基于智慧校园云平台的档案数据组织与服务的实现机理研究*
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作者:葛春蕾
摘 要：基于智慧校园云平台的档案数据组织与服务将成为档案资源体系构建与共享的切入点。通过现状分析，发现档案数据组织与服务还存在宏观层面缺乏顶层设计、中观层面缺乏数据整合与微观层面缺乏技术支撑等问题。据此，本文探讨了基于智慧校园云平台的档案数据组织服务系统结构与流程以及档案资源体系建设的一般思路，提出了建立智慧云数据转换服务系统和建立业务系统、档案系统的数据转换接口方法，并在系统规划、标准规范、质量控制、技术支撑和能力提升等方面提出了构建档案资源体系的具体建议。
关键词：智慧校园；云平台；档案数据；档案资源；数据组织；资源体系；标准规范；治理能力
Abstract： The archive data organization and service based on the smart campus cloud platform will become the entry point for the construction and sharing of the archive resource system. Through the analysis of the current situation， it is found that there are still top-level design at the macro level， data integration at the meso level and technical support at the micro level in the organization and service of archive data. On this basis， this paper discusses the structure and process of the archive data organization service system based on the smart campus cloud platform and the general idea of the construction of the archive resource system， puts forward the methods of establishing the smart cloud data conversion service system and the data conversion interface of the business system and the archive system， and puts forward specific suggestions on the construction of the archive resource system in terms of system planning， standards and specifications， quality control， technical support and capacity improvement.
Keywords： Smart campus; Cloud platform; Archival data; Archives resources; Data organization; Resource system; Standard specifications; Governance capacity
1 引言
基于智慧校园云平台的档案数据组织与服务将成为高校档案资源体系构建与共享的切入点。高校档案资源体系是指高校师生员工在从事教育教学、科研管理、学习研究等工作中直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录的集合体。[1]高校档案资源体系既包括高校档案馆收藏的档案资源，也包括社会其他机构和个人收藏的与高校有关的档案资源。高校档案资源体系的构建是指高校档案部门对本校以及与本校有关的档案信息资源进行合理配置、分工协调，形成档案信息资源库而开展的一系列创造性工作，它是一项需要长期坚持实施的系统工程。[2]
一般来说，校园网络上线运行的学校业务系统涵盖了教学、科研、人事、财务、办公、资产、设备等各项职能业务的管理系统。这些系统相互独立，各自有各自的管理权限和系统角色，数据标准和规范不统一，档案数据分散在各个业务管理系统之中，既缺乏数据对接的标准规范，也缺乏数据获取的入口。一些高校也曾经试图以办公自动化为核心将其他各类业务系统接入，建立集成界面并进行统一管理，但只是形式上的集中，没有改变信息系统相互独立的“数据孤岛”或“数据烟囱”现状。
智慧校园平台档案数据组织有利于打破信息壁垒，实现档案的数据治理、综合开发与利用，能够打破信息壁垒，实现资源共享。各高校档案资源通过科学、合理、优化的归类整合，参照统一的技术标准进行数据组织以构建档案资源体系，可以形成条目清晰、内容完整的档案数据资源库。
智慧校园平台的不断完善，数据产生量也迅速加大，档案数据资源的范围也拓展。因此，在纸质等传统载体档案收集管理的同时，也要加强电子档案的收集。档案部门要主动介入智慧校园平台建设，依托云平台开展现代化的管理和服务，运用新技术和相关工具，提高档案数据治理能力，加强档案数据资源的网络获取能力。在此基础上，依托智慧校园平台，运用技术和各类治理主体完成档案资源的收集管理与服务利用工作，从而实现依托智慧平台，提升治理能力的目标。
2 档案数据组织与服务现状分析
2.1 宏观层面缺乏顶层设计。目前，我国出台的相关规划和标准有《中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意》《国家档案局、中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》《电子文件归档与管理规范》《电子档案管理办法》《纸质档案数字化技术规范》《录音档案数字化技术规范》《照片档案数字化技术规范》等。标准规范数量多且涉及的内容范围也很广，但至今尚无全国统一、具体的档案资源体系建设战略规划。[3]许多高校档案资源体系的构建都是孤立的、自成体系的，没有形成统一的规划。
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这些标准规范对档案部门来说只是一个指导性的文件，没有硬性的规定，致使高校档案部门在标准的选择和使用上各行其是，专业之间、行政区域之间体系构建的标准难以统一，应用软件、平台难以通过网络进行链接，妨碍了高校档案机构之间的交流与合作，阻碍了师生对档案信息的利用需求。
2.2 中观层面缺乏数据整合。目前，大部分高校档案资源收集一方面仍是以传统的实体资源为主，缺乏对现代数据资源的收集，数字资源明显不足[4]；另一方面高校档案馆重视对纸质版的数据资源、文本及数据库资源等结构化数据的收藏，对半结构化、非结构化的信息并没有充分的认识，影响了高校档案资源体系的全面构建。高校档案资源体系建设，不仅要做好传统介质档案的建设，更要做好对数字档案资源的收集与建设工作，使档案资源更加丰富和广泛。
目前，各高校的档案馆注重对档案信息资源的收藏与接收，但是没有及时对相关资源进行数据化分析处理，缺乏对数据的深入挖掘与有效整合，导致很多有价值的档案无法真正地被高校领导及师生所利用，不能实现其价值。
高校在进行档案资源体系的构建时，要清楚数字资源建设与数字资源服务是不能相分开的，高校档案馆信息资源收集的目的不仅是收藏，还要将所收藏的信息资源用于服务全体师生，开发馆藏特色资源。高校档案资源体系的构建目的是方便学生和教师的查阅利用，所以，在档案资源管理过程中要树立“藏用并重”的意识。
2.3 微观层面缺乏技术支撑。高校档案资源体系构建是一个系统且复杂的工程，涉及的知识多而广。而目前大部分档案工作者不具备跨专业、计算机等背景知识，专业范围偏窄，知识储备较少，计算机操作技能不完善，面对大数据、云计算、人工智能等技术的飞速发展，对数字档案资源建设不断提出新的要求，这些都会在不同程度上影响构建工作的推进，不利于后续跨专业、跨区域的档案信息资源整合工作的进行。
另外，从目前我国进行档案信息资源整合的实践情况来看，进行整合的地方基本都是国家在政策、人员、资金、技术上给予了有力的支持，地区之间发展程度存在差异，基础设施及资金的缺乏，影响了档案资源体系构建的可持续性。
3 云平台档案数据组织服务系统结构与流程
由于校园网中的各个业务系统，其数据标准互不统一，在网络上实现统一管理是非常困难的，如果要求各业务平台按照统一的标准进行数据处理和系统的重新设计，也不具有现实可行性。在智慧校园云平台上建立数据转换服务系统，对不统一的各类业务平台中的数据进行统一格式转换是一个可行的方案这个服务系统可以称之为档案数据处理云服务系统。
3.1 建立智慧云数据转换服务系统。各业务系统和档案管理系统两类平台之间建立一个智慧云数据转换服务系统，该服务系统相当于数据中间件、数据中台或者数据中心节点，负责各业务系统所有数据的获取和数据格式的标准化转换，并提供与档案管理系统的数据接口。档案管理系统仅与智慧云数据转换服务系统对接，可以彻底避免档案管理系统与各业务系统分别对接所带来的管理和技术等障碍。
3.2 嵌入式业务系统数据转换接口。分析办公自动化、人事、教务、学籍、学工、财务、科研、国有资产、仪器设备等各类业务管理系统的数据格式，分别设计标准化的数据模块，形成嵌入式业务系统数据转换接口，该数据接口具有数据获取，格式转换与数据服务相应的功能。智慧云数据转换服务系统，通过调用各专业系统的数据接口，实现数据的获取和转换功能。
3.3 嵌入式档案系统数据转换接口。就档案管理系统来说，其功能模块一般包括文件管理、电子文件“三性”检测、数据管理、数字化加工处理、数据收集、在线归档、鉴定、数据统计以及档案整理、编研、检索、服务等。通过在线归档模块中加入嵌入式档案系统数据转换接口，并与智慧云数据转换服务系统建立连接，从该转换服务系统的数据池中提取经标准化处理后的数据，从而实现在线数据获取。对获取的数据进行电子文件三性检测、价值鉴定、归档处理和数据管理工作。
4 基于智慧校园云平台的档案资源体系建设
4.1 顶层设计，系统规划。在档案资源建设中，方向引领和顶层设计从根本上影响着档案资源建设的，目标和实现策略，影响着档案资源体系的结构和质量。[5]
一方面建立由分管领导主抓、档案部门牵头、相关部门参与的领导小组，加强对高校档案资源体系建设工作的全面领导；另一方面，高校档案部门应全方位规划制定本校档案资源体系建设规划，有计划、有步骤地制定一系列规范性的实施细则，明晰高校档案资源体系的总体规模、构成要素、建设进度和预期效果。从平台对接、数据治理到档案管理、开发利用等后续服务的流程悉数规范起来，科学规划高校档案资源体系构建方案。
4.2 标准先行，规范执行。标准化建设是高校档案资源体系构建持续进行的重要保障。档案行政管理部门应会同教育主管部门根据相关规定和业务标准，制定一套系统的档案资源体系建设标准，规范高校档案资源元数据描述、技术标准等，以便有章可循，减少档案人员对无序、低价值资源重复收集。
各高校档案部门应结合实际，制定本校的制度规定，加大档案资源体系建设力度。此外，档案行政管理部门及教育主管部门还应加强对高校档案部门档案资源体系构建的检查、考核力度，建立工作联系机制，确保高校档案资源建设可持续发展。
4.3 质量控制，特色开发。档案部门在信息资源选配时应注重系统性与特色化，不断丰富和完善馆藏资源，构建档案资源统筹、规划、协同的宏观架构。
一方面，高校档案馆保存着学校从建校至今的各类文献和实物资料，内容涵盖教学、科研、管理、基建、财务等各个方面。n案部门在明确档案资源总体建设时，应充分结合本校实际，统筹制定高校档案资源体系建设整体规划，坚持系统性发展原则，对具有高校文化特色、人文特色和历史特色的档案资源予以重点整理开发。除对教学科研、基本建设以及学校发展规划等资料进行收集外，还要加强对实验数据、手稿、合同、证书、录音、录像等资料的收集，以弥补档案资源在收集过程中的不足，达到查漏补缺的建设目的。
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另一方面，特色化是档案馆彰显资源立馆的重要内涵体现。随着移动互联网的升级发展，网络信息资源以井喷式增长，高校档案资源建设面临着由“普适”收藏向“特色”专藏重要转变的挑战。高校档案资源其蕴含的巨大价值已得到社会各界广泛关注和认可。
高校档案资源体系构建应重点强化具有地方和行业特色资源的搜集整理与开发，并在高校档案资源总体建设框架指引下，以资源特色化为立馆根本，通过采取扬长避短措施，避免高校档案资源建设同质化，同时，应积极加强同政府、企业等机构的联合共建、互通有无，保障高校档案资源体系建设沿着特色化发展目标迈进。
4.4 技术支撑，能力提升。依托新技术应用，提升档案工作能力是构建档案资源体系的重要支撑。
4.4.1 运用数据挖掘技术，延伸用户服务。以馆藏档案数字化为基础建立馆藏档案数据库，结合本校办学特色，对利用率高、利用效果好的档案，建立专题档案信息库。
采用先进的信息技术统一各高校的数据检索入口和后台技术，消除系统之间的交流障碍，实现不同高校间的档案信息数据无障碍传输，真正实现档案信息无缝链接、档案资源共建共享的目的，最终实现档案资源查询、利用的一站式服务。[6]
一方面，要加强以高校档案资源为中心的数据挖掘，将数据挖掘技术与情境分析技术相结合，分析各类档案资源之间的关系，发现档案资源潜在的数据价值，进行个性定制服务模式的协同优化，提高个性服务的层次和深度。[7]另一方面，要开展以档案应用信息资源为中心的数据内在关联挖掘，以此为依据对高校档案用户搜索、存储、利用等行为进行预测分析，创新档案服务，推出个性化推送服务，系统后台利用大数据技术分析用户的喜好进行个性化的推送，预测或挖掘其未来的发展情况及趋势，并将其制作成信息，及时推送至专题研究者，节省用户检索数据所花费的时间，高效且高质量的满足用户的各种需求，[8]最终促进档案馆服务质量的提升。
4.4.2 利用大数据技术，优化档案馆管理与服务。利用大数据技术对用户行为以及档案馆系统运营的数据进行挖掘分析和判断处理，充分了解用户经常访问的窗口和档案信息，预测档案馆服务的高峰时段和低峰时段，进而调整档案馆的服务时间，合理安排档案馆工作人员服务时间，优化配置档案馆的人力资源，避免人手不够和人多事少的情况出现，提高档案馆的服务效能和用户满意度。
在实际工作中，档案馆可以将用户经常浏览和访问的窗口及档案信息，设置在比较醒目的地方，方便用户查询与使用，提高服务针对性，提升服务水平与效率，推动档案馆管理与服务工作的高效化与优质化。
4.4.3 运用区块链技术，实现档案数据可信共享。区块链技术适用于“新型数据库、多业务主体、彼此不互信、业务强相关”[9]的场景。
中国科学院合肥物质科学研究院档案馆及下属多个研究所的档案部门构建联盟链，通过智能合约技术，配合公有链、IPFS、混合加密等技术对研究院的基建档案和大科学工程等档案实现共享申请、权限审核、档案对象获取、共享利用的全过程。[10]
高校档案部门可以利用区块链过程透明、数据溯源的技术力量实现高校档案资源间的协同共享，推动档案资源在高校乃至政府等其他部门服务创新中的可信应用。
4.4.4 提升技术能力，推进智慧档案数据组织与服务。一方面，高校可以适当引进或聘请高端技术人才，使其成为高校档案资源建设的引领者和开拓者；另一方面，建立人才培养机制，利用档案部门现有的人力资源优势，对其进行资源整合与体系构建相关知识的普及、培训，更新高校档案人员的知识储备、知识结构，使之高质量服务于高校档案资源体系构建工作。
5 结语
依托云平台进行档案数据组织，以此构建档案资源体系是未来发展的可行路径。以平台化数据治理为基础，进行到体系化资源建设，能够推进高校档案资源的共建共享，不断推动新时代高校档案事业的发展。
*注：本文系2021年安徽省高校档案工作协会基金研究项目《高校档案资源体系的构建与服务创新策略研究》（项目编号：2021yb25）阶段性成果。
参考文献：
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[4]周美兰.大数据时代高校档案资源体系建设的思考[J].山西档案，2015（01）：68-71.
[5]李颖， 魏歌.阿联酋国家档案馆档案资源建设分析及思考[J].档案学通讯，2020（01）：94-100.
[6]鹿璐.当前构建档案资源体系的三个原则[J].中国档案，2020（09）：57-58.
[7]刘永.档案信息资源共享云体系建设的思考[J].档案管理，2017（06）：25-29.
[8]陈光亮.大数据背景下高校图书馆服务创新策略研究[J].江苏第二师范学院学报，2019（03）：98-100.
[9]中国通信院.区块链白皮书（2018年）[EB/OL].[2019-11-25].http：//www.caict.ac.cn/kxyj/qwfb/bps/201809/P020180905517892312190.pdf.
[10]刘越男， 张一锋， 吴云鹏， 郑.区块链技术与文件档案管理：技术和管理的（管理中的管理中的）双向思考[J].档案学通讯，2020（01）：4-12.
（作者单位：安徽粮食工程职业学院 来稿日期：2022-08-15）
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