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办公室工作面向现代化的思考

来源:用户上传      作者: 屈 利

  一、当前办公室工作的主要任务
  办公室承担的工作既重要又繁琐。它要求我们紧紧围绕单位的中心工作,服从大局,服务领导决策,坚持一个原则,实现两个转变。迎接现代化对办公室工作的要求。坚持一个原则,就是坚持“上为领导负责,下为员工服务”的原则。维护指挥系统一元化,保证政令畅通,把千头万绪,纷繁复杂的具体事务和各项职能交叉的工作统筹兼顾。实现两个转变,一是实现思维方式的转变,从原来的领导交办,努力办好的思维方式,向怎样去办?怎样办好的思维方式转变。二是实现工作态度的转变,从原来的被动应付工作的态度,向主动适应服务的工作态度转变。
  1.注重信息调研工作
  信息是领导决策和指导工作的重要依据,调研是获取信息不可缺少的渠道。因此,信息和调研是办公室工作极为重要的组成部分。当今世界,科学技术突飞猛进,新设备、新技术不断更新。面对这一时代,注重信息调研工作,不仅是21世纪设备管理的关键要素,而且也将成为新世纪经济发展的直接动力。办公室是设备管理的前沿和中枢,要为领导提供及时、准确、实事求是的信息。面对信息社会的飞速发展,新媒体、新技术层出不穷的局面,发挥系统优势仍应作为设备管理发展决策的重要出发点之一。因此,信息工作是办公室的一项经常性工作,有必要加强信息调研工作人力、物力、财力的投入,建立起信息网络系统,使信息渠道畅通,网络健全,有利于学习和借鉴外地的先进经验;有利于设备管理规模的扩大和层次的提高;有利于设备管理事业的发展。
  2.做好协调督办工作
  办公室对外承担着各级主管部门的工作联系,沟通信息,汇报工作;对内参加重大会议的讨论,负责会议议定事项的落实,承担协助领导做好日常工作的任务。因此,协调督办工作从组织上、制度上都占有十分重要的地位。加强协调督办工作,规范协调督办行为,使这项工作规范化,制度化,是从根本上改变在决策落实上“布置多,检查少”的状况,确保领导指令贯彻到位。协调督查督办工作是领导职权的延伸。其作用是加强内外联系,沟通协作,统一思想,统一认识,统一步调,共同完成学校综合性的工作任务,并达到学校规划的总体工作目标。在协调督办的过程中,办公室还要对协调督办的具体内容和任务做认真的梳理,分解立项,明确职责,对决策落实的进展情况、取得的成效、存在的问题应及时进行评估和反馈。
  3.加强宣传报导工作
  在设备管理多年的发展中,自成体系,相对封闭。现在与兄弟单位进行广泛的合作,有利于设备管理从系统封闭走向社会开放,这是符合21世纪开放发展规律的,在设备管理改革不断深化的时刻,有些问题需要在系统内外取得共识,赢得社会各界的理解和支持。办公室应认真地担负起设备管理的对外宣传工作,广泛向社会宣传设备在生产中的重要地位,强调各单位行政一把手是设备管理的第一责任者的重要性。要主动与新闻单位加强联系,相互沟通,协调一致,提高宣传工作的实效,推动设备管理改革与发展。
  二、现代化对办公室工作人员的要求
  1.加强修养,练好基本功
  办公室处于承上启下的位置,工作性质要求室内全体同志,特别是主要负责同志,头脑要清醒,思维要敏捷,政治上要强,工作能力要强,思想境界要高,办事效率要高。要以“三个服从”要求自己,即“个性服从党性,感情服从原则,主观服从客观。”做到服务不欠位,主动不越位,服从不偏位,融洽不空位。在大是大非面前立场要坚定,在事关全局的重大问题上,是非要清楚,要能正确理解并准确把握领导的意图和上级的指示精神,自觉维护部门和学校领导班子的权威、团结和形象。办公室是单位的综合职能部门,工作千头万绪,纷繁复杂,内容很多,面很大。既是“忙家”“杂家”,又是“管家”,很多具体事情涉及到员工的切身利益。因此,必须不断学习政策理论,学习各项业务知识,学会处理人际关系,把服务单位中心工作和服务员工切身需要作为工作的出发点和落脚点。把“参与政务”、“管理事务”、“搞好服务”三大职能统筹兼顾,合理安排。从而使工作目标更明确,重点更突出。
  2.以创新的意识,当好参谋助手
  办公室在一定意义上讲是校领导的参谋助手,因此,必须从全局利益出发去考虑问题,处理工作,把握正确的方向。要以“三个一点”找准工作的切入点,即;当上级部门的要求与本单位实际工作相符时,应尽最大努力去找结合点;当单位内处室之间发生利益冲突时,应从政策规定与工作职责上去找平衡点;当领导意见不一致时,应从几位领导所处的角度和所表达意图上去领悟相同点。尽最大努力避免工作互相扯皮、推诿,以致出现空档。要全力协调各部门之间、同志之间相互配合,通力合作,取得最佳的工作效果。办公室要做好领导的参谋助手,就必须深入实际掌握第一手资料,必须对单位工作做出全面、准确的了解,在分析、综合、判断和推理的基础上,找出规律性的东西,提出解决问题的正确途径和有效方法,供领导参考。因此,必须处理好全局和局部的关系,处理好重点工作和日常工作的关系,处理好决策前的调研和决策后的落实等项工作环节,真正起到参谋助手作用。
  3.时刻勤勉,树立良好的工作作风
  办公室所处的位置,在协调办理各项工作过程中,我们的讲话和意见有时会被误解为代表领导意图。因此,我们一定要严格要求和规范自己,为人处事一定要诚实、正派、本份,说老实话,办老实事,做老实人,一切从实际出发,不讲假话,心胸坦荡,不搬弄是非。同是卖瓜人,绝不讲别人的瓜苦,但也不能为了讨好别人而削价。办公室需要协调的事情很多,矛盾也多,要以“三个适度”约束自己,即:冷热适度,对人不搞拉拉扯扯,吹吹拍拍,进行等距离相处;刚柔适度,对事当断则断,不优柔寡断;粗细适度,大事不糊涂,小事不计较。一切工作靠勤奋努力,要有吃苦在前,干事当先的奉献精神,用辛勤和汗水创造每一项工作的成绩。
  4.心胸宽阔,搞好团结协作
  办公室的工作需要大家的理解、帮助和支持,营造一种和谐的氛围、心情舒畅的工作环境,是做好办公室工作,提高工作质量和效益的前提。面对磕磕绊绊的现实生活,我们曾在那一遍遍的努力中,品尝了工作的酸甜苦辣,喜悦伴着汗水,成功伴着艰辛,我们增加了阅历,对工作和世事有了更深的体味与感悟,同时收获了坚强、智慧、宁静与宽容,做到唱主角不独裁,唱配角不争权,一切为了唱好单位整体工作这台戏。现实要求从事办公室工作的同志要有宽广的胸怀,经得起批评,经得起委屈,为了全局的步调一致,做到刺耳的话冷静听,奉承的话警惕听,反对的话分析听,批评的话虚心听。要用“三个以”排除工作中的障碍,即:以整体利益去劝说,以大局为重去告诫,以信任之情去打动。让谦虚大度感染人。努力争取单位领导对办公室工作的重视和支持,使办公室工作管理制度化,服务优质化,参谋有效化。力争在服务中显示实力,在工作中形成动力,在创新中增加压力,在与人交往中凝聚合力。
  


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