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浅析档案管理现代化

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  摘 要档案管理现代化是新时期的社会发展和档案事业发展,是社会现代化的重要组成部分。本文主要从档案管理的现代化的重要性,档案管理中存在的问题进行论述,给出了实现档案管理现代化有效途径
  关键词 档案管理现代化重要性 存在问题 有效途径
  中图分类号: G271 文献标识码: A 文章编号:
  一档案管理现代化的重要性
  (1)档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势,也是高科技发展的必然结果。它是为促进社会现代化而进行的变传统档案管理为现代档案管理的过程。档案管理只有早日实现现代化,跟上信息社会发展潮流,与时俱进,才能从根本上使档案事业和整个有中国特色的社会主义事业一起实现跨越式发展。档案管理现代化是事关档案事业发展的重要关键性问题。
  (2)档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域
  档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用,开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言,现代化管理手段储存的各种信息,为档案信息资源的开发利用创造了条件。可以将档案信息资源合理配置,科学管理,使其实现数字化、标准化、系统化、网络化,以满足社会各方面对档案信息的需要,并能产生更广泛的社会效益。特别是计算机网络技术的产生与发展,使档案信息能超越时间、空间、机构等因素提供资讯。建立档案信息网站,将其联入互联网或公众信息网,不仅能实现档案部门间的信息交流和资源共享,而且能够拓展档案利用服务的范围:从封闭的机要服务转向开放服务;从为单纯为本领域服务扩展到为全社会服务。
  (3)档案管理现代化是自身发展的需要
  档案工作自身要发展,仅靠传统的管理方式,已不能适应信息社会对档案信息资源的需求。因此,档案工作必须走现代化管理的道路。档案管理现代化,离不开电子计算机为主的现代科学技术,如自动标引、光盘存储、多媒体技术、人工智能、超文本等高新技术在档案管理中将得到普遍应用。只有以现代化的管理方式和手段来提高档案管理的效率与质量,档案工作才能获得应有的地位,档案事业本身才能有发展的前途。因此,档案管理现代化是适应档案工作自身发展需要的重要举措。
  (4)档案现代化管理可以增加信息存储量档案现代化管理可以极大地增加信息的存储量,其中包括两个方面:一是在存储的范围上,二是存储的数量上。在传统档案中,纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息。随着科学技术的不断发展,特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用,大大增加了档案信息的存储量,存储密度比纸质档案高出许多倍,电子文件可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息,而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。
  二、我国当前档案理现代化过程中存在的问题及解决措施
  1 主要问题如下:
  (1)档案管理现代化意识不强。当前,由于档案意识薄弱,相当多的国民对加强档案工作的现代化认识不足,许多单位的档案工作仍然采取传统的工作方法,严重影响了档案管理的现代化进程。
  (2)档案管理现代化的人才不足。档案管理现代化的前提是人才现代化。档案学是一门综合性学科,这就要求档案工作者既是具有广博知识的通才,又是精通档案学的专才。从目前人员现状来看,许多机关、企业、事业单位的档案管理人员普遍缺少现代化管理的基本知识和缺少操作现代化设备的技能。
  (3)档案管理现代化资金短缺,档案管理设备和技术落后。由于经济条件的限制,档案部门不能在现代化建设方面投入足够的资金,使得自身的现代化技术装备较差。
  (4)档案管理现代化的基础工作差。档案标准化、规范化程度低。目前,许多机关、企业、事业单位档案工作管理存在的问题是:大量的案卷质量不高,缺乏完整的检索工具。许多部门的立卷、编目、检索等不符合国家档案局制定的标准。
  (5)档案资源开发利用不够
  由于我国社会主义市场经济体制建立时间不长,使我们对档案信息这一潜在的资源认识不足,观念陈旧,还远远不能适应社会主义市场经济的发展要求。目前的传统档案信息的开发利用工作仍不能满足飞速发展的社会需要,表现出了明显的滞后和欠缺,主要是:一思想观念上。由于档案系统长期形成的封闭和半封闭的环境的影响,许多档案部门和档案工作者的思想观念,仍然停留在“重管轻用”的观念上,对于如何开发档案信息,提高档案利用率很少去思考;二是在利用方式上。许多档案馆,都
  在以提供原始档案、利用效果汇编、文件汇编、目录汇集等方式进行档案信息的开发和利用,千人一面,千篇一律,方式陈旧。从总体上看,这种对档案信息的利用开发方式缺乏对信息的再加工,缺乏专题编研,这种形式是机械的提供利用,只是提供某种证据罢了。而大量分布在档案资料中的信息未能得到良好的认识,必然导致了档案信息利用效率低。
  
  2针对目前档案管理现代化过程中存在的问题,提出了以下对策。
  (1)必须更新观念,增强档案管理现代化意识
  管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识,就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理观念现代化,即使有一流的档案保护和管理设施,不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中,档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念,建立与时代合拍的档案意识,切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念,实现档案管理的被动式服务为主动式服务,将封闭式服务转化为开放式服务,使档案工作更好适应经济社会发展的需要。
  (2)加强人才培养。档案管理现代化是不断完善的动态过程,在这一过程中,要始终提高档案工作人员的素质。加大档案工作人员的培训力度。要尽快培养出既懂专业知识,又懂信息技术,具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才,为加速档案管理现代化提供人才保障。
  (3)加快硬件设施建设,实现装备和技术的现代化。要及时配备档案管理现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备,要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用,加速实用、通用软件的研制,加快档案信息数字化处理步伐。为此,各级政府应加大财政投入的力度,档案部门应努力提高自身的工作水平,争取更多的经费支持;同时,档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势,挖掘各方面潜力,重点加强档案的提供利用工作,及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要,将各类档案的潜在价值转化为经济效益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用,又将为档案工作注入新的活力,将极大地提高档案利用工怍的水平,创造出更为可观的社会效益和经济效益,为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。
  (4)加快档案工作标准化建设。为克服档案管理工作中出现的混乱局面,档案管理现代化首先要实现档案工作标准化,没有标准化就没有现代化管理。档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序,取得良好经济效益和社会效益的保障,同时也是促进档案理论研究和发展的重要手段。在档案标准制定的过程中,必须汲取相关科学知识,丰富和发展档案管理科学。
  (5)正确处理手工操作与现代化管理的关系。实现档案管理现代化,需要一个过程,在这个过程中,手工操作与现代化管理将是并存的。档案管理的基础工作,像那些建档管理和档案文件搜集的鉴定、验收,案卷整理等等,主要靠的还是手工作业。我们必须正视这个现实,不能将档案管理现代化就完全放弃传统的手工操作。因此,我们既要积极引进现代化新技术,也要重视传统技术的研究和改造,将传统技术与现代化技术有机结合起来。档案管理现代化是一个循序渐进的过程,各级档案部门条件差异较大。因此,档案管理现代化建设不能一哄而起,要有计划、有步骤地根据本系统、本地区的实际情况,先试点,后铺开,坚持从点到面的方针,推进档案管理现代化建设。

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