对档案信息化建设与档案管理方法的几点思考
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作者: 孙辉
摘 要：网络技术和信息技术在档案管理工作中应用大大提高了我国档案管理的工作效率，实现档案信息化的转变可以减轻我国档案管理工作的压力、提高档案管理质量，实现档案的高效管理和合理利用。因此，对开展档案信息化建设，对档案信息进行有效管理是当前我国档案管理部门的一项工作任务。为提高档案管理服务质量，增加档案信息化转型力度，解决目前档案信息化建设和档案管理工作中国存在的问题，优化档案信息化建设成果是我国档案事业发展的重点。
关键词：档案；信息化；建设；档案管理
进入新世纪，互联网已经将整合世界连接成为一个整体，再加上计算机的普及应用使得人们的工作效率得以提高。这种大环境下，对档案管理进行信息化转型，实现档案信息的合理开发成为档案事业发展的必然趋势。进行档案信息化建设可以提高档案查阅的速度，增强档案管理的效果，促进信息公开化，促进档案管理的安全，使得档案价值能够得到充分发挥，为我国的发展提供丰富的可借鉴资源，为国家建设补充源源不断的动力。
1 档案信息化建设的优势及特点
相较于传统的档案管理方式而言，实行档案信息化建设可以弥补传统档案管理中工作中的不足，提高档案管理的效率和质量。推行档案信息化建设具有如下优点和特征：
1.1 档案保存更加方便
信息化档案的主要载体是电子文件，与传统的档案类型相比，更加便于保存。因为纸质档案体积较大，对储存环境的要求有非常高，所以在开展保存工作时具有一定的难度。空气天气温度、档案室的防火功能和防水能力都有可能成为造成档案损坏的问题，一旦发生保管不利的情况就会对档案的完成性造成破坏。而电子档案通常在网络和电子设备中就可以实现储存和管理，不会受到任何外在因素的干扰，能够实现档案的完整保存。
1.2 有利于档案信息的查询
网络连接使信息传播的速度加快，获取信息的渠道也逐渐丰富，信息量迅速增加，出现了信息爆炸的情况。如果技术使用传统的档案管理方式对信息实施管理将会给档案查询带来很大困难，纸质档案数量庞大，在进行信息查找时需要花费大量时间对寻找档案，而如果将档案信息向信息化转型可以将档案信息存储与电子设备当中，在进行档案查询时只需要在查询系统中输入想要查找的档案信息就可以迅速找到想要查找的档案信息，大大缩减了查找档案的时间，市档案查询效率得到提高。
1.3 从本质上改变了档案管理途径
档案信息化使得档案信息的载体发生了改变，传统的纸质档案无论是制作环节还是保存环节、甚至是查询环节都是由人工操作来完成的。而信息化档案从形成到利用，每一个环节都是通过系统设备的统一管理来完成的。这就使得档案管理的方法和途径在本质上发生了改变，节省了很多时间，避免了经历浪费，大大提升了档案管理工作的运行效率，同时也有效减少了档案管理工作中可能出现的失误。
2 档案管理信息化建设现状
档案信息化建设是新时期我国国发展的必然趋势，但是就目前而言，部分单位对档案信息化建设不太重视，从而导致档案管理信息化建设还存在一些问题。首先是档案管理人员综合素质问题，目前，档案管理人员综合素质还没有达到档案信息化管理的要求，严重地影响到档案管理信息化建设。其次，档案信息化平台使用较低，在建设档案信息化平台时，就是为了有效地减少档案管理成本，提高档案管理质量。
3 了解信息化建设存在的问题
3.1 数据的异构性。由于档案馆接受的移交电子档案来自不同单位和部门，各个单位之问的数据库往往是异构的。这些各种各样的数据来源、特殊的属性、复杂的内部结构以及特殊的处理方式使得入馆档案资料显得极为复杂。
3.2 管理的滞后性。国外经验表明，档案事业的信息化，关键在“档案管理”而不在“电子”，即档案事业的信息化的核心在对档案管理的业务流程的精简、优化、重组。这是推进信息化建设面临的最大困难与挑战。延续以往的管理体制，档案管理明显滞后，每十年一次的档案移交，一年一次的档案目录汇集，对于更好的服务公众，提高对社会及公众的适应性与反应能力还有很大差距。
4 影响信息化建设的几个主要因素
4.1 认识问题。对信息化给档案管理服务理念带来的变革缺乏认识。信息技术对管理的影响分为三类，可以提高个人的工作效率和有效性；可以提高单个部门的职能效率；提升组织效率。技术专家从技术角度出发，构造出精致的技术框架和信息模型，他们往往考虑如何配置、信息如何流动，而忽略用户获取、共享信息的渠道方式及接受或提供信息时的心理感受。
4.2 水平问题。档案部门信息化水平参差不齐。有的档案馆很早就引进了计算机来辅助管理工作，但也有不少档案馆还采用单机操作，信息资源无法共享，网络技术的优势没有发挥，而且办公人员对计算机的使用效率普遍偏低，有些人只会编辑、打印文档或传输文件。
4.3 观念问题。对运用信息资源的观念要转变。档案资料接收入馆很重要，但更重要的是档案馆能否将这些信息化的资源为社会、公众更好服务，带来效益。把注意力从取得、存放入馆转移到取得并充分利用使用权上来。
5 加强信息化档案建设管理的策略
5.1 提高管理人员专业素质。档案管理人员是档案管理工作的主体，因此其素质和能力会对档案管理的效果和质量具有非常重要的决定作用。在新的社会条件和历史背景下，档案管理人员的综合能力和整体素质对档案信息化建设具有非常重要的意义。所以档案管理部门应该对档案人员的集中培训工作加以重视，以提升档案管理人员的专业能力，增强相关工作人员的责任意识。同时，档案管理部门还应该制定一个科学合理的奖励奖励机制，以调动档案管理人员的工作积极性，另外还要加强对档案管理工作者的思想教育工作，以促使其工作理念发生转变，充分适应新的档案管理模式。
5.2 加快信息化档案管理设施建设。档案信息化建设，必须建立在相关硬件设施的基础上，因此，在新时期，还应加强信息化档案管理设施建设，加大对相关硬件设施的投入力度，建立完善的档案信息化平台，从而为档案信息化管理活动的开展打下良好基础。
5.3 制定科学的档案管理规划。在新环境下，为了确保档案信息化的协调发展，还应该制定科学的档案管理规划，对档案管理进行统筹规划，以此实现档案管理的现代化发展。要充分考虑自身发展需求，构建一个经济、安全、可靠的档案信息化管理平台，并且要保证档案信息化管理平台的可扩展性、灵活性，这样才能满足今后发展的实际需求。
6 总结
在国家的建设和发展中，档案的管理质量非常重要，合理利用和管理档案资源能够为我国国家发展提供借鉴，指导我国更好更快发展。因此，加快档案信息化建设进程，加大对档案信息化建设的力度是一件非常重要的任务。档案管理人员和相关工作人员应该充分重视档案信息化转型工作，及时调整工作理念及工作态度，根据档案信息化建设和发展的要求提高自身工作能力，健全档案信息化管理体系，促进档案管理水平提高，为我国可持续发展目标的实现提供保障。
参考文献
[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014（23）.
[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（3）.
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