基于工作流理念的高校财务数据采集与挖掘分析
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作者: 毛国育
【摘 要】 现代信息技术优化了传统的财务管理模式和手段，信息化、标准化、流程化的管理成为今后财务管理工作的发展方向和趋势。然而，现行的高校财务数据采集与挖掘平台建设还不够完善，这与高校内涵式发展的要求不相适应。文章在分析高校工作流技术与财务数据业务流程基础上，探讨了高校财务数据采集与挖掘模式，并具体针对预算管理数据采集与挖掘、会计核算数据采集与挖掘进行了阐述。最后结合某高校的财务数据管理平台建设情况分析了财务数据采集模式的应用与实现。
【关键词】 高校财务； 工作流； 数据采集； 挖掘
当今是计算机技术、通信技术以及网络技术飞速发展的时代，信息技术手段越来越多地运用到现代财务管理中，并逐步优化了传统的财务管理模式。当然，高校的财务管理手段、财务数据的采集模式也需要不断创新，以预测和适应财务环境的变化。目前，高校虽得到了规模化的发展，实现了“规模化经济”，且多数高校也实施了校院两级管理的财务管理体制，但是却普遍存在业务流与财务数据流信息化相关程度不高、财务数据源采集与挖掘模式较为单一等问题。这与高校内涵式发展，科学化、标准化、精细化管理，信息披露与数据挖掘分析的新要求不完全相适应。因此需建立财务管理信息业务平台，做到“事前预测、事中控制、事后分析”的科学、规范管理，进而运用工作流的理念对财务数据源进行有效采集和深度挖掘，并形成有效的信息处理系统就显得十分必要。
一、工作流技术与高校财务数据业务流程分析
（一）工作流技术理念
工作流是一类能够完全或者部分自动执行的业务过程，它根据一系列过程规则，文档信息或任务能够在不同的角色执行者之间传递和执行。一个“工作流”就是一个连贯的工作过程或几个紧密相关的连贯的工作过程的执行。在此执行过程中，文档、信息或任务按角色定位及一定的过程规则在参与者之间进行传递。工作流中两个最基本的元素是活动与活动之间的连接关系。活动对应于业务过程中的任务，主要是反映业务过程中的执行动作或操作；活动之间的连接关系代表了业务过程的规则和业务流程。
（二）高校财务数据业务流程分析
高校财务涉及收费管理、预算管理、会计核算、财务报告等方面的业务。比如：预算编报、审核、执行、结果分析是一串连贯的业务流程，每一阶段都是密不可分的。特别是在校院两级管理模式下，职能部门、二级学院、财务处、学校之间经济业务流、预算资金流、会计信息流将在不同部门、角色之间进行流转，产生一系列的会计信息数据，其流转过程中表现出来的特征符合工作流的特性。高校如何进行业务规划，实现活动与活动之间有效连接，需要对学校的业务流程进行梳理和分析，实现业务流程的优化。
二、高校财务数据采集与挖掘模式分析
（一）业务数据和财务数据采集关联度
高校业务数据主要集中在各职能部门、二级学院，如何将业务数据进行有效采集，加工集成相对较高的综合财务信息，生成包含业务信息、会计信息在内的多维度的财务数据报表，就必须建立业务数据、财务数据一体化的采集平台。在“统一领导，分级管理，集中核算”的财务管理体制下，部门角色分工各不相同，但是一笔经济业务从发生到管理确认再到财务核算这一过程各步之间是不可分割的，业务在不同的角色流转中产生的信息可以有效关联，实现会计信息共享。从某种意义上说，经济业务在不同部门、角色之间流转并加工，生成逐步完善的综合财务信息，这当中关联点与关联点的关联度是完善信息共享的关键点，是数据采集平台需要解决和完善的地方。
（二）数据采集与挖掘模式分析
1.预算管理数据采集与挖掘
随着国家公共财政体制改革的深入和部门预算的推进，高校内部预算管理也逐步推行精细预算、绩效预算等预算新理念。在校院两级管理模式下，学校、学院、职能部门有其一定的独立性，如何有效调动二级部门预算的积极性，确保预算分配落到实处，同时确保学校预算政策、预算口径、预算标准的一致性，需要搭建预算管理平台，对预算管理数据进行有效采集。高校可以应用预算申报平台系统，将学校基础数据、人员信息、机构设置、学生信息、资源占用情况进行预置，这些基础信息将定额预算二级部门的基本支出。预算申报平台应该应用项目申报的预算管理流程，即从项目申报、项目审批、项目预算到项目执行的一体化预算流程。同时，预算申报系统应该使用网络化的流程管理，将二级部门、财务处、学校进行不同的角色定位，并统一到平台中去管理。学校的二级部门是预算的基层单位，根据部门发展目标、年度计划，具体分配预算资金的使用，实现事权与财权的有机结合。学校财务处负责考虑学校统支预算，并分类、汇总基层预算数据，生成学校的年度预算方案。这当中，学校预算除事业发展特殊安排外，应当将预算的权限尽量下发，包括人员经费、公用经费、资本性支出等。另外，预算申报平台还需要将部门的业务信息与财务信息关联，生成各需的信息数据。这就需要考虑将预算开支的教学业务术语与预算的类、款、项、经济科目开支的预算术语有机结合，使学校教学、科研、学科建设的业务预算与财政预算体系相关联，生成多维度的预算报表数据。这样流程化的管理可以有效地采集到基础的预算数据，使预算数据准确性极大地提高，既有利于预算的执行、分析，也有利于预算数据的进一步挖掘，并能对预算安排的业务成本、相关性、合理性进行必要的分析，更有效地发挥资源配置的调配、指引功能。
2.会计核算数据采集与挖掘
高校应建立起以预算执行和控制为重点、以核算和监督为依托、以指标分析为评价依据的财务管理体系，将预算管理、预算执行、会计核算生成的信息数据集成。学校应建立电子网络报账系统，完善日常支出的报销模板，实现日常支出的网络申报、电子货币支付和无等候报账，比如：差旅费报销输入出差人、地点、时间等信息，就可以自动生成差旅费报销单，然后财务就可以提取相应数据，生成会计凭证。这样许多信息就可以采集存储，为进一步挖掘数据和分析提供可能，例如输入某某就可以查询其年度出差在外的时间等统计信息。另外，高校应建立工资薪酬管理平台，特别是在“分级管理，集中核算”的体制下，人员经费分配管理权限在二级部门，但集中核算支付权在学校财务，这样人员支出核算就需要相应的管理平台去采集相关支出数据。学校需要建立部门申报、财务审核、网银发放、职工查询的一体化流程，实现动态化、及时化的信息加工与披露平台。 三、高校财务数据集成平台应用与实现
（一）高校财务数据集成平台应用建设
高校应借助现代信息技术、网络技术逐步搭建财务数据管理平台，构建会计信息中心，实现业务流程管理，记录工作流活动与活动之间所产生的信息，并将业务信息与财务信息关联，存储集成的会计信息数据。高校可以根据学校管理实际选择适用的应用软件，构建预算编制、预算审批、预算执行、电子报销、薪酬管理、资产管理、票据管理、收费管理相互衔接、相互关联的信息数据采集平台，并且这些应用软件应该是开发式、网络化的系统，能够与其他业务系统进行无缝对接。
（二）高校财务数据采集模式实际案例分析
高校财务数据采集模式与学校的管理体制相关联，并与管理模式相适应。下面以某高校的预算管理改革、薪酬管理数据采集情况为例作分析，探讨高校业务数据采集与会计数据采集工作流的实现。
某高校实行的是校院两级管理体制，设立了多个职能部门和17个教学部门，实现了集权与分权的有机结合，建立了事权与财权相匹配的管理制度。在分级管理体制下，如何优化资源配置、合理分配预算资金、发挥资金的使用效益，是其需要重点解决的问题。这就需要优化预算管理模式和搭建预算管理平台，做到科学化、精细化的预算管理。
该高校为适应预算管理的这些变化，积极探索预算编制、预算执行、预算信息反馈等预算数据采集与挖掘的实现模式，搭建了预算管理信息平台。预算平台将全校的机构设置、人员信息、基本定额信息全部预置到系统里面，做到基础信息口径统一。其中机构设置包括部门属性、部门信息、部门职权、负责人等信息，并对部门进行了唯一编码；人员信息包括职员信息和学生信息，具体包括职员属性、职员部门、职员编号等信息以及学生所属年级、学院、专业、班级等统计信息；基本定额包括办公费、差旅费、邮电费等基本支出定额标准。这些基础数据将在部门核实后，自动生成基本支出定额预算指标数据，同时这些预算指标按照多维度口径，将部门信息、业务属性、资金性质、预算科目等信息字段进行有效关联，生成多维度的数据报表。比如，经济与管理学院的基本支出下可以看到这样一项预算指标，部门：经济与管理学院，资金来源：财政拨款，经费类型：公用经费，摘要：2012年基本支出办公费定额预算，功能科目：高等教育，经济科目：商品和服务支出办公费，金额：50 000元。另外，项目预算指标数据按照项目主管部门、项目业务属性、项目信息等进行多维度的关联。比如，以学校的教材建设项目为例，分析其业务流程和数据采集的实现。教材建设项目申报业务流程是：项目负责人申报、二级教学部门初审、教学主管部门评审、学校审批立项。在这个过程中预算平台将采集到项目期间、项目属性、项目名称、项目负责人、项目金额、项目目标等项目信息存储到预算项目库中，这样就可以根据项目信息生成预算指标数据。比如，项目支出中可以看到这样的预算指标，部门：经济与管理学院，资金来源：教育收费，经费类型：公用经费，项目名称：《财务管理》教材建设，摘要：2012年教材建设专项经费预算，功能科目：高等教育，经济科目：商品和服务支出，金额：50 000元。这样，项目就实现了项目信息与财务预算指标的有机结合，以便数据实现部门共享。另外，预算平台的编码都有统一的编码规则，每个项目都有其唯一的编码，并且有不同的层次级次，以便数据的挖掘和分析。比如：上文提到的《财务管理》教材建设这个项目其级次就处于三级，一级是教学质量工程项目；二级是教材建设项目；三级是《财务管理》教材建设项目。可见，项目一定要放到末级，以便数据的分析和利用，并且，某一级别的数据都可以汇总分析和利用，生成所选级别的汇总报表。
同时，预算数据生成的预算指标和会计核算支出是相关联的，会计核算每当进行经济业务核算时，就需要判断经济业务支出归属的预算指标，并将对应的支出数减少相应的预算指标。这样，就实现了预算下达、预算执行、预算余额等相互关联，一条预算指标数据就可以反映控制数、执行数、余额等情况，而且，这些集成的数据可以对外开发查询，实现数据的共享和信息反馈。
另外，该高校为了深化分级管理体制，充分调动部门积极性，实现绩效考核目标，特别是人员绩效考核目标，对学校薪酬管理进行了改革与探索。学校实行总量考核制度，根据学院完成的教学、科研、学科建设等方面的任务和目标，分配人员经费总额，而学院具体对每个人进行考核和分配。为了适应人员支出工作流程管理，学校建立了一套集成的薪酬管理系统，其数据采集平台首先是统一基础信息，包括部门信息、人员信息、经办人信息、薪酬名目信息、发放方式信息等。其工作流程设计思路为部门发起、财务审核、网银发放的处理流程，具体操作为经办人选择上报部门、发放名目、发放方式等信息后，批量导入数据，保存并提交上报；然后，财务处通过数据采集平台提取部门上报数据，审核处理，下载发放，实现流程化的数据管理，而且，所有通过数据平台采集的数据都可以查询、分析、下载，部门也可以随时跟踪该笔业务的处理情况，查看业务处于提交、审核、退回、发放的哪种状态，并且直接关联到查询平台，提供多角度、多方位的查询。
总之，在高校分级管理体制下，运用工作流的理念对高校业务流程和财务流程进行再造和优化，结合现代信息技术和网络技术，可以通过角色定位和分工，实现财务数据的有效采集与挖掘，达到科学化、标准化、精细化的管理和信息集成，为管理决策和绩效考核提供数据来源。
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