信息化对民政档案管理工作影响研究

作者:未知

  摘要:随着科技的发展,信息化技术已经在很多行业得到了有效的应用。民政档案管理的内容范围广,工作细碎繁琐,传统的工作方案已经不能满足当今社会的发展需求,因此本文主要分析信息化对民政档案管理工作的影响,旨在推动民政档案管理信息化发展,提高管理工作效率和质量。
  关键词:信息化;民政档案管理;效率提升
  将信息化与民政档案管理工作相结合,能极大减轻相关工作人员的工作压力,有效提高工作效率和质量。但就目前看,很多民政档案管理工作依旧采用传统的方法进行、信息化程度不足。因此需要重点分析信息化对民政档案管理工作的积极影响和工作创新策略,推动民政档案管理优化升级。
  一、信息化对民政档案管理工作的影响
  (一)提高民政档案利用率
  传统民政档案管理工作中,主要依靠人工和简单的电脑录入进行,由于统计工具的缺乏,导致民政档案的利用率较低。民政档案的查询要经过很多个程序,想找到相关的资料往往要耗费较多的时间和精力。档案利用率的低下也就导致了对该工作的重视度不高,进而使得民政档案管理工作水平难以提升。通过信息化技术,尤其是大数据技术的应用,不光能对大量的民政档案信息进行有效的整理、分类,通过系统查询就能很快获得需要的资料,还能利用大数据进行信息挖掘,获取更多民政信息,使得民政档案的利用率显著提升。
  (二)改变原有的民政档案载体
  以往的民政档案以纸质为主要的呈现方式,在进行管理时,需要大量的手工操作,因此民政档案管理效率低下是必然的结果。民政档案的信息化,使得原有的纸质载体变为电子载体。这样的转变大大减轻了相关人员的工作压力,通过系统输入、查询、输出等工作就能对民政档案进行有效的管理,而不再需要翻阅大量的纸质文件,使得民政档案管理工作更加方便、快捷。
  (三)提高档案管理工作效率
  民政部门是我国为民服务的窗口,在日常工作中需要接触到很多居民百姓,民政档案管理工作也是一种为民服务的活动。以往工作中,民政档案管理需要经历信息收集、资料整理、分类归档等一系列的环节,过程复杂、需要耗费很长的时间才能完成一份民政档案的整理工作,档案管理工作效率低下。使用信息化技术,能够显著节约档案生成需要的时间和操作流程,档案的提取也更加快捷,使得民政档案管工作的效率大大提高,为居民提供更好的档案服务。
  (四)打破档案管理时间和空间限制
  鉴于以往管理工作中,手工操作的性质,民政档案的管理、提调等都需要在一定的时间和环境下进行,工作限制较大。且纸质档案在整理、使用过程中,很容易因相关人员的疏忽而发生破损或错误。而在民政档案管理信息化中,相关工作都在系统端口内完成,用户只需要进行登录就可查询所需信息,随时随地都可进行民政档案管理、调取等工作。
  二、民政档案管理信息化创新途径
  (一)提高信息化平台的安全性
  民政档案管理工作涉及大量的私人信息,信息安全非常重要。在使用信息化平台进行民政档案管理时,首先就要注意强化平台本身的安全性,并配合一定的网络安全防护技术,保证档案信息安全。例如,被用于档案管理的计算机终端,严谨外接非工作需要的U盘、光盘等移动存储设备;安装有效的杀毒软件和防火墙,防止平台受到木马、病毒的影响。此外,要重视平台中信息的维护工作,例如,对重要信息进行备份,并定期进行信息整理工作,建立完善、高效、安全的民政档案管理信息化平台。
  (二)完善信息化硬件设施
  硬件设施是进行信息化档案管理必备的物质基础,相关单位要在档案管理信息化建设中,不断进行配套硬件设备的完善。例如,给民政档案管理工作配备打印机、功能先进的计算机设备、相机、扫描设备等,以帮助相关人员更方便地进行档案管理工作,推动民政档案管理工作向现代化发展。此外,单位可建立起重点资料储存数据库,将重要的档案资料经过扫描整理到数据库中,不断丰富馆藏资源。
  (三)强化管理人员信息化工作能力
  民政档案管理工作方式方法的改变也需要配备相应能力的管理人员,要求相关人员能够熟练进行计算机操作,具备丰富的信息化档案管理知识,将信息计划技术与高素质人才相结合,才能真正实现民政档案管理工作的信息化建设。例如,相关单位可组织档案管理人员进行信息化技术培训,讲授档案管理系统的使用方法,传递基本的计算机操作技巧。并加强人员的素质教育,提高其保密意识和风险预防意识,保证档案管理工作的安全性。人员培训还应配以有效的考核机制,定期对管理人员的信息化工作能力进行考察,以促使员工不断进行自我提升。自我建设,将民政档案管理信息化技術充分利用,提高工作效率。
  信息化技术的应用越来越普遍,民政档案管理信息化发展也成为一种必然的趋势。相关单位要重视新技术的引进和应用,同时加强管理人员的培训,使得信息化技术在民政档案管理工作中得到更有效的利用,提高工作效率和质量,为居民提供更好的档案服务。
  【参考文献】
  [1]刘倩.信息化对民政档案管理工作的作用分析[J].现代经济信息,2019(03):66.
  [2]董栗彤,董丁硕.信息化对民政档案管理工作的影响研究[J].现代国企研究,2018(16):187+188.
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