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新形势下办公室行政管理初探

作者:未知

  【摘 要】办公室是一个单位的重要的职能部门,担负着机构运转的中枢功能,工作所涉及的范围广,包括人事档案、宣传、信息、财务以及值班等繁杂的事情,在高校部门或者企业中起着承上启下的作用。企业或者高校能够正常的运转的前提和基础就是要做好办公室行政管理工作,充分调动办公室工作人员的积极性。本文主要站在新形势下,对于办公室行政管理工作进行了一些思考。
  【关键词】新形势;办公室;行政管理
  一、前言
  在一个企业当中,办公室是非常重要的管理部门之一,是一个进行综合服务的机构,在企业发展和运营的过程中往往能够起到沟通上下、协调左右的作用,被称作企业运营的中枢。企业办公室承担着公司的一些日常行政管理工作,是推动各项工作快速前进的服务中心,是企业进行内部沟通的纽带和桥梁,也是企业进行外部联络的一个重要窗口。年来,在中国经济的有力带动下,不少企业的发展步伐越跨越大,对办公室行政管理工作也提出了新的要求。因此,理清办公室管理职能,提高办公室管理措施,是摆在办公室管理面前一个必须要解决的问题。
  二、充分认识办公室的重要地位和工作技巧
  办公室起着桥梁的作用,维持著机组的正常运行。它承担着外部联系、信息传递、信息报告和后勤服务等繁重任务。处于协调本单位各部门、联系领导和基层的关键位置。是企业的信息中心、服务中心、员工中心、指挥中心,是企业的参谋人员。协助、监督检查、综合协调等职能。办公室工作不是中心但围绕中心,既包括服务于本单位的中心工作,也服务于本单位负责人的工作。不是全局但随时服务全局,办公室工作和全局工作紧密相连。不做决定但始终为决策服务,既当参与又抓紧落实。我们应该从全局和发展的角度来看待这个问题,要站在群众的立足之地,以科学发展观为指导,分析思考问题,去伪造存真,与真实同行,与时代同步。在沟通中,要注意方法和手段,面对复杂问题时要以人为本,讲既要求原则,也要由关心他们,围绕大局开展各项工作,要向领导提出建议和建议,要要实事求是。
  三、正确理解和把握办公室的行政管理职能
  从行政管理的角度来看,办公室面对的工作主要是上级部门和本单位下达的各项行政工作,面对的人员主要是单位领导和各部门同事。办公室的行政管理职能主要有四个方面:
  一是助手作用。按照上级机关的部署,办公室要结合领导的意见,贯彻执行、组织实施和检查落实执行结果,对加强机关管理、维护正常工作秩序、保证工作质量等发挥着重要的作用。
  二是参谋作用。办公室人员要经常深入一线,了解基层情况,听取意见、总结经验、提出改革建议,并及时向领导汇报、提出建设性的参考意见,做好领导的参谋。
  三是协调作用。办公室在行政管理工作中要负责协调,以维持正常的工作秩序,及时传达上级部门和本单位领导的指示精神,主动协调好各部门的关系,起着承上启下、联系内外的枢纽作用。
  四是保障作用。既要保证上级部门和本单位布置的各项具体事务工作及时有效地完成,保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题,又要同单位内各部门建立良好的工作关系,倾听他们的意见,充分调动员工的积极性,齐心协力完成各项任务。
  四、办公室行政管理工作要正确处理四个方面的关系
  要处理好服务中心与日常事务的关系。办公室工作千头万绪,既要协助领导研究制定方针政策,认真组织好实施,又要运转好日常工作。这就要求办公室妥善处理好两者关系,既保证重点,又统筹兼顾。要切实把中心工作摆在首要位置。中心工作是办公室工作的重心,在总体工作安排上,必须围绕中心工作、重点工作和全局工作来开展。在实施过程中,日常事务工作要为中心工作让路,不能让一般性工作冲淡中心。要增强工作计划性和预见性。办公室工作被动性强,要善于在被动中争取主动。要领会领导的工作意图,及时把握工作动态,增强工作的预见性,努力提高工作效率。
  要处理好参与决策与抓好落实的关系。办公室主任必须具有敏锐的洞察力,及时分析研究改革和建设中出现的新情况、新问题,抓住牵制单位发展的全局性问题和主要矛盾。能谋和善谋是首要职责。但如何在当好参谋的同时,抓好各项决策和工作部署的贯彻落实,实行有力督导,往往是一个薄弱环节。为此办公室工作要协助领导抓好落实工作,要按照工作内容和分工,协调有关部门抓好督促检查,对工作落实提出要求,制定标准,明确时限,消除梗阻。
  五、做好新形势下办公室行政管理工作的关键
  要加强学习教育,不断提高素质。办公室工作涉及面广,特别是担负着为领导辅助决策的任务,如果平时不注意加强学习,不断更新知识,就难以胜任工作。因此要不断提高办公室人员的政治水平和理论素质,不断提高“办文、办事、办会”的水平和能力,加强心理素质锻炼和能力培养,不断满足新形势下对办公室工作的高标准和高要求的需要。
  要做好调查研究,为决策提供准确依据。办公室工作要为领导决策提供服务,当好参谋助手,这就要求我们把调研工作作为一项重要任务来抓。要在充分调研的基础上,认真撰写报告,提出可行性建议和意见,为领导决策提供最准确、最真实的依据,发挥调查研究对单位综合性、全局性决策的组织、指导、服务、协调作用。在制订工作目标时,要将预期目标与奋斗目标相结合,提高办事效率。
  要提升服务质量,扎实开展各项工作。办公室工作要做到走一步想三步,有通盘考虑的意识,有很强的计划性和件件事情到位、项项工作落实的负责精神。要走一步三回头,办完回头看看,多检查几遍,重要的活动模拟一遍,办事办会才能滴水不漏。还要走一步是一步,干好份内事,凡事重质量,求效率,谋创新,努力做到让领导满意、同级满意、群众满意。
  六、小结
  在新的时代,我们面临着新的课题和挑战。办公室作为行政工作的中心,责任重大,任务艰巨。只有认清办公室的重要地位和职能,积极适应形势变化,把握行政工作重点,协调各环节工作,才能不断提高服务质量,有效发挥办公室行政职能。它能更好地促进整体工作的顺利发展。
  【参考文献】
  [1]新时期高校二级学院科研管理工作问题浅析[J].毛欣欣.现代交际.2014(12).
  [2]浅析如何做好办公室的行政管理工作[J].庞晔.现代经济信息.2015(02).
  [3]关于提高新时期高校行政管理效率的思考[J].连恩德.闽南师范大学学报(哲学社会科学版).2014(04).
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