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高校内部审计信息化能力建设研究

  2003年6月1日起实施的《内部审计基本准则》第三章第十五条明确提出“……内部审计人员在审计过程中应积极利用计算机进行辅助审计……”。而高校内部审计作为我国内部审计工作的重要分支,进一步推进审计信息化建设,不断提高审计工作质量、水平和效能意义重大、势在必行;尤其是随着信息技术的迅猛发展,社会信息化程度的不断提高,高校的经济业务日益呈现出电子化、数据化、网络化和信息化的特征,对高校审计环境、审计对象、审计方法、审计手段以及内部审计人员的素质等方面都产生了极大的影响。高校内部审计如何顺应审计环境变化的客观要求以及自身发展的内在要求,加快推进高校内部审计信息化建设,具有重要的现实意义。
  一、问卷调查情况
  (一)问卷调查样本情况 2013年4月,为了深入了解我国高校内部审计信息化能力建设状况,笔者制作了40份高校内部审计信息化建设深度问卷调查表和40份调查统计数据表,向四川省40所高校内部审计人员进行了现场调查,共收回40份,因民办高校2所未设内审部门,有效调查表38份,有效统计数据表38份,问卷有效率95%。此次调查高校涵盖“985”2所,“211”高校4所,省属高校30 所,市属高校4所、民办高校2所。从此次调查高校类型来看基本涵盖目前我国高校所有类型,调查样本代表性较好。
  (二)问卷调查基本内容 此次调查分为深度访问调查表和问卷调查统计数据表。问卷调查统计数据表主要用于调查高校内审人员专业化基本概况,共分为:人员专业技术资格、执业资格和专业背景3个大类32个属性进行统计,其中对人员专业背景中计算机背景划分为5个属性进行分类统计。而深度访问调查表共分为5个部分,分别为:高校内审机构设置情况;高校内部审计信息化能力建设现状及举措;高校内部审计信息化能力建设主要问题;制约推进审计队伍信息化建设问题的主要原因;加强高校审计队伍信息化建设的方向、重点和主要途径。
  二、高校内部审计信息化能力建设现状与问题分析
  (一)内审人员信息化能力建设情况分析
  (1)计算机专业背景人才匮乏,制约信息化建设进程。信息技术的迅猛发展为高校内部审计的改革与发展提供了新的技术手段和实现契机,信息化技术知识更新速度快,高校内部业务活动以及审计环境产生较大改变,要充分提高审计效率和质量必须要有高素质的信息化管理人才参与其中。但从此次调查统计情况来看,统计总人数307人,其中审计、财务专业人员占比63.6%,金融、财经经济类专业占比9.3%,工程造价、工程管理类专业占比14%,计算机专业占比仅为5.6%,统计数据详如表1。在目前以财务、审计专业为主的人才结构下,信息技术专业知识缺乏,更新速度太慢,跟不上信息化建设对人才素质的要求,减缓了信息化建设的步伐,高校内部审计人员专业结构急需优化。
  (2)计算机应用基础水平较高,但专业化应用层次不够。收回的38份调查统计数据表分析显示,被调查单位共有审计人员307人,本科及以上学历比例97%,其中无职称25人,初级职称34人,中级职称156人,高级职称92人,通过职称计算考试人数比例为92%,由此可见目前高校内审人员计算机应用水平较高,所有人员能够应用计算机开展日常辅助办公,具体统计数据如表2。
  此外,在此次调查过程中,笔者就目前高校内审人员计算计专业应用能力也进行了初步考察。调查显示,计算机办公自动水平较高,与目前高校教师学历及职称情况相符,而掌握计算机编程开发人员仅15人,掌握数据库专业人员为14人,数据分析挖掘人员比例为不到1%,由次可见目前高校内审人员计算机专业应用程度较低,具体统计结果如表3。
  (二)信息化系统建设情况分析 信息系统是高校内部审计信息化能力建设的基础,是开展信息化审计的必要手段或工具。根据此次调查显示目前我省高校内部审计信息系统建设呈现两大特征。一方面,高校内审部门已经充分认识信息系统对内部审计业务效率及质量的重要性,信息系统是高校内审部门由传统手工审计迈向信息化审计必经之路。另一方面,高校内部审计信息系统建设进程缓慢,此次调查38所高校,仅有2所已经开始利用内部审计信息系统或内部审计软件进行辅助审计,所占比例极少。究其原因,虽然高校近年来在信息化建设过程中投入较大,尤其硬件设施的投入占整体投入的绝大部分,而软件及信息系统投入少,信息系统及软件系统的作用还未得到应有的重视。此外,目前,审计软件信息系统虽然很多,但真正适合高校内部审计业务的信息系统却较少,高校内审部门没有充分利用高校计算机专业优势来进行内部审计信息系统的开发。
  (三)信息资源开发利用情况分析 假如高校内部审计信息系统是信息化能力建设的基础,那么信息资源开发利用综合情况代表其信息化水平。为了进一步了解目前高校内审部门海量审计分析使用情况,笔者针对此项专门设计一个综合自评题目,1、代表缺乏信息资源利用知识,信息提取完全手工方式,2、代表对信息资源利用已经有初步知识,但审计操作仍然为手工方式,3、代表能够利用数据库,进行审计信息存储处理,4、代表能够熟悉使用数据库,进行辅助审计, 5、代表能够使用数据挖掘技术,分析使用审计信息。调查结果显示目前95%高校内部审计部门面对海量审计信息仍处在前3个阶段,信息资源综合开发利用能力仍有较大提升空间,具体统计分析结果如表4。
  三、高校审计信息化能力提升举措
  (一)转变高校内审职能,提升高校内审地位,促进信息化建设 提升高校内部审计信息化能力是提升审计监督能力的重要途径,而信息化建设不是朝夕之事,高校内部审计信息化能力建设是一项复杂的系统工程,仅仅依靠现有高校内审部门是不现实的。高校内部审计部门需积极主动争取各方的重视。要做好宣传工作,通过各种形式,积极宣传审计工作的意义、内部审计的理念,增强学校高层及各职能部门对内部审计“免疫系统”功能的认识,明确内部审计根本目的是为学校增加价值、提高内部管理水平服务。此次调查显示目前我国高校内审部门地位不高,人员配置有限,甚至在很多高校内审部门并没有作为独立单一个体存在,而依附财务部门或者与纪律监督部门合署办公。其作用未得到充分认识,地位也不高。究其原因,隋晓宁认为:“目前我国高校内审对象主要是财务资料,审计侧重财务数据的真实性、合法性。随着高校审计环境的改变,会计电算化的普及,内审职能也应从传统的‘查错防弊’逐步向提供‘管理服务’的方向拓展。由传统的事后审计向事后、事中与事前审计相结合转变。实行内审和外审的相结合,可以使内审人员将主要精力放在对事前、事中管理流程的分析和评价上,将关注的重点放在审计监控方面”。只有改变目前高校内审职能现状,其在高校中地位才能够真正体现,高校内部审计地位不提高,其信息化能力建设也不会得到有效实施。   (二)高校内部审计信息化能力核心内审人员建设 胡雅萍认为:“信息技术的迅猛发展已使我们各级审计机关直面审计手段落后和审计监督能力弱化的严峻挑战,在如此紧迫的形势下高校审计部门的信息化建设核心是审计人员信息化”。近年来在我国高等学校信息化建设大潮中,高校对计算机硬件设施,办公软件,以及网络基础设备投入了大量资金,高校内审计部门硬件条件与网络环境以及其它办公软件系统也随着高校整体信息化建设有了较大改变,但内部审计人才信息化能力发展停滞不前,信息化专业人才匮乏已成为制约高校内部审计信息化能力建设的核心问题。正如此次调查显示,目前我国高校内审人员虽然计算机知识普及有所提高,但专业化程度、深度不高,基本停留在日常办公状况,数据挖掘分析、软件开发、信息资源整合能力较差。其次,熟悉和使用专用审计软件的人员匮乏,目前审计软件价格昂贵,高校在采用审计软件方面所投入资金不多,大部分高校甚至未采用专用审计软件,因此熟悉审计软件机会不多。再次精通审计和软件编程、开发、具备分析能力的复合人才缺乏,目前高校内部审计人才配置上也基本上以财务专业和审计专业为主,计算机等方面信息化人才难以进入高校审计队伍。(1)科学配置高校内审人员,从源头上提升信息化水平。高校内部审计信息化建设必须树立以内审人员为核心的思想,加大信息化人才队伍建设的力度。此次调查结果显示,目前高校内审人员专业背景是以财务、审计为主,计算机专业人才所占比例太低,既精通审计业务,又具有较高计算机水平人才更为匮乏。信息化审计环境背景下需要制定信息化总体战略,在海量财务数据环境中,获取审计所需数据,完成数据挖掘、分析、检验、整理、转换,这都需要具备必要的数据库知识、数据处理、数据挖掘、数据分析能力以及熟练掌握软、硬件知识。因此加强高校内部审计信息化建设、提高内部审计质量以及服务水平,必须科学配置内审人员,从内审人员公开录用上,从源头来解决问题。此外,可以从高校内部人员岗位竞争机制出发选拔信息化人才,充实高校内部审计信息化力量。(2)充分利用高校学科优势,加大内审人员信息化培训力度。高校作为教学、科研和服务社会的重要机构,也是人类知识传承和创新基地,国民信息化素质提高也主要由高校组织实施的,在信息化科学方面具有比较优势,目前国内高校大多开设有信息化为基础的计算机专业,并且具有较高水平教师、学者和专家,他们都是站在信息化科技的前沿,相对企业、政府机构或其它事业单位有信息化人才储备优势、技术优势和学科优势。而此次调查结果却显示,目前我国大多数高校内部审计信息化效益不高,人员整体信息化水平不能满足审计工作的现实要求,这与高校整体信息化水平产生了“悖论”。因此,高校内审部门必须充分利用高校信息化优势,加强内审人员信息化培训。具体来讲,一方面,高校内审部门可以定期召开信息化专题研讨会,利用所在高校专家和知名学者根据内审部门开展工作的需求,针对性的拟定具体培训方案和课程结构来进行内审人员的集中培训。另一方面,建立及时分析问题、解决问题的沟通渠道。问题既是人们学习工作中不可避免障碍,同时又是提升能力、通向成功的阶梯。问题分析、解决是最好的学习培训方式。高校内审人员在实践中所遇到难题,可以通过这种有效途径迅速提高其信息化能力,同时又具有针对性和实效性。因此,高校内审人员信息化培训既可以通过专家集中培训,又可以及时排解问题来开展。
  (三)加大投入力度,建设高校内部审计信息系统 目前,高校内审效率与质量受到多方质疑,除了传统人员编制制约因素之外,现代信息技术应用不深,尤其是高校内部审计信息系统尚处在初级阶段,现有内部审计信息系统或软件尚不能充分发挥作用,成为制约高校内部审计信息化能力的一个基本因素。近年来,随着信息技术的迅速传播与普及,各行业信息化整体水平有了显著提高,行业信息管理系统的开发与应用也非常广泛,审计领域也出现了很多专门的审计软件或审计管理信息系统,也在提高审计效率与审计质量起到一定作用,而这些审计系统却存在显著行业应用特征,不同行业之间审计信息系统替代性、通用性差。高校内部审计主要职责是对高校学生经费使用、科研经费、教学实验馆楼设备、基建工程、日常行政教学等开支进行审计,其审计特征具有典型行业以及学校个性特征,现有审计软件或审计系统基本不能满足这种审计特征需要。因此,为了提高高校内审审计效率以及质量,推动内部审计信息化能力建设,解决高校内部审计信息化这一基本驱动因素,建设符合高校教育行政管理特征或者单一高校个体审计需要的信息系统成为高校内审部门着力解决的问题。而加大投入力度,建设高校内部审计信息系统主要有以下两种途径。其一内部审计信息系统建设业务外包。信息系统业务外包是一种常见开发模式,通常具有外包服务的供应商对不断变化的技术有更好的了解;能进行最准确的成本预测;能够提供更高标准和质量的服务等优点。同时一般情况下外包开发成本较高、后期维护成本高,以及存在核心数据外泄等风险。此种方式是一种质量相对较高、技术优势、短期见效快的模式。其二内部审计信息系统自行开发。此种方式目前是高校所采用的主要方式,其主要优势是成本低,可以充分利用高校信息化技术力量,但也存在开发周期过长、缺乏大型开发经验的弊端。各高校可以根据自身实际情况和诸多限制因素选择适合的开发模式。
  (四)重视高校内部审计信息资源的开发与利用 内部审计人才信息化、信息化硬件投入以及审计信息系统开发是高校内部审计信息化能力建设的基础,而内部审计信息资源的开发与利用是高校内部审计信息化建设能否成功关键要素,也是信息化建设的长期任务。高校信息化建设浪潮下,硬件投入以及审计信息建设受到越来越多的重视,而根据此次调查显示现有硬件设施与内部审计信息系统尚未真正发挥效力,其根本原因在于面对海量审计信息,高校内审人员虽投入巨大精力,做了很多工作,但并未从海量数据信息得到有用信息,尤其是面对大量非结构化审计信息,传统因果分析作用收效较低。突出表现在于大量审计信息资源被闲置,或者审计信息资源利用有限,高校内审人员尚未认识到审计信息资源的稀缺性。开发与利用高校内部审计信息资源系统笔者认为首先是建立海量审计信息数据库,将审计项目信息学、已经审结历史信息、学校相关业务信息以及其它行业的信息存储到审计数据库中,同时可以通过高校合作,将各高校审计信息连接起来充实高校内部审计信息数据库。其次充分利用数据挖掘技术,数据挖掘可以利用各种分析工具在海量审计数据中发现审计业务、数据间关系,而这种数据关系又可以帮助高校内审人员寻找数据间潜在的关联关系,发现数据中被忽略的方面。
  参考文献:
  [1]唐美荣:《高校内部审计能力建设研究初探》,《中国内部审计》2011年第7期。 (编辑 陈 玲)


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