加强企业存货管理的内部控制和风险防范

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　　摘要：存货作为占企业流动资产比重最大的资产，对企业的财务状况影响极大。因此，企业应实施存货管理内部控制，构建存货管理流程，完善存货管理的相关制度。
　　关键词：加强；存货管理；内部控制和风险防范
　　中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2011）09-0018-02
　　
　　引言
　　存货是企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料。为了引导企业加强对存货的管理和控制，保证存货的安全完整，提高存货的运营效率，保证合理确认存货价值，防止并及时发现和纠正存货业务中的各种差错和舞弊行为，企业必须加强对存货资产的内部控制，进行存货管理流程控制，才能做到生产经营的良性循环，迎接市场竞争的挑战。
　　一、企业存货管理应防范的风险
　　1.存货积压或短缺，可能导致流动资金占用过量、存货价值贬损或生产中断。
　　2.存货业务违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。
　　3.存货业务未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失。
　　4.请购依据不充分，采购批量、采购时点不合理、相关审批程序不规范、不正确、可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊。
　　5.验收程序不规范，可能导致资产账实不符和资产损失。
　　6.存货保管不善，可能导致存货损坏、变质、浪费、被盗和流失等。
　　7.存货盘点工作不规范，可能由于未能及时查清资产状况并作出处理而导致财务信息准确，资产和利润不实。
　　二、企业存货管理基本业务流程
　　企业存货管理可以划分为取得、验收入库、仓储保管、领用发出、盘点处置五个流程，所涉及的部门主要包括采购部门、生产部门、仓储部门和处置部门等。
　　三、加强企业存货管理内部控制和风险防范的措施
　　企业存货内部控制的目的是保证存货安全完整，并做到保值增值，以实现企业长远发展的战略目标。但是由于不少企业存在着不同程度的对存货资产保护控制的不重视，让没有经过授权批准的人员直接接触存货，使得对存货进行定期盘查核对成为一纸空文，有关存货的文字资料和会计记录受损、被盗及被毁，为会计舞弊提供了条件。因此，应该建立各种相关的保护控制制度，使存货的收、付、存、用得到严密控制，从而可以有效地防止存货的损失、浪费以及贪污偷窃等问题的发生，减少会计舞弊行为。下面就从存货管理的五个流程控制分别阐述其具体的控制措施。
　　1.存货的取得流程控制
　　企业存货采购的事项应当明确，采购的依据应当充分适当。具体控制措施包括：
　　企业应当建立存货采购申请管理制度，明确请购相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业自行生产的存货，包括在产品和产成品，应当按照成本费用的有关规定，合理计算产品成本。
　　企业应当根据仓储计划、资金筹措计划、生产计划、销售计划等制定采购计划，对存货的采购实行预算管理，合理确定材料、在产品、产成品等存货的比例。
　　企业应指定专人逐日根据各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量，分析确定应采购的日期和数量，或者重新预测材料需要量以及重新计算安全存货水平和经济采购批量，据此进行再订购，尽可能降低库存或实现零库存。
　　企业确定采购时点、采购批量时，应综合考虑企业生产经营计划、市场供应状况、行业特征、实际情况等因素，充分利用信息系统，合理确定存货采购日期和数量，确保存货处于最佳库存状态。
　　企业接受投资者投入的存货，其实有价值和质量状况应当经过评估和检查，并与企业合同或协议的约定相一致。
　　企业取得的存货为非货币性资产交换、债务重组和企业合并等形式的，其取得应经过企业负责人或其授权的人员和财务部门审核批准，并且其实有价值和质量状况符合双方的有关协议。
　　企业应当对采购环节建立完善的管理制度，确保采购过程的透明化。企业应根据预算或采购计划办理采购手续，预算外或计划外采购须经严格审批。企业应当根据预算有关规定，结合本企业的业务特点编制存货月份、季度、年度的采购、生产、存储、销售预算，并按照预算对实际执行情况予以考核。
　　2.存货验收入库流程控制
　　企业存货验收入库管理控制流程应当清晰严密，管理原则及程序应当明确规范。具体控制措施包括：
　　企业应当对入库存货的质量、数量、技术规格等方面进行检查和验收，保证存货符合采购要求。
　　外购存货入库前一般应经过下列验收程序：检查订货合同协议、入库通知单、供货企业提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物之间是否相符；对拟入库存货的交货期进行检验，确定外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致；对待验货物进行数量复核和质量检验，对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，对验收不符合要求的货物，应当及时办理退货、换货或索赔；对不经仓储直接投入生产或使用的存货，应当采取适当的方法进行检验验收。
　　自制存货的验收入库，生产部门应组织专人对其产品质量进行检验，只有检验合格的产成品才可以作为存货办理入库手续。不合格品应及时查明原因、落实责任、报告处理。由生产车间发出至客户、实物不入库的产成品，以及采购后实物不入库而直接发至使用现场的外购存货，应当采取适当方法办理处入库手续。
　　企业财务部门应当按照国家统一的会计制度的规定，根据验收证明对验收合格的存货及时办理入账手续，正确登记入库存货的数量与金额。对会计期末货物已到、发票未到的存货，应暂估入账。
　　3.存货仓储保管流程控制
　　企业应当建立存货保管制度，定期对存货进行检查，加强存货的日常保管工作。具体控制措施包括：
　　企业因业务需要分设多个仓库的，应当对不同仓库之间的存货流动办理处入库手续；对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独存放和记录，避免与本企业存货混淆。
　　仓储部门应当按仓储物资所要求的储存条件储存，并建立和健全防火、防潮、防盗和防变质等措施；贵重物品、生产用关键备件、精密仪器和危险品的仓储，应当实行严格审批制度；企业应当重视生产现场的材料、低值易耗品、半成品等物资的管理控制，防止浪费、被盗和流失。
　　仓储部门应对已入库的存货建立存货明细账，详细登记存货类别、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财务部门就存货品种数量金额等进行核对。入库记录不得随意修改，如确需修改入库记录，应当经有效授权批准。
　　企业应当根据自身的生产经营特点制定仓储的总体计划，并考虑工厂布局、工艺流程、设备摆放等因素，相应制定人员分工、实物流动、信息传递等具体管理制度。存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目，严格限制其他无关人员接触存货，入库存货应及时记入收发存登记簿或存货卡片，并详细标明存放地点。企业还应结合自身实际情况，加强存货的保险投保，保证存货安全，合理降低存货意外损失风险。
　　4.存货领用发出流程控制
　　企业应当建立严格的存货领用流程和制度。具体控制措施包括：
　　企业应当明确存货发出和领用的审批权限，企业生产部门、其他部门领用材料，应当持有生产管理部门及其他相关部门核准的领料单，超出存货领料限额的，应当经过特别授权。
　　企业存货的发出需要经过相关部门批准，大批存货、贵重商品或危险品的发出还应当得到特别授权。仓储部门应当根据经审批的销售出库单发出货物，并定期将发货纪录同销售部门和财务部门核对。存货发出的责任人应当及时核对有关票据凭证，确保其与存货品名、规格、型号、数量、价格一致。
　　企业仓储部门应当详细记录存货出入库及库存情况，做到存货记录与实际存货相符；企业财务部门应当针对存货种类繁多、存放地点复杂、出入库发生频率高等特点，加强与仓储部门进行经常性的账实核对工作，避免已入库存货不入账或已发出存货不销账的情况出现。
　　5.存货盘点处置流程控制
　　企业应选择并制定适当的存货盘点及处置制度，具体控制措施包括：
　　企业应建立存货盘点清查制度，结合本企业实际情况确定盘点范围、盘点方法、盘点人员、盘点周期、盘点流程等。
　　企业应制定详细的盘点计划，保持盘点记录的完整，核查存货数量，及时发现存货减值迹象，仓储部门与财务部门应结合盘点结果对存货进行账龄分析，确定是否需要计提存货跌价准备。
　　企业应当编制存货盘点表，至少应当于每年年度终了开展全面盘点清查，盘点清查结果应形成书面报告，盘盈、盘亏情况要及时分析原因，提出处理意见，经相关部门批准后，在期末结账前处理完毕。
　　仓储部门应通过盘点、清查、检查等方式全面掌握存货的状况，及时发现存货的残、次、冷、背等情况。在盘点清查中发现的存货盘盈、盘亏、毁损、闲置以及需要报废的存货，应当查明原因，落实并追究责任，选择有效的处理方式，并经相关部门审批后做出相应的处置。
　　总之，企业应当加强存货资产的管理，及时发现存货管理的薄弱环节，切实采取有效措施加以改进，并关注存货资产减值迹象，合理确认资产减值损失，不断提高企业的管理水平，降低企业资产损失风险，为企业的生存和发展奠定良好的物质基础。
　　
　　参考文献：
　　[1]企业内部控制基本规范.2008,5.
　　[2]企业内部控制配套指引.2010,4.

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