关于商业性文件中心的几个问题

来源:用户上传      作者:王茂跃

　　摘 要：我国已经建立商业性文件中心，但在文件中心特指政府文件中心的情况下，将商业性文件中心表述为文件中心的一种类型是不严谨的；商业性文件中心不具有过渡性，商业性文件中心的基本性质是商业性；文件生命周期理论是文件中心建立的理论依据，并不是商业性文件中心建立的理论依据，商业性文件中心的建立没有理论依据。
　　关键词：文件中心；商业性文件中心；政府文件中心；文件生命周期理论
　　Abstract： China has established commercial records centers， but when the records center refers to the government records center， it is not rigorous to describe the commercial records center as a type of records center. The commercial records center is not transitional， and the basic nature of the commercial records center is commercial. The theory of records life cycle is the theoretical basis for the establishment of the records center， not the theoretical basis for the establishment of the commercial records center. There is no theoretical basis for the establishment of the commercial records center.
　　Keywords： Records center; Commercial records center; Government records center; Theory of records life cycle
　　国内外除文件中心外，还有商业性的文件中心。1948年商业档案中心（Business Archives Center）建立，成为美国的第一个商业性文件中心。[1]2000年，由美国专业文档保管企业Guarantee Records Management与上海创造实业公司合作建立的上海信安达档案文件管理有限公司在上海成立，并于2002年正式对外营业，这是首家国外商业性文件中心在中国开设“分号”。[2]我国也建有自己的商业性文件中心，如北京量子伟业信息技术股份有限公司、中信天津外包服务有限公司、北京东方博泰文档数据管理有限公司、深圳市深港档案寄存中心有限公司等。我国已经有了商业性文件中心的实践，但关于商业性文件中心的几个问题是值得探讨的。
　　1 商业性文件中心是文件中心的一种类型吗？
　　从字面上看，商业性文件中心是文件中心的一种类型。这应当是没有疑义的。档案学者黄霄羽认为，“商业性文件中心是文件中心的一种类型。”[3]
　　黄霄羽以美国的文件中心为例，认为“文件中心大致可分为三类――政府系统的文件中心、机构团体的文件中心、商业性文件中心”[4]。
　　孙观清认为：“目前，发展水平较高的美国、加拿大等国大致有三类文件中心：联邦文件中心、非联邦文件中心和商业性文件中心。”[5]
　　问题在于，我们并没有对政府文件中心与文件中心这两个概念加以区分。我们提及的文件中心实际上指的就是政府文件中心。从目前的文件中心定义看，无论教材、工具书还是档案专业术语都可以说明这一点。韩玉梅、张恩庆、黄坤坊编著的《外国档案管理概论》一书认为：“文件中心又名‘中间档案馆’，是介于政府机关和档案馆之间的一种中间性机构。”[6]《中国大百科全书・图书馆学、情报学、档案学》对“文件中心（records center）”的解释是：“一种过渡性的文件保管机构，介于文件形成单位和档案馆之间，负责保管文件形成单位不经常使用但还不能最后处理的文件。”[7]中华人民共和国档案行I标准《档案工作基本术语》（DA/T 1―2000）将“文件中心records centre”术语解释为：“介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。”《英汉法荷德意俄西档案术语词典》将“Records centre 文件中心”解释成“通常是为半现行文件在最终处置之前进行廉价贮藏、维护和交流而专门设计建造的建筑物。也叫intermediate repository（中间档案库）或limbo（过渡性库房）”。[8]由于文件中心概念强调了中间性、过渡性，很显然，“我们所说的文件中心就是政府系统的文件中心”[9]。
　　而国际文件管理者和指导者协会（ARMA）对商业性文件中心术语的解释则是：“保存其他组织的文件并以营利为目的提供有偿服务的文件中心。”[10]冯惠玲、张辑哲主编的《档案学概论》对商业性文件中心的界定是：“由有关机构或个人创办的一种营利性档案管理机构，它为工商企业或个人提供现代化的文件存储设施、科学的文件管理和高效的文件服务”。[11]从文件中心和商业性文件中心术语的内涵来看，两者是两种不同性质的机构，商业性文件中心不可能是文件中心的一种类型。
　　之所以出现商业性文件中心不是文件中心的一种类型的问题，原因在于我们界定的文件中心概念实际上是政府文件中心。因此，要确认商业性文件中心是文件中心的一种类型，那就必须对文件中心（records center）重新予以定义，再将我们现在所说的文件中心明确为政府文件中心。只有这样，我们才能够说商业性文件中心是文件中心的一种类型。如果文件中心是特指政府文件中心的话，将商业性文件中心表述为文件中心的一种类型则是不严谨的。

nlc202302062106

　　2 商业性文件中心具有文件中心的基本性质――“过渡性”吗？
　　黄霄羽认为，“文件中心的基本性质――‘过渡性’以及主要特点――‘成本低廉、管理高效’”，“商业性文件中心除具有文件中心的基本性质和特点外，还具有一些特殊性”。[12]
　　文件中心的基本性质是过渡性以及商业性文件中心具有文件中心基本性质的认识值得探讨。
　　所谓“过渡”，《现代汉语词典》解释为“事物由一个阶段或一种状态逐渐发展变化而转入另一个阶段或另一种状态”[13]。文件中心的文件在移交给档案馆后，文件中心这一机构依然存在，并没有变成档案馆或别的什么机构，并且文件中心与档案馆的这种文件交接关系是长期存在的，并不是一次性的。文件中心保管的文件是暂时的，并不是永久性的，具有永久保存价值的文件按照规定最终要移交到档案馆。因此，认定文件中心具有过渡性，实际上是将文件中心保管对象的性质当成了文件中心的性质。
　　文件中心不具有过渡性，文件中心的保管对象则具有过渡性。非终极性的保管机构，其保管对象都具有过渡性，因此过渡性只是文件中心文件的一般性质。
　　文件中心不具有过渡性，但由于文件中心处在形成单位和档案馆之间，接收形成单位不经常使用的文件，又要将具有永久保存价值的档案移交到档案馆，因而文件中心具有中间性。因此，我们可以将文件中心简要地概括为保管过渡性文件的中间性机构。
　　很显然，文件中心不具有过渡性，只具有中间性，而商业性文件中心既不具有过渡性，也不具有中间性。
　　就商业性文件中心而言，其保管对象不存在向哪一家档案机构移交的问题，过渡性、中间性根本无从谈起。因此，认为商业性文件中心具有文件中心的基本性质，也就失去了依据。黄霄羽认为，商业性文件中心的“基本性质是商业性和有偿性。”[14]尚美洁认为，“商业性是商业性文件中心的本质属性”。[15]如果说商业性文件中心具有特殊性，它的特殊性无疑就是商业性，这是商业性文件中心的基本性质，或者说是本质属性。
　　当然，如果说商业性文件中心与文件中心一样，具有“成本低廉、管理高效”的特点，则是无疑的。“据美国统计，机关办公室每1立方英尺文件年均保管费用为7.66美元，而文件中心只需0.51美元。”[16]如果商业性文件中心的保管费用高于工商企业自己保管的费用且管理和服务效率低下，商业性文件中心也就无法生存下去。
　　笔者之所以对商业性文件中心是文件中心的一种类型这一提法提出异议，主要是因为文件中心和商业性文件中心并不是同一性质的机构。黄霄羽就认为，“基本性质是商业性和有偿性。这是商业性文件中心与政府文件中心的根本区别。”[17]这就表明，商业性文件中心具有商业性和有偿性，而文件中心具有中间性和无偿性。两者根本性质不同，不具有可比性。黄霄羽也承认，其实“美国档案界对文件中心的类型并未作明确的划分。”[18]
　　尚美洁认为，“商业性文件中心是文件中心的一种特殊形式。”[19]沈一春认为，“商业性文件中心具有文件中心的部分特性，但是不等同于文件中心。”[20]如果商业性文件中心就是文件中心的一种类型，那么说商业性文件中心是文件中心的一种特殊形式就令人费解。如果商业性文件中心是文件中心的一种类型，那么商业性文件中心就应该具有文件中心的全部特性，而不是部分特性。商业性文件中心是文件中心的一种特殊形式、商业性文件中心具有文件中心的部分特性，恰恰表明：文件中心就是特指政府文件中心。和政府文件中心相比，商业性文件中心具有特殊性，商业性文件中心具有与政府文件中心不同的根本性质。
　　3 商业性文件中心的建立有理论依据吗？
　　黄霄羽认为“商业性文件中心同样是基于文件生命周期理论的完美实践”。“因此可以说，商业性文件中心是企业半现行文件最佳的保管场所，符合文件生命周期理论对阶段式管理的要求。换言之，文件生命周期理论正是商业性文件中心产生和发展的理论基础和科学依据。”[21]
　　文件生命周期理论真的是商业性文件中心产生和发展的理论基础和科学依据吗？
　　文件生命周期理论的确为建立文件中心提供了理论依据。该理论也称为文件生命过程三阶段论：“现行阶段，也叫文书处理阶段，由文件形成单位自行保存；非现行阶段，也叫休眠阶段，由文件中心保存；最后处理阶段，即销毁或永久保存阶段，按规定的保管期限由各机关自行销毁或移交档案馆永久保存。”[22]现行文件、半现行文件、非现行文件正好与相应的保管机构――形成单位内部机构、文件中心、国家档案馆对起来。商业性文件中心保管的文件最终是不可能移交到国家档案馆的，因而用文件生命周期理论去解释商业性文件中心显然是解释不通的。
　　黄霄羽进而认为“商业性文件中心的产生和发展不仅符合文件生命周期理论阶段式有效管理的要求，而且更突出地体现了文件生命周期理论全过程管理的思想”，因为“从文件的生成、管理和维护到最终处置，整个过程均由商业性文件中心进行高效管理”[23]。这一解释是缺乏说服力的。如果说半现行阶段和非现行阶段的文件在商业性文件中心合而为一而体现出整体性的话，那么“文件的生成”是在形成单位，商业性文件中心应当是无法进行全过程管理的。
　　文件生命周期理论不能作为商业性文件中心理论基础的根本原因在于商业性文件中心保管的文件与政府文件中心保管的文件性质不同。政府文件中心保管的文件是政府公共文件，从所有权的角度看属于国家所有。正因为如此，国家通过对公共文件和公共档案进行立法，强制要求文件由形成单位移交到文件中心、再由文件中心移交到国家档案馆，从而使得文件的运动体现出明显的阶段性。换句话说，政府文件中心保管的文件属于公共文件，文件生命周期理论研究的其实是公共文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理。阿根廷档案学者曼努埃尔・巴斯克斯提出研究文件生命周期理论的意义“不仅仅是为文件中心提供理论依据”，更重要的是“为了发现是什么原因促使文件从一个阶段向另一个阶段过渡”。[24]而商业性文件中心保管的文件则不然，从所有权的角度看并非属于非国家所有，不属于公共文件和公共档案立法调整的对象。商业性文件中心保管的文件则由文件所有者与商业性文件中心签署协议并支付费用，而且是否将文件交由商业性文件中心保管也不具有强制性。可见，将文件生命周期理论作为商业性文件中心的理论基础是缺乏说服力的。

nlc202302062106

　　不可否认，商业性文件中心与政府文件中心具有密切关系的事实。建立第一个政府文件中心和商业性文件中心的人都是美国国家档案馆工作人员艾默特・里赫（Emmett Leahy）。他帮助设计了文件中心方案，又将建立文件中心的成功经验引入商业领域，投资建立了第一个商业性文件中心。[25]这只能说明商业性文件中心是对政府文件中心的效仿，证明不了商业性文件中心建立的理论依据也是文件生命周期理论。
　　商业性文件中心是由独立法人成立，自负盈亏，独立核算，主要面向企业和个人，提供文档寄存、处置、利用等有偿服务的经济实体。商业性文件中心只要经营项目符合国家法律法规规定，就可以开展相关业务。因此，商业性文件中心的建立并没有理论依据，非要给商业性文件中心寻找理论依据是非常勉强的。
　　4 结语
　　由于目前文件中心特指政府文件中心，或者说文件中心就是政府文件中心的简称，因而将商业性文件中心表述为文件中心的一种类型是不严谨的。政府文件中心的特性是中间性，商业性文件中心的特性是商业性，无论如何，过渡性不可能是商业性文件中心的基本性质。商业性文件中心不同于政府文件中心，商业性文件中心的建立是一种商业行为，没有理论依据。
　　参考文献：
　　[1][21][23][25]黄霄羽.商业性文件中心产生的理论依据和实践原因[J].北京档案，2010（09）：8-10.
　　[2]隋晓云.我国商业性文件中心的发展及其趋势分析[J].兰台世界，2016（17）：24-27.
　　[3][10][12][14][17]黄霄羽.全面解析商业性文件中心[J].档案学通讯，2009（06）：75-78.
　　[4][16][18]黄霄羽.美国档案界对文件中心的全面认识[J].上海档案，2001（01）：46-47.
　　[5]孙观清.设立中国式的商业性文件中心的构想[J].n案学讯，2005（02）：33-36.
　　[6]韩玉梅，张恩庆，黄坤坊.外国档案管理概论[M].北京：档案出版社，1987：39.
　　[7]中国大百科全书・ 图书馆学、情报学、档案学[M].北京：中国大百科全书出版社，1993：459.
　　[8]丁文进，何嘉荪，方新德，许士平.英汉法荷德意俄西档案术语词典[M].北京：档案出版社，1988：84.
　　[9]王茂跃.文件中心与机关档案室的性质基本相同吗――文件中心思考之三[J].档案管理，2011（01）：16-18.
　　[11]冯惠玲，张辑哲.档案学概论（第二版）[M].北京：中国人民大学出版社，2006：95.
　　[13]现代汉语词典[M].北京：商务印书馆，2002：485.
　　[15]尚美洁.我国商业性文件中心的发展研究[D].黑龙江大学，2018：31.
　　[19]尚美洁.我国商业性文件中心的发展研究[D].黑龙江大学，2018：23.
　　[20]沈一春.中美商业性文件中心比较研究[D].南京大学，2017：17.
　　[22]中国大百科全书・图书馆学、情报学、档案学[M].北京：中国大百科全书出版社，1993：460.
　　[24]转引自韩玉梅.外国现代档案管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，1995：17.
　　（作者单位：安徽师范大学文学院 来稿日期：2022-08-20）

nlc202302062106

转载注明来源:https://www.xzbu.com/4/view-15444765.htm