谈档案员如何管理档案

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　　摘 要：档案管理工作的新思想、新方法不断的出现，无论是从软件设施还是硬件设施都有着显著的提高。档案员管理档案的工作效果如何将直接影响到单位的发展。因此，本文主要针对于档案员如何管理档案进行了具体的分析和研究。
　　关键词：档案员；管理；档案
　　作为一名合格的档案员，规范准确的档案管理是其主要职责。单位运行整个过程当中各个部门、各个环节以及生产过程中的数据资料文献等都是一个极其重要的整体，彼此之间相互联系不可分割，需要每一个岗位每一个部门之间各司其职，一旦某一环节出现问题，整体运行的链条就会断掉，产生严重的数据损失并影响企业的运行，这是不可弥补的过失。所以档案员的工作能力和工作素质对于企业的运行和发展起着决定性的作用，因而提升档案员的水平并加强档案管理也就势在必行。本文就档案员如何管理档案并做好这项工作进行简要分析。
　　一、现状分析
　　长期以来对于档案的管理一直在追求将现代化技术与传统的档案管理模式相融合。最早期人们试图将档案管理与单机管理相配合，后来开始建立全方位的系统管理模式，这些都在一定程度上提高了档案管理的互通性与数字化处理的快捷性，一定程度上实现了传统档案管理的创新与技术改进。但究其而言这些都没有很好的在一定程度上对传统的管理模式产生真正意义上的变革。管理的核心仍旧围绕着纸质文件进行，这也一定程度上严重制约了现代化信息技术建设的发展。
　　而当前，信息时代理念逐渐兴起其强大的优越性使得其在全球范围内掀起一轮新的信息化浪潮。基于数字理念的城市建设正逐渐改变人们的思维模式。“电子文件”应运而生，这是一种完全垫付传统档案管理的新理念，基于此人们可以更加便捷、快速的或许需要的内容，大大提高了办事效率的同时改变了档案管理的运作模式。此外近些年国家大力提倡开展电子商务模式，将传统束缚的档案学接轨到信息与信息系统领域，提出了二元理论，为实际工作提供了新的内容与方向。
　　二、档案员管理档案的措施
　　1、建立健全档案管理机制。通过修改和完善档案日常工作规章制度，统一档案工作标准，加强档案管理。加强领导管理，设立专门领导小组。科学合理、简明实用地健全档案管理制度。制度主要约束服务对象和执行者。坚持制度执行的严肃性，建立奖惩机制。确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。聘请档案管理专家指导监督档案管理工作。实行档案年度评比制度，每年组织一次档案管理工作集中检查。
　　2、遵守章程，规范操作。档案管理员要熟悉档案管理的基本知识，按照管理章程操作。对原有档案进行重新规范整理，实现标准化管理。档案工作的操作过程中要坚持集中收集、分类整理、归档完备、科学鉴定、安全保管、查找方便的基本原则。在收集整理档案资料的过程中及时追加新的资料，准确全面的完善档案。档案工作年初要有计划，年末要有总结。对档案进行编目和检索，可以为档案的查找提供方便，解决了很多供需矛盾。为更好地保护档案安全流通可以在档案管理中建立借阅档案登记簿，档案转入、转出登记簿等。健全特种设备安全管理档案。加强档案的信息开发和统计工作，为领导决策和资料查找提供方便。
　　3、檔案管理交接规范化。一是档案交接要纳入议事日程，是档案管理中的重要环节，应按程序办理。二是档案管理员在离岗或离职时要充分做好档案移交准备工作。档案管理员对所保管的档案全面清理，催还借出的档案，整理好借据。分类归档零散材料，对交接工作进行日程总结。三是认真做好档案交接监督管理工作，对交接工作负责。四是加强档案交接中的思想教育工作，教育交接双方提高认识，明确责任。
　　4、档案管理程序规范化。一是加强领导干部的档案管理意识，配备高素质的专业管理人员。提高档案管理人员的业务素质是加强档案管理工作的根本。思想道德水平高，专业知识过硬，信息操作能力强的档案管理人员更能适应现代化的档案管理要求。二是资金投入充分，配置硬件设备，保证档案库、档案室日常保管工作所需。引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统。三是分门别类对档案集中统一管理，保护档案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立档案部门工作目标考核和档案管理业务工作考核相结合的考核制度，这样在总体考核档案管理工作成效的同时又能检验档案管理员的业务水平。五是寻找外援，加强档案的业务指导工作。可以采用会议指导和现场操作指导的方式让档案专家指导工作，这样更容易对存在的问题进行分析研究，更好地找到解决的办法，保证档案管理工作更有成效。
　　三、提高档案工作者自身素质
　　1、要求具有奉献精神。我国现有档案部门工作人员数量较少，但档案管理是一项繁重的工作，加上在工作时经常会有一些琐碎的杂事给工作带来一些麻烦，因此工作人员需要有较强的奉献精神，在工作中具有不怕吃苦的思想，通过正确世界观、人生观、价值观的培养来促使自己树立热爱工作、甘于奉献的意识，从而为档案工作效率的提高打下基础。
　　2、树立责任意识。责任意识的培养能够保障档案工作者在工作中树立起责任感，从而加强在工作中的认真程度。档案工作的严谨是关系到档案能否被有效录入以及利用的根本，对于工作人员而言，只有熟悉档案工作流程内容，了解档案管理的现代化技术，才能够确保工作的严谨有效。
　　3、树立事业心。对于档案工作而言，事业心的提升是加强档案管理效率、迅速优化管理手段的有效方式。目前，现代化管理的各种手段已经成功应用于各项事务中，使用最多的是电子化技术。传统档案管理全部使用纸质档，这种方式在时间的花费上比较多，且不便于保存。若是利用电子化手段进行管理，一来能够极大节省对档案内容进行查验的时间，二来电子化档案可以有效避免纸质档易破损的弊端，在档案保管上作用极大。电子化管理离不开档案工作者事业心的培养，只有对档案工作具有相应事业心，才会主动提升自身能力，让自己适应新型管理模式。
　　四、结束语
　　本文通过分析，强调档案员应该在坚守自己岗位的同时不断强化提升自己，不仅要善于分析，而且要将责任心和服务心最大化的应用到工作中去，注重工作的高效性和适应性。在此希望通过本文能够为档案管理人员提供一个良好的规范帮助他们正确的对待档案管理工作，从而能够在工作中能有一个更大的提升。
　　参考文献：
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