新形势下如何加强行政事业单位人事档案管理

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　　摘 要：随着社会经济的深入发展，我国各行各业都在迅速实现现代化建设。档案管理也不不例外，任何行业的管理如果只是停留在初级阶段，那么其发展必然一定会出现诸多问题。同时通过档案的管理，可以有效地促进所有工作的顺利展开。现阶段随着我国科学技术的不断进步与人口的急促增长，档案管理工作亦越来越重要。
　　关键词：档案管理；现代化建设；分析研究；
　　中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-03-00-01
　　众所周知，行政事业单位的档案管理是一项极其庞大同时又非常繁杂的工作。作为行政事业单位档案管理，要想真正的实现现代化的管理，首先必须从管理工作人员的思想上出发，解放思想、开拓视野。其次应该从服务上不断完善管理水平，应该从封闭型向着开放型转变，同时应该从管理模式上实现转变，必须从传统手工中的管理向着现代化管理的转变。需要注意的是，人工化管理为实现现代化管理的基础，假若没有手工管理的基础，是非常难真正实现档案管理之现代化。传统的使用价值比较高的手工管理绝对不能轻易放弃，档案管理要想真正实现现代化，就绝对不能忽视手工管理。
　　一、行政事业单位档案管理工作之信息化
　　所谓档案的信息化，也就是在国家相关部门的统一组织与规划下，于档案的管理活动至综合使用现代信息技术对档案的信息资源实施处置，提供服务与管理。档案信息化换句话说就是，档案管理模式必须由传统的以档案的实体保存为关键向着档案实体此类主要形式作为社会提供服务中重点的转变过程。
　　现阶段不管是从国家亦或是到地方政府等都非常关注行政事业单位的档案管理，目前几乎所有的相关单位都已经构建起了计算机局域网，另外，为了能够有效强化文字以及资料的保存与保密，某些行政事业单位不运行接入互联网，甚至乎直接实施单机操作，保存资料的计算机要和网络实施一定隔离。在某程度上说都是“唯一”的。这不断指代对此电子文件的责任，以及证实签署责任人特点之身份，另外只有防篡改、防抵赖以及防利用等功能。此是，收文企业或者机构就可以按照此依据来分辨文件签署人和文件内容是否真实。随着信息技术的发展，网络技术作为信息传播在主体有着非常大的优点，首先是传播速度非常之快，其次是传播的范围广，再次所传播的信息能够保障最真实，最后传播成本不高。随着我国乃至世界性电子文件与网络建设的不断改进与发展，人们信息的能够顺利实现共存共享，资源的利用程度也能实现最大化。
　　一个行政事业单位的档案管理水平能体现出该单位总体的管理水平，实则是展示行政事业单位精神风貌的窗口。因此，不管以何种理由或者站在哪个角度上说，档案管理对于一个单位而言都是非常重要。作为行政事业单位档案管理，一定要最大限度地表现出自身存在的最大价值，将其最大的作用发挥出来，质量在此起着非常重要的作用，而借助信息技术的优点正好能够实现这一点。信息技术使得档案管理由复杂变得容易，保密等级也有一定的提升。第一，使用信息技术，能够使得档案的归档资料格式与纸张趋向于统一，同时字体也区域统一。这些统一就极大地降低档案工作管理的复杂程度，同时也有效地避免了因为手写体的字体与笔的色迹不相同而导致管理出现问题。传统档案的纸质或者格式尽管可以保障统一，不过却不能保障整齐或者规范。而目前行政事业单位完全实现统一打印，不但有效保障了档案资料的字迹清晰与整齐，同时对借阅等也非常有帮助。另外，在档案管理的工作中，如果条件允许的话应该借助电脑技术来打印卷皮，这不但充分地体现出了办公的自动化，同时也能够实现无纸办公。作为档案管理的工作人员，可以按照卷皮的大小以及本身格式来设计出打印的格式，按照卷皮题目内容、保管时间、页数以及案卷号、件数、气质年月等所在卷提的地方，来实施调整，这样就能使得打印的内容能够处于最恰当的位置。
　　二、档案管理的虚拟化
　　伴随着技术的不断进步，现阶段无纸化办公早已成为现实，原来的以纸张为主要载体的档案的管理模式亦出现了根本的变革。尽管人类从甲骨文或者竹简记事至现阶段以纸张为载体经过了几十年的发展，不过无纸化办公与自动化成了当今社会发展的趋势，同时逐渐改变档案工作之实际操作。每一项技术或者每一件事情的出现都有它的偶然与必然，档案资源的共享为档案管理的主要目的，而顺利支持档案资源的为一定数量的档案馆藏，在此种情况下，虚拟化就能借助网络互联与馆际互借来不断增加馆藏，这样就大大地丰富了档案资源。假若说将全球范围内所有的档案信息均并入至互联网中，从某个角度看，档案资源就能够没有任何限制地扩大，远至全球任何一个角落，而近至身边的人，均能够在有限的时间或者空间内查询到自身所需要的相关信息以及资料，从这个角度说这就有效地解决了传统档案管理中的难点，不但占地极小，同时投入也非常小。
　　三、档案管理工作的数字化与缩微化
　　新技术的不断使用，尤其是缩微摄影技术以及数码影像技术的运用给档案管理顺利实现数字化提高了很大的保障。本文所说的档案信息的数字化，实际上就是借助计算机或者扫描仪等一些新技术把馆藏档案或者资料转化成电子档案代码，最终变成为电子文件。行政事业单位的档案信息数字化之后，完全可以借助电脑实施智能化的检索，此种检索不但速度极快，所检索的范围也非常广。此类技术为档案的储存带来了巨大的帮助，同时也不会因为一些主观原因而导致档案出现遗失的现象。而缩微摄影技术也就是将大量的纸质资料或者信息缩微至非常小的缩微品中，同时把它们制作成为电子类文件，其数码影像则是借助数码相机与光磁转换来实现对影像中的信息进行高清晰处理，它们的存在各有各的特点，但是均以电脑来实施识别、管理以及存储的电子文件，最终形成数据库。此种方法从本质上有效地解决了由于纸质档案而为库存带来的压力，同时解决了档案管理中的很多矛盾。数码影像技术以及缩微摄影技术的运用，对于影像的长时间保持与及时复杂等都非常有帮助，同时也便于电脑查阅照片案卷。数码技术与缩微摄影技术的深入发展，给档案管理能够实现数字化提高了很大的空间。毋庸置疑，计算机技术的出现使得全球的时间与空间距离再次拉近，而电子文件的出现则依赖于计算机技术的发展，它有着可塑性和快捷性，有着纸质文件所无法比拟的优点。
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