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COSO框架下的高校内部会计控制

来源:用户上传      作者: 冀跃芳

  【摘要】 文章借鉴国际上在内部会计控制领域最具权威的COSO报告的整体框架理论,将高校内部会计控制结构划分为控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监控五个要素,从高校整体管理活动的角度来研究高校的内部会计控制,结合高校财务具体特点,构建适合我国高校的内部会计控制体系。
  【关键词】 COSO框架;高校;内部会计控制
  
  随着高等教育改革的不断深化, 高等院校招生规模和基础设施建设规模不断扩大,资金来源呈现出多元化趋势,经济活动日趋频繁和复杂。高校经济活动的范围不断深入和发展,在新生收费、物资采购、基本建设、银行贷款、后勤保障、产品生产等领域相继发生了这样或那样的问题,大量的资金筹集和使用活动需要健康有序地进行。在这样的环境下,加强财务内部控制,完善内控制度建设,迫在眉睫。然而部分高校内部会计控制制度不健全,导致内部会计控制环境弱化,控制体系不完善。要解决这些问题高校必须针对自己学校的具体情况,设计和制定适合于高校特点的内部会计控制。加强高校内部会计控制对于保证高校资产安全,防范高校债务风险,提高会计信息质量,促进高校生存和发展具有重要的现实意义。
  
  一、COSO控制框架简介
  1992年9月,美国反欺诈财务报告(特雷得维)委员会下属的由美国会计学会(AAA)、注册会计师协会、国际内部审计人员协会、财务经理协会和管理会计学会等组成的COSO委员会(简称为 “COSO”), 颁布了《内部控制
  ――整体框架》。框架作为建立旨在提高效率、降低风险、帮助保证财务报表可信性、遵从法律法规的内部控制的蓝本,由于其全面性、有效性和普遍原则,受到世界上很多组织的称赞并被接受。
  COSO将内部控制定义为:内部控制是由企业董事会、管理层和其他员工实施的,为财务报告的可靠性、相关法律和法规的遵循性、企业营运的效率效果等目标的实现而提供合理保证的过程。其构成具体包括控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监控等五个要素。
  
  二、高校内部会计控制设计框架
  高校内部会计控制是高校整体内部控制的重要组成部分。我国高校内部会计控制不仅要满足高校内部控制的一些共同目标,同时也要适合我国高校内部管理的特点,还要符合高校教学和行政管理的目的,为教学科研服务。高校内部会计控制是指高校为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律有效遵循和发展战略得以实现等而由高校治理层、管理层及其师生员工共同实施的一个权责分明、制衡有度、动态改进的管理过程。
  高校内部会计控制并不是各种制度、措施的简单加总,也不能简单地停留在只用制度加以规范的阶段,致使制度流于形式,而应转变传统观念,以新的角度诠释和思考,应认识到会计控制不仅是由多个因素组成的系统,而且在这个系统中,这些因素相互关联,形成了动态的过程,即内部会计控制的构建不仅涉及到部门内的具体岗位设置、业务操作等相对细节的问题 ,更为重要的是它需要相关各职能部门的通力协作,共同营造良好的控制环境,关注业务的风险评估,在各负其责的同时加强部门间的信息沟通。只有这样,才能不断促进会计控制的良性运行,真正达到防范资金风险确保资金安全的目的。根据COSO报告的控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控“五要素”框架理论,高校内部会计控制的框架如下:
  (一)控制环境
  高校内部会计控制环境是进行有效内部控制的基础,它构成一种高校氛围,影响高校教职工的控制意识和实施控制的自觉性,同时也是高校内部控制建立与执行的各种内部因素的总称。它包括以下方面:
  1.诚信和道德价值观。高校应制作文字化的行为准则和政策声明,将其传达给全体教职员工。同时,加强对财务人员诚信意识、自律意识、道德意识的教育,对高校内部会计控制的有效实施会起到事半功倍的效果。
  2.致力于提高员工工作能力及促进员工职业发展的承诺。高校通过引进专业人才,加强业务培训和职业道德教育,打造一支专业素质过硬、具有良好职业道德的人才队伍,对构建内部会计控制体系会起到积极的推动作用。
  3.高校管理层的理念和管理风格。建立高校监事会,实行高校负责人负责制原则,使高校内部审计具有较高的独立性。同时强化领导者专业水平和管理意识,加强高校领导对内部会计控制的重视程度。
  4.组织结构建设。高校应科学地设置机构和层次,明确各机构、各层次间以何种形式形成报告关系,在机构内部和机构之间建立信息网络,保证各类财务信息能够全面、及时、准确地传递。
  5.授权与职责分配。对敏感职位之间的财务分工要准确明细。包括被激励主动发现问题并解决问题以及被授予权限的程度;适当的工作实践,关键人员的知识和经验,提供给执行责任的资源政策;确保所有人理解高校财务目标。
  6.人力资源政策及措施。高校必须建立科学完善的聘用、培训、轮岗、晋升、淘汰等人事管理制度,制定严格的个人收入和工作业绩挂钩的薪酬制度。根据阶段性的业绩评估结果,对工作人员予以晋升、提拔或奖励。
  (二)风险评估
  风险评估指管理层在每一个目标中,建立识别、分析和管理相关风险的控制机制,以便了解和控制自身所面临的风险。高校的风险主要体现在学校优势学科的丧失、生源质量问题、知名专家学者的流失、内部管理机制的僵化以及财务风险等。其中会计控制所涉及的风险主要包括高校债务风险、资本预算风险、资产管理风险、信息技术风险、效率风险、操作风险等,这些风险与核算业务的流程息息相关。因此,内部会计控制的构建应从风险因素出发,加强对业务资金流程的分析。即首先要按业务性质进行归类,找出各个流程中的主要风险点;其次要按照业务风险的信息结构和风险源的性质,有针对性地制定出科学适用的风险计量方法,同时要结合控制流程的概念,找出相应的控制措施,建立一套完备的财务预警机制。财务预警机制就是对学校财务报表及相关资料进行分析,利用及时的财务数据和相应的数据化管理方式,将高校已面临的危险情况预先告知学校领导,并分析发生财务危机的原因和财务运营体系隐藏的问题,以提早采取防范措施的财务分析报警系统。这需要财务部门转变职能,即从核算服务型的理财向决策管理型的理财模式转变。财务部门应全方位介入学校的管理活动,当好领导决策的参谋。同时也有必要建立一些专门委员会,如投资决策委员会、法律咨询小组、筹资决策委员会,实现由经验型理财向专家型理财转变。同时,构建立体型风险防范体系,就是指财务监督、审计监督、监察监督,内部监督与外部监督,群众监督和舆论监督,教育与法规全方位协调配合的防御体系。
  (三)控制活动
  控制活动是确保管理层的指令得以贯彻执行,它能削弱高校财务所确认的风险,以保证高校目标得以实现的政策和措施。它们有助于保证采取必要措施来管理风险以实现高校风险控制。控制活动贯穿于高校的所有层次和部门。它们包括一系列不同的活动,如批准、授权、查证、核对、复核业务、资产保护以及职责分工等。高校内部会计控制活动的实施应以COSO控制框架、高校资产管理制度、财务预算为依据,确定高校“关键控制点和控制要点”,并以此为基础,对应识别的重要风险建立关键控制文档。最后,将关键控制点与相关管理制度、财务预算之间进行比对分析。
  对于高校而言,控制是直接融入管理流程中的,在具体控制活动设计和改进时应遵循以下具体内部会计控制设计原则:
  1.不相容职务分离原则,是指一项完整的经济业务活动,必须分配给具有互相制约关系的两个或两个以上的部门(或岗位)分别完成。如授权批准、监督审核、会计记录、财产保管与执行业务职务相分离等。在财务部门,还要加强职员的轮岗制度,尝试关键岗位、重点岗位带薪休假制度,重新梳理各个岗位的设置情况,以提高系统运作的效率。

  2.授权审批控制原则,是指高校各部门应该根据各岗位业务性质和人员要求,相应地赋予工作任务、财务预算和职责权限,规定操作规程和处理手续,明确财务纪律规则和审计检查标准,以使职、责、权、利相结合。岗位工作程式化,要求做到事事有人管,人人有专职,办事有标准,工作有检查。
  3.成本效益原则,即要求在实行内部会计控制花费的成本和由此而产生的经济效益之间要保持适当的比例,实行内部控制所花费的代价不能超过由此而获得的效益,否则应舍弃该控制措施。高校内部会计控制的建立必须遵循效益大于成本的原则,内部控制既要考虑控制效益的关系,又要注意具有一定的先进性,以最小的控制成本取得最大的控制效果。
  4.整体结构原则,高校内部会计控制必须渗透到高校管理的各个环节,涵盖高校涉及会计工作的各项经济业务、部门和岗位,这就要求各要素的具体控制目标,必须对应整体控制系统的一般目标。高校内部会计控制应与高校的规模大小相适应,突出高校自身特点,依据高校资金运作和管理规律建立。内部会计控制制度应坚持以预防为主,对经济活动过程的重要活动、关键环节进行控制,并采取内部稽核、外部审计和书面报告等方式进行检查。高校内任何人包括校长都不得拥有超越内部会计控制的权力。
  5.动态性原则。高校内部会计控制必须根据高校控制环境的变化,及时进行修订和完善,使之与变化后的控制环境相适应,以保证内部会计控制的适应力和活力。但是,内部控制制度又是相对稳定的,既要符合现时需要,又要与未来发展相结合,保证其在一定时期内的有效性,使其设计具有一定的前瞻性。
  (四)信息和沟通
  信息与沟通是指为了使职员能执行其职责,高校必须及时、准确、完整地收集与学校相关的内部和外部信息。内部信息包括财务信息、人员变动信息、综合管理信息等。外部信息包括学校地位信息、政策法规信息、生源竞争信息、社会文化信息、科技进步信息等。高校应建立一个高效、开放、统一的信息沟通系统,通过校园网、座谈会和民意调查、职工代表大会等扩大知情权,调动师生员工参与学校事务的积极性,使所有高校工作人员都能从高级管理层获得清楚的信息,并取得在管理过程中所需的信息,明白各自在内部会计控制制度中的作用,明白个人的行为如何与他人的工作相联系。为使信息和沟通顺利进行,高校还必须建立财务报告制度,及时传达财务信息,为管理层提供目标、任务完成情况,预算执行情况和各种值得关注问题的信息,实现信息在部门之间,上下级之间的沟通与反馈,这对于在已有信息的基础上进行知识创新、把握机会、防范和减少风险至关重要。
  (五)监督
  监督的实质是随时对高校内部会计控制构成要素的设计和运行有效性进行监督检查与评估,形成书面报告并作出相应处理,以保证内部控制体系在一定时期内有效实施的过程。高校内部会计控制是一个不断发现问题、解决问题的循环往复不断完善的动态过程,只有通过监督,建立指标评价体系,必要时对其加以修正,才能很好地发挥内部会计控制的作用。
  1.高校可以在总会计师领导下成立“监事会领导小组”,小组成员由财务、内审、纪检、监察等部门的骨干人员组成,并吸收教职员工参与,组长由总会计师担任,这样可以提高监督、评价机构的独立性和权威性。同时定期开展内部审计人员培训,提高内审人员的从业水平和职业道德。
  2.建立高校内部会计控制的评价指标体系。具体衡量标准:(1)高校的各项管理活动是否均纳入内部控制的范围,控制环节是否设置齐全,关键控制点上是否都建立了强有力的内部会计控制,是否存在薄弱环节。(2)内部控制制度的布局是否合理,是否清晰明了,是否具有很强的可操作性。(3)内部会计控制程序是否规范。(4)控制职能的划分是否清楚。(5)不相容职务分离是否合理、有效。(6)是否建立内部会计控制的信息反馈机制。(7)是否建立了内部会计控制的定期检查评价制度,对内部会计控制制度是否进行及时修订和补充。(8)内部会计控制制度设计是否符合成本效益原则。同时对内部会计控制的有效性进行检查。检查的目的在于验证内部会计控制是否被有效遵循,是否达到内部会计控制的最终目的。
  3.坚持内部审计与外部审计相结合。外部审计主要是指政府审计和社会审计。外部审计的从业人员专业性较强,从事审计工作多年,具有丰富的工作经验。特别是社会审计,注册会计师作为熟练的审计专家,具有丰富的实践经验,在评价中能够很好地发现高校内部会计控制中存在的问题;同时,由于外部审计具有较高的独立性,可以很好地弥补内部审计独立性相对较差的状况。高校可以聘请有资质的会计师事务所,聘请注册会计师对本校的内部会计控制进行综合评价,出具专项审计报告,也可以借助政府审计出具审计报告,及时完善内部会计控制中的薄弱环节,通过政府审计中的经济责任审计对高校领导实施监督和约束。
  以上五个要素相互关联:控制环境是内部会计控制框架的基础,控制活动是实现内部会计控制目标的关键要素,而风险评估的目的在于为选择控制措施提供依据,控制活动应在风险评估的基础上,确定控制体系,实施控制活动,而风险评估和控制活动必须借助于高校内部信息的有效沟通,并实施有力的监控,以保障内部会计控制的质量。
  COSO内部控制框架是一个较为理想的框架,但也只能做到“合理”保证,因为不论设计及执行得多么完善完整,其财务管理目标最终能否达成,还受内部会计控制本身的限制性条件等制约,同时也必然加大高校负担,但希望通过理解和贯彻COSO内部控制框架要求,梳理财务管理流程,规范财务管理制度,来达到提升高校整体管理水平的目的。
  
  【参考文献】
  [1] 葛玉杰.我国高校内部会计控制研究[D].中国海洋大学,2009.
  [2] 王安崇.浅谈高校内部会计控制制度的完善措施[J].审计月刊,2007(6).
  [3] 张文贤,孙琳.内部控制会计制度设计:理论・实务・案例[M].上海:立信会计出版社,2004.


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