从证据“三性”看电子档案真实性维护
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作者:吴品才
摘 要：法制社会的重要基础之一是证据，证据“三性”的核心是真实性，所以，档案天然能成为一种证据，但纸质档案成为证据容易，电子档案成为证据困难，这是因为证据必须经查证属实方可，档案证据同样如此，可纸质档案证据查证属实容易，电子档案证据查证属实困难，原因是纸质档案真实性变化易发现，电子档案真实性变化难发现，为此我们必须尽力防止电子档案内容信息被改，创新理念与方式来解决电子档案真实性变化的发现与验证问题，以此解决电子档案证据的查证属实，这就是电子档案真实性维护，所以，电子档案真实性维护相对电子档案成为证据更为迫切、更为重要。
关键词：证据；真实性；电子档案；真实性维护
Abstract： The evidence is one of the important foundations of a society governed by the rule of law， and the core of the 'Three Characteristics ' of evidence is authenticity. In this sense，the archive can act as a kind of natural evidence because of its authenticity. But it is easy for paper archives to become evidence， yet difficult for electronic archives to become evidence， because the evidence must be verified. It is easy to verify the authenticity of paper archives， but difficult to verify the authenticity of electronic archives， because changes in the authenticity of paper archives are easy to find， but changes in the authenticity of electronic archives are difficult. So we must try our best to prevent the electronic archive content being changed. Ideas and ways must be innovated to solve the problem of discovering the change in the electronic archives and verifying the authenticity of electronic archives. This is the maintenance of the authenticity of electronic archives，which is more urgent and important for electronic archives to become evidence.
Keywords： Evidence; Authenticity; Electronic archives; Authenticity maintenance
1 C据“三性”及其核心
1.1 证据“三性”。证据是指依照诉讼规则认定案件事实的依据。证据对于当事人进行诉讼活动，维护当事人的合法权益，对法院查明案件事实，依法正确裁判都具有十分重要的意义。证据问题是诉讼的核心问题，在任何一起案件的审判过程中，都需要通过证据和证据形成的证据链再现还原事件的本来面目，依据充足的证据而作出的裁判才有可能是公正的裁判。证据“三性”包括真实性、关联性、合法性。
第一，证据的真实性，是指诉讼证据必须能证明案件真实的、不依赖于主观意识而存在的客观事实，是指一份证据本身形成过程是客观真实的，不是出具证据的一方有意伪造的，同时其中的内容是能客观反映待证事实的。
第二，证据的关联性，是指作为证据的事实不仅是一种客观存在，而且它必须是与案件所要查明的事实存在逻辑上的联系，从而能够说明案件事实。证据与待证事实之间必须具有一定的联系。依据联系的紧密程度，可以将证据分为直接证据和间接证据。在庭审时，有些当事人对证据质证时讲这份证据与本案没有关联性，其实这种说法是不准确的，应该讲该证据与举证一方（原告或被告、第三人）待证事实之间没有关联性。每一个案件，都有需要证明的待证事实，待证事实因案件而异，甚至因案件处于不同的诉讼阶段而不同。只有一方所举证据来证明不属于本案应证明的待证事实，才可以讲该证据与本案无关联性。
第三，证据的合法性，是指证据必须由当事人按照法定程序提供，或由法定机关、法定人员按照法定的程序调查、收集和审查。证据的合法性包括证据符合证据的法定形式，民事诉讼证据有七种法定形式，凡不符合这七种法定形式的都不具有合法性；证据符合形式上的要件。各类不同的证据具有不同的形式要件，在司法实践中，需要注意总结；证据的来源合法，包括出具证据的主体是否适格，取证程序是否合法等。这主要表现在：出具证据主体是否具有相应的职责，侵犯他人合法权益所收集的证据，因取证程序不合法而不具有合法性。不同的证据具有不同的法定形式、形式上的要件、合法来源，在庭审质证时应注意。
1.2 证据“三性”的核心：真实性。证据的核心应是真实性，这是因为证据只有真实才能证明待证事实或还原案件的客观事实与本来面目，才能让法院作出合法公正的裁判，才能真正地维护当事人的合法权益。
至于关联性，这是当然的，与庭审案件或庭审案件的待证事实或庭审案件特定诉讼阶段的待证事实无关的证据，自然不能作为本案的证据，同时不具有真实性时，则无论何时何地何案件何待证事实，都不能作为庭审证据。而合法性则是从法定形式、形式上的要件和合法来源等对证据提出要求，以进一步确保证据的真实可靠，具体说，就是由合法主体通过合法程序获得的或提交的符合法定形式和形式上的要件的证据，其真实性可信无疑。
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2 档案天然能成为一种证据
2.1 档案天然具有证据“三性”。首先，真实性是档案的本质属性，是档案信息资源与其它信息资源的本质区别，所以，档案具有回溯性，利用档案可以客观地还原或回溯历史事件的本来面目。档案能查实证明历史的客观事实，其内容也能客观反映待证事实。我国档案学理论明确指出“档案的自然形成规律论”，强调档案是人类社会实践活动的伴生物，没有人类社会实践活动的开展，就不会有相应的档案形成，这充分说明档案形成过程本身也是客观真实的，不是有意伪造的。《中华人民共和国档案法》明确规定，档案不容涂抹、不容篡改、不容伪造，其目的就是为了确保档案的真实性。因此，档案天然具有证据“三性”的核心。[1-9，17]
其次，档案工作规定，文件归档时，我们并不会任由归档人员随意地把归档文件送交档案部门就完事，而是提出了若干归档要求，即档案部门实行一定的归档把关，其中就有归档文件应签署完备等的归档鉴定与归档审核，这就让档案室或档案馆中的档案能符合形式上的要件。另外，把档案集中存放于档案室，尤其是档案馆这样的具有公信力的合法主体，到时由这些合法主体通过合法程序来提供档案，供相关案件司法处理所需，所以，这样的档案自然来源合法。
至于档案作为证据时的“关联性”，则只要把档案用于相关案件的审判或说与案件所要查明的事实存在逻辑上的联系就具有这一属性。所以，我们完全可以说，档案同样具有真实性、关联性和合法性，天然具有作为证据所需的三个属性。退一步讲，档案与生俱来具有证据“三性”的核心：真实性，所以，档案天然具有成为一种证据的属性或基因，这是有别于其它信息资源的重要特性。
2.2 我国三部诉讼法中的证据法定形式均包含有档案。对于证据的法定形式，我国的三部诉讼法依据不同情形，分别作出如下规定：
《中华人民共和国刑事诉讼法》（2012年3月14日修正）第四十八条规定：“可以用于证明案件事实的材料，都是证据。……证据必须经过查证属实，才能作为定案的根据。”显然，其中强调了证据的真实性要求，并明确规定档案（书证、电子数据等）是证据之一。
《中华人民共和国民事诉讼法》（2012年8月31日修正）第六十三条规定：“……证据必须查证属实，才能作为认定事实的根据。”显然，其中同样强调了证据的真实性要求，并明确规定档案（书证、电子数据等）是证据之一。
《中华人民共和国行政诉讼法》（2014年11月1日修正）第三十三条规定：“证据包括：……。以上证据经法庭审查属实，才能作为认定案件事实的根据。”显然，其中也同样强调了证据的真实性要求，并明确规定档案（书证、电子数据等）是证据之一。
既然档案天然具有证据“三性”，且我国三部诉讼法中的证据法定形式均包含有档案，这充分说明档案天然能成为一种证据，无论纸质档案还是电子档案都应如此。
3 纸质档案成为证据易
3.1 证据必须查证属实。证据的真实性是证据“三性”的核心，没有真实性或失去真实性则根本不能成为证据，但证据的真实性可能会受到各种威胁因素的影响而发生变化。档案虽然与生俱来具有真实性，拥有档案就拥有了真实的历史，但档案真实性可能会受到各种威胁而发生变化，所以，档案真实性需要维护，无论是纸质档案，还是电子档案，或者是其它载体类型的档案，都是如此。
所谓档案真实性维护是指我们采取一切必要手段和方法来确保档案始终是真实的历史记录或说始终具有真实性。进入档案部门的档案，一旦受到非法的涂抹或更改，内容发生变化，那么它便失去了真实性，这样的所谓档案也就不再拥有真实的历史，至少不再拥有真实历史的全部，也就不可能成为证据，无法发挥法律意义上的证据价值。所以，我国档案法明确规定，禁止篡改、损毁、伪造档案。
另外，出于趋利追求，当事人完全有提供假证或伪证的可能，所以，证据必须查证属实方可，档案证据同样如此。我国的三部诉讼法都有明确规定，证据“必须经法庭查证属实，才能作为认定案件事实的根据”。
3.2 档案真实性变化发现的难易程度与档案查证属实难易程度的关系。查证档案是否还有真实性或档案真实性变化与否，关键取决于档案真实性变化能否被发现。如果能够发现并确认档案真实性发生了变化，那么便可查证其失去了真实性或不再具有真实性，这样的所谓档案自然明确不可信；如果能够发现并确认档案真实性没有发生变化，那么便查证其属实，即这样的档案真实可信；如果档案客观具有真实性，但不能够（至少到目前为止还不能够）发现并确认档案真实性没有发生变化，那么这样的档案，虽客观真实，却仍难以查证属实和可信，或明确说不可信。可见，档案能否查证属实与档案真实性变化能否被发现存在直接关系。并且，档案真实性变化发现的难易程度与档案查证属实的难易程度相当，如果发现并确认档案真实性变化越易，那么档案查证属实越易；如果发现并确认档案真实性变化越难，那么档案查证属实也越难；如果完全不能发现并确认档案真实性变化，那么档案查证属实也完全不可能。
3.3 纸质档案真实性变化易发现与纸质档案证据易查证属实。由于纸质载体上的信息一旦受到涂抹与更改，便会留下改动的痕迹，这就是纸质信息的不易改动性特点。也正因如此，纸质时代原件比复制件重要得多，复制件看似没有改动痕迹，但在复制过程中存在着作弊或改动的可能，所以在司法活动中复制件的证据效力较低，或说复制件内容信息难以可信或难以成为证据。在业务办理过程中如用复制件来证明时，必须同时出示原件或由原件持有单位在复制件上盖章碇っ髌淠谌菪畔⒌恼媸敌浴Ｋ以，纸质档案真实性变化易发现。
既然纸质档案真实性变化与否可通过直接简单地观察其载体上是否存有信息改动痕迹来发现与确认，所以，当我们发现纸质档案原件载体上没有任何信息改动痕迹时，我们便可确认该纸质档案拥有真实性，即该纸质档案证据经查证属实，其真实可信。可见，纸质档案真实性变化与否，不仅易发现，而且易查证属实，易可信。在纸质时代，我们常说，白纸黑字，铁证如山，所以，在司法活动中纸质档案成为证据易。
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4 电子档案成为证据难
4.1 电子档案真实性变化难发现。对电子档案而言，情况要复杂得多。由于电子载体上的信息具有易改性特点，网络中的黑客、文档环境中的计算机病毒以及一些访客都可能改动电子载体上的信息，更为关键的是，改动后电子载体上的信息依然整齐如初，看不出任何改动的痕迹，这就导致受到改动的电子档案信息与没有受到改动的电子档案信息看不出有什么差别，于是，我们无法像纸质档案那样，通过直接简单地观察其载体上是否留有改动痕迹，来发现与查证电子档案真实性是否发生了变化。结果导致：事实上没有受到任何改动的电子档案，我们并不能因其载体上没有改动痕迹而直接简单查证其拥有真实性；事实上已经受到一定篡改的电子档案，也不能因其载体上没有留下改动痕迹而直接简单否定其不拥有真实性。
总之，电子档案真实性变化难发现，只能通过间接复杂的方式才行。
4.2 电子档案证据难查证属实。由于无法直接简单地通过观察载体方式发现并确认信息改动与否，所以也就无法确认该电子档案是否拥有真实性，也难以保证其可信性。
可见，电子档案真实性变化与否，不仅难发现，而且难可信，即电子档案证据难以查证属实。这就是电子档案通常情况下真实性会受到质疑，司法上电子档案成为证据通常较难的根本原因。
5 电子档案真实性维护是电子档案成为证据的必要条件
5.1 载体类型与记录方式的变化对档案真实性维护的影响。随着科学技术的不断发展，信息的载体类型与记录方式也在不断变化。人类社会生产力发展水平深刻影响和制约着文件与档案的形成状况，其主要体现和反映在载体类型和记录方式上。
载体类型和记录方式的变化完全只是科学技术不断发展变化的结果，它们并不会影响档案的本质，不同载体类型与记录方式的档案都是人类社会实践活动真实的历史记录，都具有真实性，法制社会都需要它们成为证据，发挥证据价值，但它们会影响文件与档案的管理，其中包括真实性维护。
电子文件与电子档案的突出特点是信息非人工直接识读性，这一特点直接导致它们的真实性变化难发现、真实性难查证。对此，我们自然无法用纸质档案那样的理念与方法来维护其真实性，而必须创新理念与方法才行。
5.2 电子档案真实性维护是电子档案成为证据的必要条件。所有档案真实性维护是档案成为证据的必要条件，但对电子档案而言尤为重要，这是因为：
纸质档案真实性变化易发现，且纸质档案真实易查证，所以，纸质档案真实性维护较易。我们只需在纸质档案的收、管、存、用等过程中加强把控，防止被涂、被改就行。档案部门以其职业道德确保它所提供的纸质档案真实，所以，纸质时代，文件归档与档案进馆是赋予文件“档案价值”的法律行为。其实，纸质时代档案部门提供的档案能无可争议地成为证据，这是纸质时代档案部门提供的档案易查证属实的缘故。而电子档案发生变化的难发现和难查证特点决定了其真实性维护的困难性。而电子档案发生变化的难发现、难查证、难预防、难确认等特点决定了其真实性维护的困难性，档案部门以其职业道德和权威出具证明也难以保证其真实性不受质疑。
纸质档案真实性维护的一套行之有效的办法，对电子档案而言几乎完全不适用。我们不仅需要在电子档案的收、存、管、用等过程中严加把控，防止被改，还必须创新理念与方法，令人信服地解决电子档案真实性变化与否发现与验证问题，所以，电子时代，如果文件归档与档案进馆继续是赋予文件“档案价值”的法律行为，让档案部门提供的档案继续能成为证据，我们必须首先更加重视电子档案真实性维护，创新理念与方式，切实有效地解决电子档案证据的查证属实问题。[10-16]
文件中心的一种类型则是不严谨的。
2 商业性文件中心具有文件中心的基本性质――“过渡性”吗？
黄霄羽认为，“文件中心的基本性质――‘过渡性’以及主要特点――‘成本低廉、管理高效’”“商业性文件中心除具有文件中心的基本性质和特点外，还具有一些特殊性。”[12]
文件中心的基本性质是过渡性以及商业性文件中心具有文件中心基本性质的认识值得探讨。
所谓“过渡”，《现代汉语词典》解释为“事物由一个阶段或一种状态逐渐发展变化而转入另一个阶段或另一种
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（作者单位：苏州大学档案与电子政务系 来稿日期：2022-08-06）
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