档案库房管理存在的困惑问题及对策

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　　摘 要：档案是对人们的生活和工作等各项活动进行记录的载体，档案代表着一个人的活动历史，因此，在一定程度上具有较强的保密性；同时因为档案的不可再生性，决定着档案管理存在着重要意义。档案的种类是复杂的、数量是巨大的，因此进行档案管理工作时一定要对其进行分类，其中，最为主要的档案管理工作就是档案库房管理。本文就是针对档案库房管理中存在的困惑以及解决问题的具体对策进行的分析。
　　关键词：档案管理；困惑问题；库房管理
　　一、前言
　　目前，我们对档案并没有一个统一的定义，但是毋庸置疑的是，档案可以对个人的过往经历形成清晰且完整的记录，对于一个单位来说，档案是人力资源管理工作开展的关键。一般情况下，企业以及事业单位都会建立档案库房，用来存放人员的档案信息，因此库房的管理工作对档案管理工作有着直接的影响，加强档案库房管理工作质量的首要任务就是发现目前工作中存在的困惑问题，并找到解决的对策。
　　二、档案库房管理存在的困惑问题
　　（一）库房管理存在工作盲区
　　库房管理中的重点工作就是对库房进行安全隐患的排查，同时保证库房的整洁，对库房进行定期清理。目前，大多数进行档案库房管理的工作人员都不具备较强的专业素质，没有认识到档案库房管理工作的重要性，消极怠工，不按照规章制度开展工作，给库房管理工作带来严重阻碍。首先，工作人员没有重视库房的安全管理，未做到水源及电路的每日一检查，导致库房出现水灾及火灾的危险性增加；其次，档案库房应当专项专用，但是实际上大多数库房都堆放了一些无关杂物，增多了可能出现的隐患问题；第三，库房基本上都经过了长时间的使用，但是却没有进行定期的库房修缮，导致库房内多种基本保护设施老化，起不到防水、防尘、防盗等作用；第四，库房缺少完善的人员管理制度，无论是不是库房工作人员，都可以随意进出档案库房，无论是私自查询档案还是借阅档案，都容易导致出现档案信息泄露或丢失的情况；最后，档案库房管理工作依旧采用传统的方式，缺少现代化管理手段的应用，随着档案信息数量的不断增加，使原本就复杂的档案库房管理变得更加困难，甚至会给档案造成巨大损失。
　　（二）库房安全性较低
　　档案库房管理工作的首要任务就是保证档案的安全性，库房的安全性其实就代表着档案的安全性。首先，档案库房的选址直接影响着库房的安全性，不应选择灾害多发地段作为库房，尽量将库房设置在远离水源、火源的位置上，避免出现各种灾害，进而保证档案安全性；其次，库房的建造应是按照国家相关规定进行的，不能因各种原因降低库房质量和标准，不能偷工减料，导致档案库房存在设计上的缺陷，安全问题需要从库房建造这一源头抓起；第三，档案库房的基础设施设置也需要根据标准进行，选择质量高、合格的档案装具，例如在水灾多发区域选择防水装具、在火灾多发区域选择防火装具、在地震自然灾害多发区域选择抗震装具；第四，最容易出现在库房中的安全隐患就是电源安全问题，因此需要对库房电源进行有效保护，避免漏电事故发生，进而避免漏电事故造成的火灾隐患出现；最后，档案库房应当建立完善的监控报警系统，并配备专业的设施，目前大多数档案库房管理都忽略了这一问题。
　　三、档案库房管理优化对策
　　（一）提升工作人员安全意识
　　档案库房的安全性有很大一部分取决于库房管理工作人员的安全意识，具有较强安全意识的工作人员能够做到定期检查库房各项设施，并排查安全隐患，因此应当对工作人员进行定期培训，加强安全教育，掌握安全常识，增强安全防患意识；同时对工作人员的危机处理能力进行培训，使其能够在档案库房发生灾害时快速处理，减少档案库房损失。
　　（二）加强库房的安全性管理工作
　　安全事上无小事，安全管理无疑是档案库房管理的重点工作。加强库房安全管理工作可以从以下几个方面进行：第一，根据国家标准，对不合格的档案库房进行整改，如库房选址不合理应当重新选址，将安全隐患遏制在源头；第二，对库房的档案装具进行定期检查，一旦发现破损情况，应及时更换，同时在库房内合理的摆放档案架，预留消防通道；第三，对库房内的各个电源和设备进行有效防护；第四，在库房内准备齐全的消防设备，定期检查消防设备的完好情况，定期更换；第五，库房内档案大多是纸制品，因此防水工作极其重要，应当定期对库房内水源管道进行检查，防止出现管道破损的现象。档案库房的安全管理工作不容忽视，因此，需要工作人员共同努力，才能取得良好的效果。
　　（三）建立完善的管理制度
　　完善的档案库房管理制度可以为库房管理工作保驾护航，针对目前存在于库房管理制度上的问题，应进行以下几个方面的修改和完善。首先，应安排专人进行库房管理工作，作为第一负责人，每天需要进行各项基础检查工作，包括门窗开关情况、电源开关情况等等；其次，库房内严禁摆放任何无关物品，同时禁止在库房内进食，进而保证库房的整洁性；第三，严禁非库房工作人員随意进入，查询档案时应由工作人员将档案拿出库房；第四，库房应具有专业的档案柜，用来存放已经分类的档案，同时明确分类界限，设置必要保护设施，尽可能的保证档案信息安全性；最后，随着社会科学水平的发展，档案库房管理工作需要跟紧时代的步伐，创造现代化管理条件，让档案库房管理工作变得更加科学、高效。管理制度的完善使档案库房管理工作变得更加容易，但是在完善制度的同时要努力将制度真正应用于实践中，只有两者结合才能有效的保障档案库房安全性。
　　四、结束语
　　综上所述，档案库房管理在档案管理中的意义极大，不仅关系着对工作人员的工作指导，同时也影响着档案资料能否长久保存，因此，档案库房管理工作应当紧跟时代潮流，探索科学化、现代化管理方式，为档案库房管理工作的有效开展奠定基础。只有解决库房管理中存在的诸多问题，例如制度不完善以及安全性低等等，才能实现档案库房管理的实际意义，为档案库房管理工作的开展保驾护航、提升管理工作质量。
　　参考文献：
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