解析档案信息化建设与档案管理的几点思考
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作者: 刘长微
摘 要：档案在国家的发展过程中具有十分重要的作用，这是一个国家发展历史的见证，是一项重要的记录，随着时代的发展，档案的建设也出现了较大形势的变化，逐渐朝着信息化的方向发展。可以说信息化是时代的产物，已经成为生活中必不可少的技术手段之一。在当前的档案管理中，我们应用信息化的手段对档案进行有效的管理，并且取得了不俗的成绩，相信通过本文的论述，人们会对档案管理的信息化建设具有更加深刻的认识，促进档案管理的进一步发展，为社会的安定团结做贡献。
关键词：档案；信息化；管理
随着时代的发展，档案管理的信息化建设正在如火如荼的开展，要想将档案管理朝着更高的层次发展，就要加强信息化的建设，这样才能得到广泛的推广，最终成为我国发展建设的动力之一。本文中，将具体分析档案的信息化建设的过程以及取得的成果，为今后的发展建设提供必要的理论依据，同时为了促进档案管理水平的进一步提高，需要我们开展档案的信息化建设，可见这二者之间的联系是十分密切的，希望通过本文中的深入思考，能后为相关的档案管理人员提供一定的借鉴与参考。
1 档案信息化建设存在的问题
档案的信息化建设是在时代推动下的一种行为，其中产生的积极性意义我们应该值得肯定，但是也包含了相应的问题，影响了档案信息化建设的进一步发展，我们加以解决，将其得到不断的完善与深化，最终成为重要的促进档案管理的手段之一。我们应该将档案的信息化管理得到广泛的推广，这样才能让更多的人们认识到档案管理的重要性，以达到理想的目标。下面我们从档案信息化建设中存在的问题入手，找出存在问题的根源。
1.1 数据的异构性
在档案进行传输的过程中，通常已经由过去的纸质档案转化为电子档案，这一形式的转化能够进一步促进档案传输的安全性，有效的缩短了时间，在此基础上，各级单位在进行档案传输的过程中，不同的单位具有不同的数据库，这些数据库中包含着众多的档案信息，并且具有各不相同的属性，在无形中对档案的分类与整理造成了一定的难度，与此同时，要相对档案的内部结构进行整理，其过程也是相当复杂的，所以为档案信息化的建设造成了一定的困扰。档案无论是对于个人来说，还是对于企业、单位来说，都具有重要的意义，加强档案的信息化建设能够有效的提升档案管理的水平，但是档案中不同的差异性导致了在进行的信息化建设的过程中形成了一定的阻碍。这是一个普遍性的难题，在今后的发展过程中，我们应该加强对这一问题的管理并且找出相应的方法加以解决，减少不同单位的那杆之间的差异，最终促进我国档案信息化的发展与建设，使档案管理事业得到进一步的发展。
1.2 高度的分散性
高度的分散性是影响档案信息化建设的另一项难题。我国是一个人口的大国，在发展建设的过程中，需要对档案进行有效的管理，档案是一种有效的记录与凭证，但是不同地区的管理方式与管理水平都参差不齐，我们无法使用统一的标准对其进行衡量，这样就在一定程度上影响了档案管理事业的发展，阻碍档案的信息化建设。虽然当前我国的发展与建设达到了崭新的高度，但是如果没有能够对档案加以管理，就会在一定程度上影响到我国经济的发展建设，所以我们应该充分利用经济发展带给我们的便利性条件，加强科学技术的发展，将档案的信息化建设得到进一步发展。可是这只是一种理想化的效果，实际情况下，档案建设所具有的分散性阻碍了档案的信息化建设，各个部门之间在进行材料交接的过程中具有重复性，没有将资料得到优化整合，最终就会影响对文件进行有效的管理，信息重复冗杂，缺少精炼性，数据的准确性也存在质疑，这些问题都会影响到进行档案的建设，在这种形势下，我们要想发展档案信息化建设，就要改善信息分散性的问题。
2 对档案信息化建设和档案管理的思考
2.1 加强电子文件归档管理
档案信息化建设和档案管理工作绝对不能一味的采用保守方式来进行，同时也不能太过冒进，极端的方式对两项工作会产生非常大的消极影响。本文认为，首要的工作在于加强电子文件归档管理，同时有效的提高档案信息化管理水平。第一，各个地区在进行档案信息化建设的过程中，要将着重点放在管理方面，遵循档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换。由于目前的工作量较大，因此在时间上可以向上级申请宽限。第二，加强对本单位电子文件积累、鉴定、归档等一系列的工作，保证产生有保存价值的电子文件真实、完整。此项工作是总体工作当中的重点，并且对后续工作具有很大的影响，如果因为一时心急或者某些主观上的因素，导致最后的价值缺失，势必对档案管理造成很大的负面影响。
2.2 提升服务意识
过去的档案管理属于被动性质，只有别人向档案管理人员和部门寻求帮助，这种情况的长期持续，导致很多地区的档案管理工作陷入了一种困境。未来的档案管理工作绝对不能被动接受，而是要主动出击，只有提升服务意识，深入挖掘市民的需求和企业的需要，才能更好的进行档案信息化建设。我国作为一个人口大国，档案的数量及其庞大，如果错漏了某些人或者是某些地方，势必导致我国在后续的发展中，遇到很大的阻碍。
2.3 坚持质量第一
档案信息化建设和档案管理从某种程度上来说，属于一种工作，这两项工作是相辅相成的，并且绝对不能有丝毫的问题发生。在以后的工作当中，必须坚持质量第一的原则。首先，所有的档案在归类、转移、信息化的过程中，每个步骤都要达到一个较高的水准，不能因为时间上的限制或者赶进度等一些托词，忽略质量。其次，所有的工作人员在素质方面必须过关，无论是业务素质还是服务素质，都要达到一个标准的水平。对待来访者，无论是老大爷还是大学生，都要细心的予以帮助，而不是一味的告诉专业术语。第三，档案信息化建设是国家的重点工作，所有的地区必须参与，无论是偏远的山区还是技术不发达的地区，如果此时搁置，那么后续工作也接不上，所以此时完成工作会为后面的一系列工作争取很多时间，对提高工作质量具有很大的帮助。我们还需要做到四个并重：软件与硬件并重；信息资源整合与理顺调整职能并重；农村管理应用与企事业管理并重；拓展建设与安全防范并重。
结束语
综上所述，档案的信息化建设在时代发展过程中具有十分重要的意义，我们应该加大力度对影响档案发展与建设的问题加以解决，从而促进档案管理的发展。这是一项长期而又艰巨的任务，需要社会各界的共同努力才能达到预期的目标，但是只要重视起这项工作，我们就一定能够获得成功。
参考文献
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[2]徐章蕊.档案管理信息化建设探讨[J].青年文学家，2013，（26）.
[3]吴汝燕.浅议设计院档案管理安全问题[J].办公室业务，2013，（17）.
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