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高校人事档案管理信息系统的建立与利用

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  【摘要】在科技高速发展的今天,高校作为科技发展的前沿代表,更应充分应用计算机等现代办公手段对人事档案实施信息化管理,提高人事档案管理工作的效率和质量,充分发挥人才信息资源的使用价值。高校应积极创造条件,采取有力措施适时逐步推进档案信息化管理。
  【关键词】高校;人事档案管理信息系统;建立
  
  高校随着建设步伐的迅速加快,对人才的需求和利用日益扩大,人员的流动也不断增加,档案材料数量和种类也逐步增多,加强信息化管理,已成为高校人事档案管理的一个主要趋势和途径。
  
  一、 建立人事档案管理信息系统的意义
  
  (一)提高了人事信息检索的速度和效率。
  人事档案管理信息化,可以直接从计算机提取完整的人员信息。高校人事制度改革是一个庞大的系统工程,对人员信息的需求量是可想而知的,如果只靠手工查阅纸质档案,将会耗费极大的人力和工作量,而且效率低下,满足不了改革对人事信息的需要。如果利用科学、适用的人事档案信息管理系统对人事档案进行管理,将人事信息录入系统后,对人员信息的提取将变得简单易行,且大大提高了工作效率,收到事半功倍的效果。因此,将人事档案信息由单一的纸质载体向纸质载体与电子文件同时并存的“双轨制”进行管理,不仅能将档案管理人员从重复、繁琐的手工操作中解脱出来,而且能充分满足高校人事制度改革对人员信息的高效利用。人事档案纸质载体是最原始的证据材料,它的客观性是不可置疑的。因此,人事档案纸制载体的保护显得非常重要,而人事档案利用率非常高,工作中经常要查询有关人员的信息。
  (二)为高校改革提供参考服务工作
  高校人事改革就是要建立一个有效机制,最大限度地挖掘人才,更合理地使用人才。人事档案管理信息系统是人事档案信息管理的最高表现形式,它对人事档案信息进行收集、整理、加工、存贮,并通过一定的技术装备和技术手段,实现人事档案信息的自动化管理。人事档案管理信息系统不仅提高检索速度,同时具有编辑各类人员的各种信息功能。比如,可以统计职称、学历的年龄分布情况,性别分布情况等等信息,人事档案管理人员可以将这些信息编印成册,提供给领导和决策机关,有助于决策部门掌握各类信息而增强决策判断的能力并制定出正确的改革方案,从而拓宽人享档案信息资源开发利用领域,充分发挥人事档案作用。
  (三)丰富高校档案馆的数字资源
  目前,档案管理信息化建设比较滞后,档案管理信息系统的类型也不多。针对这种状况,档案工作者建议档案馆应建立和发展多种类型的管理信息系统,如省市档案管理信息系统、高校档案管理信息系统、专题档案管理信息系统等。我们认为,人事档案具有它的独特性,同时也是高校档案资源的重要组成部分。因此,建立具有人事档案管理特色的管理信息系统,并充分利用,可以大大地丰富高校档案馆数字资源。
  (四)快捷、准确地进行库盘点
  每年新生进校档案入库,毕业生离校档案转出,所以人享档案库存t变数很大。人工盘点费时费力准确率又不高,鉴于此种情况,我们在信息系统中增加了盘点功能,运用盘点程序和采集器以及条形码标签的结合.实现盘点的现代化。我们事先给库房中每袋档案贴上条形码标签,然后盘点工作人员手持采集器在库房逐袋档案扫描,扫描后与计算机中的数据进行比较,不一致的档案数据再进一步核实,直至库存实物与系统数据一致。运用扫描盘点不仅清点库存t,同时对档案处理信息也进行检验,如档案已经转出,但在著录处理信息时出现漏著或著错时,在盘点时,就会出现库存实物与系统数据不一致现象,经过核查,马上可以纠正错误。这一点功能是人工所不能替代的。
  
  二、对普通高校人事档案信息化管理的思考
  
  (一)保证信息系统数据的真实性、准确性和完整性。人事档案能真实客观地反映个人的本来面貌。真实性是人事档案的生命,是人事档案发挥作用的基础和赖以存在的前提。人事档案管理信息系统的母本是人事档案,因此,一定要保证信息系统数据与人事档案一致。这就要求在著录数据时,要准确地按照人宰档案内容著录,并且将系统内各字段尽圣完整地填满,只有真实、准确、完整的管理信息系统才能发挥它的使用价值,才能得到广泛的利用。
  (二)要培养高素质的人事档案管理人才队伍。
  信息系统的建立除了要有计算机等现代化设备外,更重要的是要有一支高素质的管理信息系统人才队伍,靠既懂人事档案业务,又具有计算机应用软件、系统开发和维护能力的专门人才,才能真正完成数据库建设的工作。首先要求工作人员既要熟悉人事档案管理的各种规章制度,又要了解计算机的墓本知识,掌握其使用方法。其次,选择有贵任心、热爱本职工作的专业人员。只有具备了良好的职业道德的人员,才能在实践中不断学习和积累经验,经常发现和改进工作中的缺陷与不足之处,以确保人事档案管理信息系统质t的稳定性。
  (三)增强服务意识,提高开放式服务水平
  高校人事档案的价值在于利用,在于为学校中心工作、为领导决策、为全校师生员工服务,这是高校人事档案工作的永恒主题和根本目的,也是人事档案工作者的神圣职责。高校人事档案管理部门和管理人员首先要从思想上树立起主动服务意识,主动与教职员工和相关部门联系,了解他们对人事档案的需求信息,让教职员工和相关部门参与到人事档案信息的收集过程中来,使人事档案信息收集更完整,更具有针对性。所以,人事档案工作一定要深人第一线,尽力搜集第一手最现实、最具体、最有说服力的材料。在收集材料的基础上,建立起学校人事档案信息系统,特别是要建立起反映教职员工工作业绩和工作能力的档案信息表,为年度考核,组织考察提供重要而可靠的依据。
  
  【参考文献】
  [1]孙广福.高校人事档案管理型信息化刍议[J].兰台世界,2005,(08):75.
  [2]谭丽珍.高校人事档案信息化管理探讨[J].湖南科技学院学报,2006,(03):257-259.
  
   责任编辑:张子佳

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