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论信息化背景下高校会计档案的规范管理

  【摘要】高校财务会计档案,它记录和反映了高校财务收支操作流程,是高校制定财务规划、控制高校经费开支的主要参考依据,在高校管理工作中占据重要地位。新形势下,随着现代科学技术不断发展,信息化管理是档案管理发展的必然,高校必须加强会计档案管理措施,规范会计档案管理工作,提高会计档案现代化管理水平。
  【关键词】会计档案;电子数据;规范管理
  随着我国高校教育事业不断发展,对高校会计档案管理提出了更高的要求。2016年1月1日起实施的《会计档案管理办法》,明确将电子会计档案纳入会计档案范围,大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用,为管理者提供更多维度、更具参考价值的会计信息。高校应加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
  一、高校会计档案管理工作内容及特殊性
  (一)会计档案内容
  依据《会计档案管理办法》,会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。包括:
  1、会计凭证,包括原始凭证、记账凭证。
  2、会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。
  3、财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。
  4、其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
  5、同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:①形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输。②使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。③使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。④采取有效措施,防止电子会计档案被篡改。⑤建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。⑥形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。⑦满足以上规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
  (二)会计档案管理工作特殊性
  高校会计档案由高校各项会计工作产生,包含高校日常所有财务收支项目,具有全面性特点,与学校其他人事、教学档案管理相比具有以下特殊性:
  1、高校会计档案中会计凭证、会计账簿、报务报表等内容,均需要专业财会人员通过相应的会计专业知识、会计专业核算、结算来完成,具有专业性特点。
  2、高校会计工作经过多年发展,拥有较为科学、完整的财会工作体系,凭证录入、会计核算、会计记账、会计报表以及财务审核等工作均具有相应的规范要求,具有严谨性特点。
  3、会计档案与高校其他档案相比,具有独特的形式,在进行档案管理时,通常会将会计档案进行单独分类、单独管理,具有特殊形式管理。
  二、高校会计档案管理存在问题
  (一)对于会计档案管理工作重视不足,专业水平普遍偏低
  在高校日常管理工作中,应用并不广泛,除专职会计人员和档案管理人员外,其他管理人员对其接触较少,从而导致学校对会计档案管理工作重视不足。多数高校会计档案管理人员,并不具备相应的专业技能和管理技能,普遍由学校档案室教师兼任。受专业限制,普通教师较难对不同种类、性质的会计档案进行精准的分类,难以针对不同的会计档案材料,进行科学系统管理,从而导致档案管理混乱等问题。由于疏于管理,会计档案管理各项设施、制度以及人员需求落实得不到有效保障,从而降低了会计档案管理水平。
  (二)管理模式老旧、管理制度缺失
  1、多数高校档案管理仍沿用传统的纸质档案管理,管理模式老旧,不仅工作任务繁重,且不便于查找和整理。例如高校教师科研结题、各项审计、不定期检查等,需调阅会计档案,查寻会计数据费时费力,工作重复增加。
  2、有的高校存在凭证装订不及时、档案归档不及时的情况,容易造成会计档案资料的缺失,无法保证会计资料的完整性。许多高校尚未组建相应的专业会计档案管理部门,管理效率低、职责模糊。
  3、没有专门的档案存放库房,将会计档案存放在办公室内,不能满足会计档案防水、防火、防光、防潮、防蛀等保存要求。档案可以随时借阅、不及时归还,甚至存在损毁的现象,过期档案鉴定及销毁工作滞后严重。
  (三)没有专业人员保护管理,会计电子档案容易泄露
  随着现代信息技术的不断发展,越来越多的高校、企业通过电子文档进行档案储存。档案信息化虽然提升了办公的效率,但是在互联网环境中,存在着泄密的隐患。计算机电子文件在使用、传输和管理过程中是能够被窃取和篡改的,也就意味着电子档案存在着较大的泄露风险。常见的泄露渠道有:通过计算机各种端口进行复制,例如USB、蓝牙等;电脑病毒能完成对文档的复制和破坏;通过网络传输进行复制。电子档案的泄露对企业和单位的发展造成严重影响,甚至会造成一定经济损失。
  三、高校会计档案规范管理对策
  (一)加强会计档案管理人员专业素�|
  高校应学习相关财会专业知识,正确认识会计档案管理的重要作用,提升整体会计档案管理意识,保障各项规范性改进措施的落实,促进高校会计档案管理的良性发展。高校应聘用具有会计、档案管理知识的专业人员负责会计档案管理工作,如由学校教师兼任,则应加强对档案管理教师的会计知识培训,使其掌握相应的会计档案管理技能,提高其会计档案专项管理意识;培训相关计算机知识,能够采用科学的方法分类整理会计档案,掌握相应的软件运用方法、数据管理方法,能够适应档案管理信息化的需求,避免出现档案管理混乱等问题。除管理技能培训外,学校应重点加强管理意识、责任意识培训,提高学校会计档案管理整体水平。   (二)学习先进理念,完善高校会计档案管理制度
  高校应从自身管理问题人手,学习参考国内外先进档案管理经验,建立科学的档案管理制度,完整的制度是优质管理工作的基础保障。
  1、随着互联网的飞速发展,社会信息化水平不断提高,电子会计资料在会计核算和财务管理工作中正逐步代替纸质会计资料,扮演着越来越重要的角色。高校应建立健全电子档案的安全保障系统,规范电子档案的归档与管理制度,保证会计档案的真实性、完整性和保密性。
  2、由学校统一管理组建专门的会计档案管理部门,健全档案管理人员岗位责任制,明确各岗位管理职责,完善档案管理操作规定,使每一项档案管理操作均有章可循,促进会计档案管理规范性发展。
  3、高校档案部门要对各教学单位对口部门进行定期检查、验收、评比、反馈、总结。制定相应的奖惩制度,以提高管理工作者的责任意识。高校档案管理还要突出“服务”理念,变被动为主动,加强各个部门之间的交流与沟通,提高档案的利用质量和效果。
  (三)推动高校信息化管理,做好电子信息档案管理的保密防范工作
  1、随着现代科学技术不断发展,信息化管理是档案管理发展的必然。因此,各高校应增加投入,引进相应的设备、人员和技术,尽快完成信息化会计档案管理,突破传统档案管理的限制,提高会计管理效率和质量,从而将会计档案管理的推动作用最大化。
  2、加强电子档案使用保密措施的宣传、学习,让每个档案使用者都了解档案处理和使用的程序,了解电子档案的防护和保密措施。了解哪些行为是不可取的,增加法律知识宣传,提升使用者的法制观念,有效降低档案泄露发生率。要持续开展档案保密培训,时刻保持高度警惕,不能松懈,提升管理者的专业水平。档案管理部门更是要有效利用互联网,加强对电子档案的保密,定期检查档案有无缺损或误差,严格遵循保密法的相关标准和要求,不得对外泄露档案内容。要落实管理责任制,将保密工作贯穿于高校运营的全过程,做好档案保管工作,确保电子档案的安全性。
  3、传统档案管理方式不能适应现代电子档案管理的需求,这主要是由于现代档案用计算机进行管理,而计算机是由软件和硬件构成的,每个环节都存在风险,例如录入错误、分级错误、误删操作、硬件设施过于陈旧、软件运行错误导致资料丢失、机房建设不完善等因素都会导致电子档案泄露。此外,电脑病毒、黑客攻击等因素会通过各种方式破坏计算机的软件和硬件防护网络,导致电子文档的丢失或系统的瘫痪。高校电子档案主要是通过服务器、软件和网络实现储存、查询和共享的,因此必须加强电子档案的软、硬件设施建设。
  4、有效运用现代先进防范技术。例如备份技术:电子档案的备份可以从硬件、软件和人工备份出发,这种多层次的备份才能够减少档案丢失造成的影响。防火墙技术:当今社会中的防火墙技术正朝着病毒预防、避免黑客入侵等方面努力,在电子档案管理系统和机房安装防火墙产品,从而控制访问的安全,避免黑客的入侵。
  与传统纸质档案相比,电子档案在保持、搜索、修改和查询等方面具有较好的应用效果;并且能够通过网络实现资源共享,提升了档案的利用率,有助于降低�M用成本。高校会计档案是高校领导制定学校财务规划、控制经费支出、高校财务决策的主要参考依据。因此,高校应当提高管理意识、完善会计档案管理制度、加强信息化建设、提高会计人员素质,确保高校会计档案的安全性、完整性和保密性,提高会计档案的管理水平,提高会计档案的利用效率,推动高校教育事业的飞速发展。


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