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当前事业单位电子档案归档工作研究浅谈

作者:未知

  摘要:事业单位档案为国家及事业单位的发展提供历史资料,为人员储备提供参考,为事业机构改革提供依据。而目前在电子档案归档工作中存在大大小小的问题,本文就针对当前事业单位电子档案归档工作问题及对策进行了探究。
  关键词:事业单位;电子档案;研究
  引言
  人类历史和社会发展需要通过档案来进行重要记录。事业单位的档案记录着事业单位各机构的发展变化、事业单位各部门各项活动开展的职能记录等,为事业单位人才的发展提供依据。我们可以看到档案管理工作对事业单位的重要性。而随着信息化时代的到来,电子档案成为事业单位档案管理的发展的必然趋势,而信息技术档案管理中的应用使得传统的档案管理方式已不能适应现代社会发展的需求[1]。因此,做好电子档案的归档工作,应加强档案的信息化建设及优化调整,可提高事业单位档案管理工作的效率,档案使用更加便捷,并将信息资源进行合理配置,推进事业单位电子档案归档工作的有效开展。
  1 电子档案归档工作的重要性
  电子档案归档工作是对电子文件身份确认的过程,其与纳入档案管理体系的电子问价的长久保存价值有直接的关系。电子档案归档工作中应将电子档案的文件按要求进行整合,如明确时间、相关软件、范围、格式等,电子档案电子文件的归档还应遵循按时归档的原则,将事业单位的各部门档案进行集中归档,并按照一定的格式等将具有具有保存价值的档案存储于可脱机的载体上,并对电子档案进行双份备份。通过电子档案的归档工作,可以解决档案管理中归档文件的凭证与依据,也为以后档案归档文件的使用和资源共享打好基础,达到互补的目的。
  而与纸质档案文件相比,电子档案归档中会受到一些客观因素的制约,如档案管理人员的能力、相关部门档案管理制度、信息化技术的应用等,这些都可能使得事业单位电子档案管理涉及的问题更加广泛,也存在不同的问题,以下是对事业单位电子档案归档工作问题的阐述。
  2 当前事业单位电子档案归档工作中问题
  2.1 电子档案归档的安全问题。基于计算机信息技术的事业单位电子档案管理,通过计算机等信息化的手段实现了档案信息化的信息收集、传输、归档等工作。相比纸质的档案归档工作,在档案信息分类、整理保存等方面,电子档案归档有更高的效率,也便于使用人员更好的查阅和检索。然而通过信息技术化技术完成的电子档案归档工作带来了安全性的问题,在电子档案归档文件传输、保管等过程中,可能会遇到病毒入侵或泄密、伪造等安全问题。事业单位的电子档案如果被不法分子窃取等,会导致事业单位信息的泄露,并可能经济等其他方面的巨大损失。
  2.2 事业单位电子档案管理人员素质不高。电子档案归档工作对事业单位档案管理人员的综合业务能力等提出了更高的要求。作为事业单位的档案管理人员,应具有比较高的政治思想水平,较强工作自我约束力,还应熟知并能充分运用现代化的信息技术,如计算机的理论与实际操作等,将电子档案归档管理的优势充分发挥出来。但目前很多事业单位负责档案管理的人员受到一些客观因素的影响,诸如日常工作量大、计算机操作不熟练等,使得管理人员的精力分散,不能专注且实际工作困难,同时岗位调动等因素也制约了电子档案归档工作的长期稳定性发展。
  2.3 事业单位电子档案管理缺乏规范性。在纸质档案管理中,档案管理人员重视了纸质文件保存的重要性,但在电子档案归档工作中,一些档案管理人员在管理观念还未完全转变,且对电子档案的载体没有足够的认识,如移动硬盘等,这些可脱机的移动载体没有被及时记录到备份数据档案登记薄,而被随意处置。在事业单位档案的一些数据、文件的备份上,没有明确要求进行备份,缺乏系统保准依据,也缺乏预防拷贝的技术措施等,造成安全漏洞的情况。
  3 事业单位电子档案归档工作的提升策略
  3.1 电子档案归档工作的信息化。在电子档案归档工作中,应首先提高对档案的信息化建设重要性的认识,电子档案归档工作实现信息化管理是一项重要工作,事业单位的各部门应引起高度重视,并增加相应的人力、物力、财力、精力的投入,树立正确的信息化档案管理意识,总结电子档案归档工作中陈旧的管理手段和方式,创新电子档案管理的机制,推进电子档案归档工作的信息化速度,实现档案信息资源的合理配置。将信息化的优势在电子档案归档工作中充分的发挥出来,为国家和社会发展提供更为优质的服务。
  3.2 健全相关制度,规范电子档案归档工作。电子档案归档工作需要完善的规章制度为其工作做好科学、合理、规范、有效开展的重要保障。电子档案管理的相关制度包括,电子档案文件的制作、审核、归档制度等,同时还建立健全档案管路的中的收集、整理、保管等制度。事业单位在进行档案管理制度的建立时,应将本单位档案的特点等考虑在内,根据实际情况,建立独特的电子档案制度,做到统一集中管理。
  电子档案归档工作还应设立一定目标和计划,以促进其长远发展。如增强其工作中的前瞻性、树立管理人员档案管理重要性意识等,并结合现代化的办公手段,制定符合当前电子档案归档工作的目标和计划。
  3.3 专业的档案管理人员培养。事业单位培养专业的档案管理人员首先应控制好人员的流动性;其次为保证电子档案归档工作的长期延续开展,作为档案管理人员应加强学习,并不斷更新知识结构,提升工作中的综合素质和能力。事业单位还应对档案管理人员进行定期的考核,建立定期考核制度,促使管理人员认识到电子档案工作的重要性,并根据工作情况确定薪酬等。
  3.4 提升电子档案归档工作的安全性。为保证电子档案归档工作的安全性,首先管理人员应提高安全意识,加强网络安全知识培训,提高电子档案归档工作安全性的认识;其次,对电子档案归档内容、文件等严格监控,及时更新并做好电子档案的备份工作,开启自动记录和监控功能,保证档案信息的安全完整。
  结语
  综上所述,电子档案更适用于现代化的档案管理工作,而事业单位对其管理还不够完善,所以在今后的工作中,档案管理人员应加强学习,提升电子档案归档工作的水平,并推进档案管理的规范化与科学化开展。
  参考文献
  [1]刘百玲.完善电子档案归档工作提高档案信息化建设水平[J].吉林农业,2018(,06):1.
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