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信息化时代办公室档案管理工作的创新浅谈

作者:未知

  摘要:科技的飞速发展使人们进入了高速发展的信息化时代,信息化已经渗透到人们生活工作的各个方面,在信息化时代中,如何科学的进行办公室档案管理工作的创新是目前企业档案管理工作的重点。本文简单分析了目前办公室档案管理工作中存在的问题,以及对其进行信息化管理的意义,详细阐述了办公室档案管理工作科学创新的相关措施,以期有效提高在信息化时代中办公室档案管理工作的质量。
  关键词:信息化;档案管理;工作创新
  办公室档案管理是企业管理项目中的重要组成部分,提升档案管理的质量是保障企业人事管理工作有序开展的基础。在信息化时代中的办公室档案管理工作,由于要达到更多的人事管理需求,所以增加了具体的工作量,因此,只有科学的对办公室档案管理工作进行创新,才能更好的适应信息化时代的要求,提高档案管理工作的水平,保障企业管理工作的质量。
  1 目前办公室档案管理工作中存在的主要问题
  1.1 办公室档案管理工作人员缺乏相关信息技术能力。要保证办公室档案管理工作信息化,就要有符合专业能力和综合素养要求的信息化管理团队,才能科学合理的通过信息技术提升目前的办公室档案管理工作的水平。但是,在目前的管理工作中,不仅没有完善的管理体系,还忽视对专业人才和新型管理理念的引进,嚴重阻碍了办公室档案管理工作信息化的发展速度。专业人才的缺失,以及管理工作人员信息技术能力的匮乏,都极大的阻碍了档案管理工作的效率和质量的提升。
  1.2 办公室档案管理工作不能满足信息化社会发展需求。信息化时代扩大了办公室档案管理工作的内容和范围,增加了更多机遇和挑战,只有在实事求是的基础上坚持不断创新,才能提高办公室档案管理工作的效率和质量,才能符合信息化时代的要求。而现阶段的实际情况不容乐观,大部分企业都不能有效的利用信息技术和手段提升管理工作的质量,对信息化的管理工作缺乏全面的认识,导致了目前的档案管理工作不符合信息化社会发展的需求,阻碍了档案管理工作整体水平的提升。
  2 加强办公室档案信息化管理的重要意义
  2.1 能有效提升档案管理的科学合理性。加强对办公室档案信息管理,能直接提升档案的归类,保管,和信息利用的科学合理性,提高档案管理的科学程度。和传统的管理模式比较,办公室档案信息化,能对档案管理实现电子化和智能化,提升管理效率,为企业管理的相关工作提供基础保障。
  2.2 保证档案信息传递的速度和质量。相关职能部门对办公室信息的需求普遍存在急迫性和间断性,所以就直接增加了办公室档案管理人员的工作难度,要保证及时高效的查询档案信息,并且高质量的送达到所需部门,只有加强对办公室档案管理工作的信息化程度,建立信息共享平台,职能部门的工作人员在满足相关条件后可以自主查找所需的档案信息,提升工作效率。
  3 信息化时代办公室档案管理工作科学创新的主要措施
  3.1 重视创新理念和信息化技术水平的提升。在信息化时代中,科学创新办公室档案管理工作,首先要重视对管理人员的创新理念和意识的提升,才能保证信息化技术水平的提升。信息化时代的档案管理工作,不仅要求管理人员具备相应的管理知识,还要有较高的综合素养,其根本是要转变工作人员的传统的思想理念,使之符合信息化时代的要求,方能更好的服务于管理工作。同时,相关部门应当重视对管理人员的信息化技术水平的提升,通过开展培训,增加学习和交流的机会等方式使管理人员能够更加积极主动的参与到具体的信息化管理工作中。
  3.2 建立智能化的信息资源共享平台。信息化的档案管理工作不仅仅是对档案的简单收藏和保存,而是要保证高效的档案信息利用,加上信息化档案管理工作的规模和范围逐步扩大,所以建立智能化的信息资源共享平台,利用信息化技术科学对档案信息进行收集和管理,保证和提高档案信息的利用率。同时赋予相关职能部门的部分工作人员的档案查询权限,使得档案管理工作和其他部门的工作配合更加协调。
  3.3 提升办公室电子档案管理水平。信息化技术改变了传统的档案管理模式,电子档案管理逐步代替传统的纸质档案管理方式。在信息化技术的支持下,可以创建档案管理的网站,保证信息资源收集的效率和质量,实现档案管理网络化和智能化。其次,可以建立电子档案数据库,不仅能实现所有档案资源的统一管理,还能优化信息资源,实现资源共享,同时还能提高档案信息的期限和质量,促进档案信息管理效率的提升,提高档案信息资源的利用率,创造更多的价值。
  3.4 加强政府部门的作用。保障档案管理工作的安全性,离不开政府部门的支持和配合。首先,政府部门应当重视对档案管理工作的立法,完善相关法律法规,保障信息技术的安全。其次,政府部门应当重视网络安全监督和治理,才能保证信息资源的安全性,促进档案信息管理的可持续发展。另外,政府部门应当对档案安全管理制定有效的应对措施,才能为档案信息资源的安全提供基础保障。
  3.5 培养专业的信息化档案管理人员。在信息化的档案管理中,由于其管理工作会涉及到很多不同单位不同部门的协调工作,所以只有培养专业的信息化档案管理人员,才能使新型的电子档案管理与传统的纸质档案管理之间配合更好协调,更好的满足现代化办公室档案管理的具体需要。
  3.6 建立科学的信息反馈考核体系。对办公室档案管理实施信息化,其重点是保障档案管理工作的时效,提高与其他部门的工作配合能力,因此需要建立科学的信息反馈考核体系。政府相关部门重视与档案管理部门的沟通联系,根据具体的制度和要求,及时将信息反馈到管理部门。通过信息反馈考核体系的建立,能充分的调动工作人员的积极性,提高信息化办公室档案管理的质量。
  结束语
  有效提升信息化时代办公室档案管理工作的质量,科学创新是关键。只有通过科学的措施,才能全方面的提高管理人员的管理水平和技能,才能保证管理工作的信息化智能化,才能适应社会发展的需求。
  参考文献
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