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公共档案馆开展现行文件服务发展趋势研究

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  摘要:近年党中央和国家档案局对档案部门开展的现行文件服务工作给予了高度的评价和重视,档案馆也应该充分发挥自己的职责,拓展服务功能,认真做好现行文件服务工作。论述了如何构建一个科学的档案馆现行文件服务工作体系,以保证档案馆能够顺利、高效的开展。
  关键词:档案馆 现行文件服务 发展趋势
  一、几种不同的观点
  档案馆现行文件服务工作未来的发展道路有几种不同的观点,可以归纳为三种,一是由文件形成部门承担现行文件服务工作,档案馆应该把权力交还给现行文件的形成部门,让现行文件的形成部门承担起本应属于自己的义务,二是建立介于文件形成机关与档案馆之间的现行文件服务机构,即文件中心,根据文件生命周期理论,文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存,从始至终是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。由此认为文件中心不仅是档案馆藏档案的重要来源,也为改善档案馆藏结构、提高档案馆综合管理水平提供了有效的途径。三是由档案馆拓展自身的服务职能,承担现行文件服务工作。
  二、构建科学的档案馆现行文件服务工作体系
  1.政府部门是现行文件形成与管理的主体。现行文件服务工作是政务公开的重要内容和表现。从某种意义上说,政务信息公开也就是现行文件的公开,主要就是现行政务文件的开放。现行政务文件的开放就是指行政机关、立法机关、司法机关、执政党以及其他社会组织将其在履行职责过程中所形成的与政务运作有关、涉及公众利益的各种现行文件向公众开放。
  2.档案馆是现行文件整理与服务的主体。随着公共档案馆主动参与现行文件服务工作的实践,并逐步过渡成为政府信息的公共查阅点和信息资源公益性开发的主体之一,公共档案馆的职能拓展已经成为一个基本趋势。主要表现在档案馆收藏范围的拓展、档案馆信息资源服务的拓展、档案馆深加工服务的拓展等几大方面。
  3.档案馆现行文件服务工作的客体。政府行政机构作为现行文件服务工作的管理主体、公共档案馆作为现行文件服务工作的服务主体,这两大主体工作的最终目的,是把党的政策、政府的职能面向社会、面向群众开放,增强党政领导机关和各部门工作的透明度。通过现行文件服务机构,使广大人民群众享有对党和政府信息的知情权,让人民群众能够更深入地了解掌握法律、法规和政策,更有效地对政府及各个职能部门履行监督。
  (1)现行文件服务工作的对象。根据现行文件服务工作开展的利用情况看,现行文件的利用者主要包括以下几方面的范围:政府公文的利用者,党委、政府机关工作人员和政府制定的法规、政策中所涉及到的人群;经济政策的利用者,主要是大、中、小型企业和个体经营者;文化信息的利用者,对社会文化生活信息感兴趣的人民大众,主要包括学者、教师、文艺工作者等;有关百姓自身利益方面政策的利用者,包括工人、农民、离退休人员和下岗人员等。
  (2)现行文件服务工作的范围。在档案馆现行文件服务工作中,应提出一个现行文件公开的范围和免于公开的范围。“以行政机关为例,以下各方面有关的现行文件应该开放:政府规章、各政府机关制定的规范性文件以及与经济、社会管理和公共服务相关的其他文件……或者有重大社会影响的,在制定过程中,起草机关或者决定机关应当将草案向社会公开,充分听取公众意见。
  三、构建档案馆现行文件服务工作体系需要解决的问题
  1.对公众文件信息需求的研究公众的利用需求是公共档案馆现行文件服务机构存在和发展的基础,而大多数现行文件服务机构是在政府政务公开浪潮中以一纸政令建立起来的,大多数现行文件服务机构都已面临着门庭冷落的尴尬。如何使现行文件贴近百姓,使其平民化、生活化是当前现行文件服务机构急需解决的一大问题。现行文件服务机构可设置公众意见反馈箱,定期了解公众的利用效果和需求,并及时进行分析和总结;档案馆也要做好公众的后续服务,如有的利用者需要重新选择或追加新的现行文件利用要求,现行文件服务机构要能及时满足。
  2.现行文件收集制度的建立。收集工作是提供现行文件服务的首要环节,只有收集齐全、完整、系统的现行文件,才能为向社会开放奠定坚实的物质基础。现行文件收集工作应把握好三点:一是扩大收集范围,广泛收集各类信息,档案馆还必须坚持收集纸质文件与电子文件同步,收集现行文件与重要资料并举的原则,广泛收集各类信息,与档案馆原来提供的信息互为补充。二是完善收集制度,建立稳定的现行文件收集网络。三是以需求为导向,提高文件的利用效率,现行文件服务要强调其时效性和现实性,档案馆一定要做好调研工作和服务反馈工作,充分了解社会公众的需求,从而提高现行文件收集工作的针对性和文件的利用效率。
  3.现行文件服务工作的专业化。首先,重视公开文档信息的来源和质量问题。通过将现行文件服务机构纳入档案馆序列,并将现行文件的收集工作作为一项制度和档案馆的职责范围,确保文件来源的广泛性和稳定性,确保现行文件的安全利用。其次是要提高服务的针对性,充分了解社会需求,做好需求的调研工作。公众最需要哪些方面的现行文件,对哪些方面的文件不感兴趣,要做到心中有数。其次,服务方式多样化。档案馆现行文件服务工作在开展实体文件服务、传媒公开服务和网络信息服务的基础上,还可以根据不同的用户需求,开展个性化、特色化的现行文件开放服务,并逐步将现行文件服务机构建设成集查阅利用、获取知识、休闲放松为一体的现代化公共信息服务机构。“其主要方法是:主动上门提供信息并及时反馈;开展主题咨询和主动宣传等。
  参考文献:
  [1]王文琴,徐枫,王艳.再谈现行文件有效查阅率的提高[J].中国档案,2005,(01):51-52.
  [2]黄宵羽,赵传玉.档案馆开展现行文件利用服务需注意的若干问题[J].档案学通讯,2006,(01):30-33
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