求,建筑行业要从观念和设备上克服传统归档管理的弊端,采取更有效措施,探索和运用现代档案管理模式,促进建筑行业的持久发展。
  参考文献:
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  [2]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风.2008(24):46-47.
  [3]沙坤友.探讨城建档案信息化建设的最佳管理模式[J].中国建设信息.2005(21):68-69.

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