加强和完善档案管理制度的思考

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　　摘 要：在长期的发展中从事各种活动形成并积累了大量的档案，如何能够按照一定的原则和要求，建立完善档案管理制度，科学正确的管理的档案，并且积极地开发档案信息资源，为长远发展服务是相当重要的组成部分。但是，通过广大档案工作者多年的理论探讨，单从档案工作的自身要求看，档案产生的主体、服务对象、工作的环境不断发生变化，档案管理理念、技术手段、队伍素质必然随之发生深刻变化，这就要求适应新环境的变化，与时俱进地建立起统一的、规范的档案管理制度体系。
　　关键词：档案管理；人事档案；财务档案
　　社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中。因此，造就一支高素质的档案管理队伍，是强化档案管理的关键。
　　一、档案管理存在的问题
　　（一）意识淡泊，重视程度不够
　　在日常工作中，很多人认为档案管理只是把资料收集上来后封存起来以备日后查找，只要不丢失、不泄密就可以了。因此，往往只是将材料放人档案盒，并没有及时整理归档，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。
　　（二）档案室硬件环境设施不齐全
　　很多单位认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，相当于“仓储”工作，不是单位发展方向的主流，不能给单位创造经济效益，因此并没有给予档案存放一个好的环境，经常是把档案放在闲置的房屋或库房内，档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。
　　（三）管理人员缺乏专业性、科学性
　　档案管理的优劣，取决于档案工作人员。作为档案工作人员，首先具备专业知识，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，要掌握档案管理的各项规章制度，并严格执行。
　　二、如何改善档案管理存在的问题
　　建立档案管理制度体系不能“一概而论”， 也不可能有现成模式可以供“翻版”克隆，这是一个需要长期规划、逐步推进的系统工程。我们应该看到，在 “向管理要效益” 的大环境下，档案工作的存在与否，已不再取决于上级部门的行政指令和要求，而是取决于档案工作是否能在制度中发挥积极的作用。因此，建立与制度融合为有机整体的档案管理制度体系，在“管理创新、模式创新”的发展规划中加强制度体系建设，应当是档案工作求生存、求发展的必然途径。如何加强制度体系建设呢？笔者认为：
　　（一）从开发“管理层”入手。档案是在生产经营活动中产生的，是维护经济利益、合法权益和历史真实面貌的凭证和依据，也是重要的无形资产。目前，就本集团公司来看仍有不少下属的公司还没有认识到档案管理在生产、经营等活动中的重要作用，没有把档案管理建设工作提到管理的议事日程，这与整个集团公司的发展水平不相适应。究其根源就是这些公司的管理层重视不够，因此，首先必须提高负责人的档案管理意识，才能提高的档案管理意识，在全公司树立档案是资产、具有实用效益的观念。
　　（二）从管理“规范化”切入。提高档案工作管理规范化水平，“10号令”为档案管理工作提供了法律依据。要据此建立完善适宜的档案管理工作规范，规范中特别要注重档案资料的收集工作，“巧妇难为无米之炊”，收集是档案是规范管理的关键环节，档案资源收集不上来就谈不上管理。对于档案的收集工作，要在制度体系上给予保障，切实将档案收集工作落实到各职能部门和具体责任人。
　　（三）从增强“适用性”着眼。并不是说所有类型的都要构建模式相同的体系，而是应从实际出发，不拘一格，与时俱进，建立和完善适合自身发展的档案管理机制。笔者认为，一些小型只要有档案管理制度、有专门的库房和装具、配备有档案专业知识的专兼职档案管理人员、能有效开展档案工作就可以。大型建立档案管理机制，关键是要保证档案收集及时完整、保管得当、利用有效，档案管理工作的好坏标准在于是否能满足时代发展，是否符合发展需要，是否有利于档案管理的可持续发展。
　　（四）从提高“利用率”发力。提高档案资源的利用率是档案管理是否引起管理层、员工重视的“生命线”。目前，仍有一些对档案管理没有引起足够的重视，没有建立系统的档案管理机制，档案分散保管在各个具体经办的职能部门，如财务档案保存在财务部、人事档案保存在人力资源部，而这些部门之间又互相封闭，导致的档案管理不能做到完整、准确、系统的收集，档案资源容易流失，不仅不利于档案的永久保存，还会给档案的管理留下安全隐患。究其原因就是档案利用率不高，认为档案可有可无，“书到用时方恨少”，档案管理亦如此，只要在制度体系建设中“勾画”积累档案资源、丰富档案内容的“蓝图”，档案资源一定会有“用武之地”。
　　（五）从优化“档案员”队伍抓起。档案管理人员是落实档案管理制度体系的最直接的执行者，贯穿于收集、整理、鉴定、保管、编研、提供利用等各种活动中，如果不精通档案专业知识，就会影响档案业务活动的准确性、有效性，档案管理的质量和水平也就无从说起。因此，要求档案管理人员必须与时俱进，掌握新技术、吸收新信息和新知识，做到“眼勤、耳勤、脑勤、手勤”，看到新工程、新项目，听到新活动、新举措，接触到与生产经营相关的各类图书、资料都要认真查验、及时收集，养成雷厉风行的作风，对发生的档案信息源抓紧处理，不讲代价，并按照一定的属性分门别类整理，以确保室藏档案信息资源的齐全、完整、准确、丰富，方便各职能部门的查阅，为管理层决策提供更加广阔的视野和更深层次的档案信息资源，这样才称得上是合格的档案员。正如加拿大著名档案学家特里库克所言，档案管理人员要“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，这样才能“重新坐回上帝的身边”，体验“为上帝服务”的快乐，做档案管理工作的忠实实践者。
　　参考文献：
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