网络化背景下的人事档案管理方式创新

作者:未知

  摘要:医院人事档案管理是医院人力资源管理中的重要组成部分,先进的人事档案管理系统是医院开展人才招聘、人才培训与再教育、职称评聘等人力资源工作的基本保障。本文详细阐述了当今信息化时代和医疗改革不断深入的形势下,医院人事档案管理面临的挑战和问题,并就如何提高医院人事档案管理工作水平提出了自己的思考。
  关键词:医院;人事档案管理;人力资源管理
  当前医院管理工作受到各方面的重视,其中比较重点的内容即为医院人事档案管理工作。医院人事档案管理工作如果能够顺利开展,那么医院整体的管理工作就能顺利实施,同时其也是不断提高医务人员专业技能、提升医院医疗服务水平的重要关键点。目前由于多种因素的影响,医院人事档案管理工作中有很多问题突显出来,成为顺利实施管理的障碍,对此,要根据实际情况提出改进措施,以确保医院人事资源档案的完整性、安全性与准确性,进而不断提升医院管理工作质量,全面促进医院的可持续发展
  一、人事档案的定义
  人事档案的定义为:人事档案是指人事管理部门、组织或劳资等部门在培养、使用和选拔人员等工作活动中逐渐形成的,记述和反映个人经历、能力和品德的表现,以个人为单位整合保存起来,以备组织考察的人事文件材料。人事档案的主要内容包括:个人的学历、工作经历、思想品德、社会关系、业务能力、奖惩情况等方面。人事档案的信息化创新,就是将人事管理过程与现代先进的计算机网络手段相结合,以提高人事工作效率并更加妥善的保存人事档案。
  二、人事档案的重要性
  在当前形势下,人事档案在医院人力资源管理中发挥着越来越重要的作用,它可以在选择人才的时候提供有力的依据,帮助医院制定更加合理的薪酬制度。为医院人才的开发提供丰富的信息资源。
  1.人事档案提供人才信息和用人依据
  为了提高医院的服务水平,很多医院都在建立多支年龄、学历结构合理专业和辅助人员配置科学的医疗团队,这样的团队合作可以服务更多的人。首先,人事部门要对创建团队的人进行深入了解,包括他们的年龄状况、学识水平、知识结构、个人素养、工作能力和工作经验,这些都作为考虑因素。这些信息的重要来源就是人事档案。通过对人事制度的改革,选拔一批符合要求的优秀人才,在他们的试用期间,领导者可以参考人事档案中的重要数据,做出正确的选择。
  2.人事档案为薪酬制定提供依据
  医院每年的薪酬制度会根据实际情况有所更改,这也是一个不断完善的过程。薪酬制定要经过三个主要的环节,前期酝酿、中期修正和后期讨论等,在会议上讨论通过之后才能实施新的薪酬制度。薪酬制定的时候主要是参考每一位职工的工作经验、工作能力、职务、职称、学历和岗位风险等级等有关方面的情况,在现有的工资上进行合理的改善,正是因为有人事档案的存在,才能使这个薪酬工资制度的制定顺利完成。
  3.人事档案为医院的人才开发提供丰富的资源
  为了更好的了解个人的发展情况,人事部门需要对人事档案的信息进行分析和研究,通过各方面信息的综合了解,可以大概的清楚个体的德能勤绩,同时还可以深层次的了解人才的队伍结构,为人才的培养提供依据。根据不同专业的需要,为人才不足的专业引进人才,使得各个专业之间协调发展。
  三、改进人事档案管理的对策
  1.强化宣传力度,以不断提升全院人事档案管理的意识要将医院各种可用资源进行充分地应用,在宣传栏、院报、医院网站等处实施人事资源管理相关知识的宣传,从而不断提高全院人员对人事档案管理工作重要性的认识。医院领导应不断提高其对人事档案管理的关注度,并采取加大投资力度、强化宣传力度等措施来不断提高医院人事档案管理的工作质量。
  2.建立健全人事档案管理准则。医院需尽快完善人事档案管理准则,让管理人员有章可循。通过借鉴、提取其他人事管理准则,根据医院的自身发展情况与管理要点,设置包括档案归档制度、收集制度、审阅制度、管理制度等内容于一身的管理准则,利用科学的管理方式优化医院的人事档案管理项目,从根本上解决管理问题。
  3.提高工作人员的专业素质。医院应积极培养档案管理人员专业素质,从传授相关医疗知识入手,不断优化其管理职能和管理技能,建立人才培养计划,并展开不定期的培训与实践项目,锻炼工作人员专业技能和职业素养,同时还要注重对其细心、耐心态度的培养。设定鼓励机制,对表现优秀的工作人员予以褒奖,提高工作积极性的同时提升竞争意识。
  4.采用信息化的人事档案管理模式
  信息技术背景下的人事档案管理工作的重点正应从传统的实体管理向网络化、信息化的管理方向转化。信息技术的发展,使得人事档案管理由已往的手工入档、保存以及统计等方式,转变成在广域网以及局域网上,通过计算机软件和程序进行对信息比较汇总、排序检索、分析统计、筛选查询的人事档案信息管理的工作模式。为此档案人员要创新工作思路,运用信息化管理手段进行人事档案的制定,不断创新档案管理手段,注重培养自身的创新能力,尽可能地缩短立卷归档的周期,以提高工作效率。
  目前电子化管理已普遍实行。电子检索、利用,已成为根本手段。因此,作为人事干部要充分利用现有科技手段建立电子人事档案系统。将每一位员工的基本情况录入电子档案中,对文本原件等材料可进行影印扫描等再现工具进行归档。同时,要养成良好的工作习惯,一些人事干部往往习惯将材料堆放一边,待有空时才能整理。可是如果一个个任务下来,一旦没有时间就会疏于整理。几年下来,甚至自己也不知道该如何归档复位。所以人事干部必须养成良好的习惯。一月、一季一整理,一阶段一过程一完毕,要成为自己的工作定则。以免造成材料的遗失、破损、不能归位等现象。
  总之,医院的人事档案管理工作是很重要的,因此必须做好。医院相关的部门要根据实际的情况制定改進措施,全面提升档案工作的时效性,全面促进档案工作的发展,使医院的整体达到进步与发展。
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