高校OA信息管理系统研究

来源:用户上传      作者: 刘敦

　　［摘要］ 高校信息化最重要的环节就是办公自动化。办公自动化平台，整合学院全部资源，便于实现信息共享，提高工作效率，服务师生。本文就我院建设办公自动化系统面临的困难以及解决方法进行论述，并展望了高校办公自动化系统的发展前景。
　　［关键词］ 高校； 办公自动化； 信息管理系统
　　doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 19. 042
　　［中图分类号］ TP317.1 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）19- 0068- 02
　　信息化时代，资源高度共享，高校建设ＯＡ系统已经迫在眉睫。本文以我院建设ＯＡ系统的过程为例，浅谈ＯＡ系统实施过程中遇到的问题和解决方案。
　　1 我院ＯＡ建设的困难
　　高校ＯＡ系统建设按照实施主体不同，可分为前期的实施保障、系统设计与开发、系统应用与维护3个阶段。第二个阶段的实施主体是软件公司，其他两个阶段的实施主体均为学院自身。我院在实施过程中遇到的困难如下：
　　1.１ 建设之初缺乏足够的实施保障
　　ＯＡ系统的建设需要一个较长的周期，并不是看到其他高校有，我们也要有。该系统是一项周期长、资金投入大、技术高的工程，因此我院在实施前的项目保障工作是否到位关系到系统建设的成败。具体实施内容主要包括：人员配备、经费投入、硬件购置等工作。
　　人，是系统中最为关键的因素，我院在实施前期在对人员配备的认识上存在误区，认为这只是技术人员的事，同其他员工关系不大。在设备购置上重硬轻软，以为配置了高性能主机、畅通的网络就行了，忽视了起关键作用的软件。以上问题如果不解决，必然影响后期使用的效果。
　　1.２ 对系统的认识不足，给系统的设计与开发带来隐患
　　我院ＯＡ系统采用通达科技的“Ｏｆｆｉｃｅ Ａｎｙｗｈｅｒｅ网络智能办公系统”。该系统采用模块化设计，可以根据高校的特点、用途、规模等因素选取符合自身需求的功能模块。
　　定制ＯＡ系统的注意事项：一是必须关注办公自动化内容的发展变化。如果不能立足现在放眼未来，往往导致有关规划和设计不能收到较好的效果。二是必须很好地认识ＯＡ系统的层次及发展。ＯＡ系统按其职能可分为事务型、管理型和分析决策型3种不同的层次。实际上，现代的办公自动化技术完全能实现事务型与管理型的办公业务，随着数据仓库及数据挖掘技术的发展，分析决策型系统的实用化阶段也将来临。ＯＡ系统的开发方法必须能适应这些经常性的变化，而且这种适应性的调整不能只靠修改程序来进行，必须将这种调整、适应的控制权交到用户手中。在设计过程中，系统的需求不能脱离实际、贪大求全。
　　1.３ 系统实施、推广力度不足，后期维护工作不到位
　　不少高校普遍感到ＯＡ系统的推广工作具有相当难度，系统启用后人们仍比较倚重传统办公模式，使用的人员范围有限，系统功能利用率低，最后甚至成了摆设。
　　2 我院ＯＡ建设着力要解决的问题
　　2.１ 领导重视和健全的组织机构是成功实施ＯＡ系统的前提
　　早期的办公自动化虽然只涉及办公自动化设备的使用，但它解决了人们办公中的许多大问题，效果明显，而需要改动的东西较少。现代的办公自动化系统的成功实施，不仅需要领导的重视，更需要在组织机构上有所保障，需要落实所需的经费，需要进行相关计划的制订和执行。为配合ＯＡ系统的实施，学校成立了专门的领导小组，配备了专门的实施人员。现代办公自动化系统的实施，不管办公自动化软硬件有多好，如果没有领导的重视和强有力的组织机构保障，就寸步难行。
　　2.２ 实现思维方式、管理思想和管理体制的转变是成功实施ＯＡ系统的基础
　　首先，实施ＯＡ系统的过程中如何使用户转变思维方式，认识到系统实施过程中人是最重要的角色，起核心作用的是人而不是计算机和软件是非常重要的。其次，ＯＡ系统的实施使得工作流程更加透明、更加民主，传统的领导决策、员工执行、少让群众知道的管理思想是行不通的，这对现行管理体制将形成较大的冲击，也是较难实现的一个转变。
　　2.３ 详细设计，多方协作开发是成功实施ＯＡ系统的关键
　　做好ＯＡ系统的设计，首先应做好需求信息的收集。开发方通常根据高校的需求来开发相应功能的系统，因此，高校要建立有效畅通的信息沟通机制。我院由办公室各个秘书收集工作流程的信息，确定设计的模块，编写需求分析草案，然后交由专家论证，论证完毕便提交到由校方全体实施人员和开发方开发人员参加的讨论会上交流，办公室的一个信息秘书把汇总的需求统一向开发人员进行解释，对双方理解不一致的地方进行协调。这样，开发人员开发的系统才能最大限度接近实际的需求。
　　其次，ＯＡ的整合与相互协作。我院ＯＡ系统包括如下几个模块。相互独立又相互关联。
　　（１） 日常办公的文字处理。日常事务中业务量最大的工作是文字处理，其内容主要有：文字编辑、排版、存储、打印等。
　　（２） 数据表格处理。各种Ｅｘｃｅｌ数据表格的处理。
　　（３） 非文字资料的处理。主要包括对图形、图像、录音、视频等资料进行分类、存储、索引、检查等。
　　（４） 行政事务处理。主要有人事、学籍、工资、教学等管理。
　　（５） 内部网实时通信。这是ＯＡ系统的重要功能之一。实现各部门之间信息传递与共享，是实现高效办公的基础。
　　3 高校ＯＡ发展趋势
　　高校OA发展趋势可归纳为3个方面：“平台化”、“智能化”、“人性化”。
　　3.１ 统一平台
　　信息网络时代的ＯＡ是一种跨部门运作的基础信息系统，该系统将整个学院各个部门紧密联系在一起，共享资源，提升管理效率，将以往的信息孤岛连接成统一的平台。
　　3.２ 智能办公
　　随着网络和信息技术的发展，用户在进行业务数据处理时，面对海量数据，往往费时费力，办公系统能够在简单存储的基础上进行智能的分析总结，快速从海量数据中挖掘有用信息，提高工作效率，节省办公成本。
　　3.3 人性管理
　　随着ＯＡ功能的不断扩展，业务需求不断增多，而且更加多样化。这就要从界面设计、操作习惯等方面进行改进，将合适的功能放在合适的位置给合适的员工应用，实现真正的人本管理。
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