您好, 访客   登录/注册

会计电算化后的内部控制研究

来源:用户上传      作者:

  我国从1979年开展会计电算化工作以来,已有近30年的历程。随着计算机的发展和普及,会计电算化得到突破性进展,以机代账的单位越来越多,而电算化下的内部控制就成了一个亟待解决的问题。
  内部控制是一项重要的会计制度,电算化会计系统的内部控制比手工账下的内部控制更加复杂,技术性更强,更有可能产生舞弊。因此,在实施电算化后必须建立健全一整套完善的、有别于手工条件下的内部控制制度,这是刻不容缓、迫在眉睫的。
  
  一、电算化下内部控制的目标
  
  1.保证会计资料的正确性、真实性与完整性
  依据会计记录而编的财务报告,要能取信于企业内部管理者、投资者、债权人、政府部门等,满足各方会计信息使用者的需求,是他们做出决策的依据。因此,有效的内部控制必须能保证会计记录的正确、真实和完整。
  2.保障财产物资的安全和完整
  有效的内部控制要能有力地防止蓄意歪曲会计数据,进行会计舞弊;杜绝管理欺骗,侵蚀公物,盗用公款。从而有效地保护财产物资的安全与完整。
  3.保障国家有关法律法规的贯彻执行
  内部控制是一个单位内部的,但如果水平普遍低下,则就会扩大到整个社会,导致国家法律法规不能贯彻落实。所以,有效的内部控制是保障国家法律法规有效执行的重要措施。
  
  二、计算机对内部控制的影响
  
  1.计算机的使用改变了企业会计核算的环境,进而改变了内部牵制关系。
  企业实施会计电算化后,会计核算的环境发生了很大的变化,会计部门的人员组成和组织设置较之手工条件下都发生了极大的改变。就人员而言,在原来的财务、会计专业人员基础上扩展到了电算数据处理系统的管理人员及计算机专业人员。就组织设置而言,由手工下的资金组、材料组、成本组等而变更为数据采集组、数据输入组、数据处理组、数据输出组等,这些改变使得电算化下内部控制制度的建立和完善就显得更为重要,内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更为广泛,更为复杂。
  2.计算机处理账务的方式使得凭证、账簿、报表间相互验证的稽核关系不复存在。
  电算化下,所有的账簿、报表都是依据凭证经计算机计算分类汇总后产生的,因此,只要凭证无误则账簿报表亦必无误,凭证错则账簿报表也必不对,这就无法通过证账表间的勾稽关系来检查其正确性和一致性,也无此核对的必要。
  3.电算化下数据存储的介质发生了变化。
  电算化下数据存储的形式除了原手工下的纸介质外,更多的是采用了磁性介质存储方式。而磁性介质的看不见、摸不着的特性,使得会计数据更容易被非法篡改、替换、盗窃、复制、破坏,甚至可能不会留下任何痕迹。这样利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也会有所增加,从而使得电算化下控制舞弊、犯罪的难度就更大。
  4.电算化下数据处理的设备也必须加以控制。
  在电算化下,由于数据存储在计算机中,且犯罪人极可能通过计算机等设备实施犯罪,所以必须对数据处理的设备加以严格的管理和控制,而这些是在手工条件下根本就不存在的问题。
  
  三、电算化下内部控制的内容和措施
  
  (一)组织控制
  1.在组织机构设置上,要以适应会计电算化系统的要求为出发点,按会计数据的不同形态来进行划分,如可设数据采集组、数据输入组、数据处理组、数据输出组等;也可按岗位职责设系统管理员、系统维护员、业务操作员、数据复核员、档案管理员、财务分析员等。
  2.在职责权限上,要严格执行不相容职务相分离的原则,这是内部控制的关键所在。除了在手工条件下的不相容职务要遵循外,还要注意系统开发与系统操作人员、系统维护管理与业务操作人员、制单与审核人员等不相容职务的分离,只有这样才能有效地防止错漏与舞弊现象的发生。
  
  (二)电算系统安全控制
  1.机房管理
  建立健全一套完善的机房管理制度,为电算系统创造一个良好的硬软运行环境,防止各种非法人员进入机房和各种非法操作。要对进入机房的人员资格进行严格审查,对机房环境、设备、行为做出明确的管理要求和严格的禁止性规定。
  2.上机操作的管理
  为确保电算系统安全、正常、有效的运行,必须对上机运行电算系统、上机操作人员职责权限、具体操作规程做出明确的制度规定,并加强监督检查,保障贯彻落实,保证是规定的操作人员在规定的职责权限范围内按规程进行操作,防止各种非法侵入和非法越权操作,保障电算系统的安全。
  3.档案管理
  会计数据是企业重要的信息资料,其丢失与破坏必将会影响到会计信息的安全与保密,也会影响到企业的经营与效益。所以,绝不允许随意泄漏、破坏和遗失。加强档案管理,特别是适合电算化的档案管理制度就是一项重要的工作。
  
  (三)电算化应用的控制
  1.数据采集的控制
  数据采集就是在数据进入计算机前获得原始数据的过程,是电算系统业务处理的依据,其正确、真实和完整与否将直接关系到系统输入的质量。因此在该环节要严格、认真、仔细地甄别,拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务,保证采集的原始数据的合法性、正确性和完整性。控制方法主要有:规程手册、标准化格式、部门职责分离等。
  2.数据输入的控制
  数据输入是计算机处理数据的起点,“输入的是错误,输出的也一定是错误”,这是谁都明白的道理。计算机虽然处理数据高速、精准,但如果输入错误,这一切也是枉然,必然导致一错百错的严重后果。因此,在输入过程中,应遵循“数出一源”的基本原则,本着认真负责的态度,用重复输入校验、总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、数据相关性控制、有效代码控制等方法来保障数据输入的正确无误。
  3.数据处理的控制
  处理控制的主要目的是保证数据计算的准确性和数据传递的合法性、完整性和一致性,主要是对业务处理流程、方法进行控制,包括数据验证、计算、比较、合并、更新维护、访问查询、改错整理等。这些控制措施往往被写入计算机程序或固化在硬件中,是一种自动控制,包括软件控制和硬件控制。常用的方法有范围控制、常数控制等。
  4.数据输出的控制
  输出控制是对电算系统的处理结果的输出进行控制,其主要目的是保证输出数据的准确性,输出内容的及时性和适用性,满足会计信息使用者的需求。目前电算化会计数据输出主要有屏幕输出、打印输出、网络传输、存储输出等。为了保证输出的准确、及时、适用,首先要按数据输出的流程进行操作;其次是只有经过批准的人员才能执行输出操作;再次是检查打印输出的报告的准确性,主要是与手工单据进行比对;最后要对输出报告的分发和保管进行控制,严格收发签收制度。
  5.数据存储、查询、检索的控制
  为了确保电算系统产生的数据和信息被适当地储存,便于调用、查询,满足信息使用者的需求,必须建立健全完善有效的档案管理制度,由有资格的专人进行管理,严格按要求的手续和程序进行使用,充分发挥会计数据信息的作用。
  
  参考文献
  [1]会计电算化协会.初级会计电算化.重庆出版社,2003.
  [2]唐云锦.会计电算化.重庆大学出版社,2003.
  [3]朱建国.试论电算化会计系统的内部控制.2003.9.

转载注明来源:https://www.xzbu.com/8/view-8737066.htm