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关于医院药品管理内部会计控制研究

作者:未知

  摘 要:文章详细讨论了医药管理会计内控常见的不足,如制度不完善、执行力度小、考核制度不健全等等,指出了引起医药管理问题的主要原因,并提出了优化医药管理会计内控工作的策略,进而提升医药管理会计内控效果,促进医疗行业的长远健康发展。
  关键词:医药管理  会计控制  考评制度  现状  优化策略
  药品是医疗机构顺利开展医疗卫生工作,用来诊疗疾病的独特商品,是医院各项业务中不可或缺的物质保障与重要途径。伴随公立医院变革的逐渐深入,加强医药卫生制度变革对医药核算与管理工作有了越来越高的要求。医药管理中会计控制是医疗机构为提升药品会计数据质量,从根源及制度方面保障药品在医疗工作中良性运行,医院各项业务顺利开展,防范、发现并立即解决内部控制问题,保证各项法律法规以及规章制度贯彻落实而制定并实行的自我调节的控制手段、措施以及流程。
  一、医药管理中会计控制的基本原则
  基于医药管理的基本特征,内部会计管理遵守如下几点原则:①防范为主。医药管理内部会计管控,要以前瞻性思维制定科学的防范措施。针对内控部门来说,要清楚药品的总数,出入库、检验、调拨等都要根据规范流程处理,防止产生偏差。②明确核心。医药类型多、总量大,管理中包含的部门及岗位繁琐,内部会计管控要掌握核心,通过研究总结,确定极易出现违章的环节,投放大量人力与物力来控制,以提升内控质量及效率。③相互制衡。药品管理中会计控制任务,要从多个层面、多个角度展开控制,能够达到监督、检查的目的,使得内控者相互制衡,增加控制的权威性,防止受人为因素的干扰。④及时纠正。健全的内部会计管控机制,不仅能够预测不规范现象,而且还可以及时找到已产生的不规范行为。采取有效的补救方法,可以及时纠正问题,把药品管理拉上正轨。
  二、医药管理中会计控制常见的不足
  (一)组织结构不完善
  因为医院管理层大都存在重科技、重人才资源,轻药剂管理的现象,主观方面对药剂管理中会计控制机制不关注,造成制定的药剂管理会计内控体系未根据医院发展需求,或是定时按照最新方针及时优化内控组织框架,仅仅简单的采用传统的药剂管理手段。内控机制不完善就会造成职务权责模糊,各个部门及科室缺少良好沟通,进而造成会计数据不正确、不完整,不能及时调整误差,加大了财务控制风险,阻碍医院的经营效率。
  (二)规章制度执行力弱化
  有些医院在预计年度药剂时,业务部都未积极参与,通常是由归口管理部来预算药剂。归口管理则在“需求增大效应”的干扰下,往往会储备很多库存,引起医院经费积压,成本费用增多。如此一来,近效期药物未得到及时控制,最终失效报废,使得医院面临巨大的经济亏损。药剂内控与领用不规范、原因比较含糊,导致管理中存在较大的潜藏风险。高价值药剂未独立设账、采取日报管控,内控管理中心不能及时了解高价值药物动态,影响会计控制。为削减核实药剂明细账的劳动量,医院通常清查总金额来判断时候账实统一,这样极易使以药换药、支出医保药费换为非医保药品等不规范现象有机可乘,加大了医院运营管理难度,给医保基金带来巨大损失。
  (三)信息化控制不善
  医疗机构LIS系统通过信息化手段管理药品工作,以更好控制药品,但若用户权限未按照不相容岗位的原则来设置,就会留下很大的给内控隐患。医疗机构一般采取的途径是,药房管理内部的每个岗位均由药剂中心的员工来负责,财务工作者并未参与,造成药房清产与药品调价数据直接由药库员工调整,并不给财务核实,造成会计数据不准确、不完善,药品管理不标准。
  (四)监督考核制度不健全
  医药管理中会计内控工作的进行,要制定可行性高的绩效考核及监督体系。但是,现今很多医疗机构均侧重于药剂实物管控、轻会计内控,考评制度不完整,仅仅是简单的依靠财务中心监督账实是不是相符,而财务工作则缺少药品管控的专业尝试,不能出具完善的药品管控评估与药品维护的科学化建议。同时,考评结构未和绩效管理相联系,缺乏相应的奖罚机制,不能促使各科室自觉参与到药品管控当中。
  三、医药管理中会计内控的优化策略
  医疗机构药品管理中会计内控能保证医院各项工作规范、合理、高效的开展,是在遵循国家相应法律规定的基础上监督、协调、管理医院的业务工作、财务控制和经济管理等,这个管理结构是医院经营的整体组织结构,基于会计工作,但不只是局限于会计,针对提升医院会计控制水平、避免医院资产浪费、发现并处理各种问题、提高医院总体管理质量等均有显著意义。
  (一)完善会计内控组织结构
  细分岗位职责,保证不相容职位有效分离,实现岗位之间相互约束与监督。基于控制要点及医院经营状况,将能会计内控组织体系设置成表1形式。
  (二)提高执行力,注重控制点监管
  (1)计划购药。业务部认真预计药品需求,根据相关流程申报购药,若要购新药,则由药事管理组织核实。提高医院費用周转率,对用量不变、应用金额大、供货商在当地、供货及时的物料采取“零库存”,缩减保存空间,完善库存结构。针对近效期药剂加强动态管理,医院药剂中心需和应用科室展开及时互动,掌握积压主因,搜集数据并报告给内控管理部门,认真分析,调整误差。
  (2)验收管控。经验收,可以检验采购工作的完整性,这还是保障药品质量的关键途径。针对验收者来说,要以购置计划表、商家原始单据等为基础,合适药品名称、大小、总数、批次、生产商以及有效期等,认真做好记录,核实无误后方可办理入库流程。针对验收者的要求是:不得兼职,实施岗位分工机制,保证不相容岗位分开;验收应制成书面报告;入库检验单要一式三联,通过仓管者、财务中心、药品会计记录者管理。
  (3)入库结算。医院药物收入库,应保证无单据禁止验收,保证“票随货到”,合理检验药剂的名称、型号、大小、总数、成本、批号等内容,未验收入库的物料禁止提交给会计中心结算。根据不相容职务管理原则:申购及审批、购药剂结算、验收剂财务记录相分开,以缩短从验收入库至资金结算的周期,削减往来款对账的作业量,减少错误率。   (4)存储管控。医院药品储存阶段,要做好养护措施。首先,分析各种药品的特性,采用抗潮、避光、冷藏、抗虫等方法。其中,麻醉剂、剧毒药物是核心,要采取特殊的管理手段。其次,若药品库存周期较长,要定期抽检,检查药品质量。应用药品时要先进先用,加速周转,降低库存管理费。
  (5)出库核查。科室领用或是报废药品需说明缘由,遵循审批流程处理:申请对象-申请部门管理者-药剂中心-会计部门-分管人员,如果资金量大和原因特殊,需要交由药事管理部门商量。门诊用药坚持“先进先发、近效期先发、同批号先发”的基本原则。就产科和儿科病人来说,他们对药品很敏感,且在就诊时会出现焦躁情绪,其对近效期药剂有很强的反应,为此,药剂窗口在出药时要注意药剂效期,避免流出近效期药剂,维持医患关系和谐。
  (6)清查对账。药品每6个月实地清查一遍,根据种类核查明细账,开展清查工作的部门是:药剂部、内控管理部、分管人员。而高价值的药剂要独立设账,每天清查报送日报表到内控管理中心,实行及时动态管控。
  (三)设立访问权限,促进药品数据沟通
  在会计内控系统中开展LIS系统的研发、保护、应用等工作,令药剂的购置、供应、利用、保存等环节均处在不相容职务管控中。经设立系统访问权限,严格制约,同时在系统内设立报警体制,在防范与监控的双重功能下,尽可能防止人为失误与违法行为,保障药品会计数据的有效性。涉及清查数据调整、药品调价确定等财务数据,要由财务工作者系统核查确认才进行处理。以信息化技术加强各部门之间药品资源共享、协调,全面追踪、管控药剂从进到医院至流出医院的整个过程,通过电子图表研究、比对药占比等内容,以规范库存量,提升医院会计管控效率。
  (四)健全会计内控考核体制
  药品管理中会计内控考核体制的运用质量评价指标要结合财务指标及非财务指标,不仅包含预算执行率、药剂收付余款、药品收入数量以及结构等财务信息,还包括医保单位管理的药占比、人均消费、抗生素药物等考评控制指标。内控人员定时组织办公会研究评估结构,及时纠偏,把药事管理者审议达标的年度评估报告提交给责任科室,研其原因、明确责任、及时奖罚。由此使得医院各级员工对药品管理会计内控工作引起高度重视,促进药品各部门之间的良好合作,提高药品会计内控水平,提出医疗机构服务的公益性。
  四、结束语
  简而言之,药品管理中会计内控是医疗机构强化药品管理的重要途径,是个逐渐优化、动态化、精细化管理的过程。医疗机构对此要以防范控制为主,针对药品管理中会计内控的弱化环节及关键环节,要引起高度重视,实行重点控制。进而达到保障药品稳定运转,确保医院流动经费的充分利用,保证会计数据真实有效,加大医疗机构的自我约束水平,实现医院经营价值的最大化战略目标。
  参考文献:
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  [3]王文娟.浅谈医院内部会计控制及药品规范管理策略[J].中國集体经济,2015(36):49-50.
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