档案管理智慧化路径探讨

作者:未知

  摘要:现代数字化和信息化环境下,数字技术和信息技术对各行各业产生了巨大的影响。在信息管理领域,更是改变了信息管理的基本模式和发展方向。档案管理作为信息管理体系中的一个环节,对单位决策以及单位其他工作的意义重大。近几年来,许多单位从提升档案管理效能的角度出发,开始利用一些新型信息处理设备对档案资源进行处理。档案管理朝着多元化、智慧化和高速化的方向发展。本文立足于档案管理智慧化这一背景,探讨信息技术以及其他信息处理设备与档案管理的融合路径,希望能够丰富档案管理智慧化领域的研究。
  关键词:智慧化;数据;档案管理;智能移动
  1 理论概括
  档案管理智慧化是近些年来档案管理领域较为火热的词汇,它是创新2.0 时代的发展产物。档案管理智慧化是档案事业发展的必然趋势,具体表现在两个层面[1]。一方面,知识经济时代,各个单位的信息数据量都呈现出“井喷式”的增长态势。在这种背景下,单位档案管理工作量增加,档案管理难度提升,档案管理人员的工作负担也随之提升。为了提升单位档案服务成效,改善单位档案服务工作,必须加强对档案资源的处理速度。信息技术在处理档案资源方面优势明显,能够快速的对档案资源进行剖析、检索和调动,优化单位档案服务工作。因此,从优化档案服务效能角度来看,档案管理智慧化已经成为档案事业发展的必然趋势。另一方面,传统档案管理机制当中,单位档案经费开支增加的同时,档案管理却始终难以走向可持续化发展的道路,难以适应信息时代的发展。在人工智能技术、区块链技术以及云计算深度发展的今天,单位只有加强信息化建设,才不至于被时代所淘汰,才能保证自身在相关领域的竞争力。单位推动档案智慧化管理工作,可以夯实档案信息化建设的基础,为单位未来发展提供助益,使单位档案管理工作走向可持续化发展道路。因此,从时代背景以及单位未来发展角度来看,档案管理智慧化已经成为档案事业发展的必然趋势。
  2 智慧化管理路径
  2.1 档案智能移动终端服务
  顾名思义,档案智能移动终端服务以智能移动终端和互联网技术为载体。一方面,单位创建相关的服务平台,是提供智能移动终端服务的基础条件。具体而言,单位既可以开发相关的APP,也可以在微信公众号上提供智能移动终端服务。APP模式和微信公众号模式各有利弊,APP模式的优点在于稳定性,也能够为单位打造档案管理品牌;APP模式的缺点则在于单位需要花费较多的资金进行技术改造和技术维护。微信公众号模式的优点在于成本低廉,直接依托于现有的微信技术开展档案服务;微信公众号模式的缺点则在于稳定性较差,难以为用户提供优质的服务,在使用过程中容易面临系统崩盘的问题。另一方面,单位必须利用信息处理技术和数据技术来搭建平台与单位档案管理系统之间的渠道,确保各项档案数据资源能够及时被更新和同步。只有确保档案数据资源更新渠道的畅通,才能提升用户对单位档案服务工作的体验感和满意感。
  2.2 档案智慧化安全管理
  信息资源只有具备真实性和原始性,其才是有价值的资源。档案智慧化管理的核心仍然在于档案安全,只有确保档案资源安全,才能保障档案资源的可用性。单位应当综合运用多种信息技术,加强档案管理的事前防控和事后防控。一方面,在事前防控机制上,单位不仅应当在计算机中搭建相应的防火墙,还应当利用信息隔离、信息加密以及区块链技术固定档案内容,将最原始的数字档案存于相对封闭的环境当中。单位加强事前防控,能够避免单位档案管理系统遭受黑客以及木马程序的入侵,降低档案管理风险,确保档案资源随时处于一个可用的环境当中。另一方面,在事后防控机制上,单位应当重点加强档案备份工作,利用云端储存技术来实现档案资源的高效备份,节省档案备份开支。具体而言,单位应当加强与相关云储存技术商的合作,将相关档案资源分批次传入到云终端数据库当中。在档案资源遗失、损毁后,及时在云终端下载相关档案资源,提升单位档案管理工作的抗风险能力。
  2.3 培养优质人才
  档案智慧化管理需要单位打造一批优质人才队伍,这是实现档案管理智慧化、科学化和体系化的必经路径[2]。一方面,单位要切实加强人才培养工作,将信息技术操作课程融入到培训课程当中,提高档案管理人员对前沿技术的运用能力。另一方面,单位要加强工作人员对信息处理设备和系统的运用能力,提高工作人员对扫描仪、一站式装订机、档案管理系统和档案安全管理软件的运用能力。
  结束语:伴随各种信息技术的发展,我国档案事业的发展速度和改革速度也在加快。檔案管理基础设施改进以及档案管理环境的优化为档案管理智慧化奠定了基础。档案智慧化管理可以调整单位档案管理结构、降低工作人员负担和节约档案管理开支。作为现代电子信息技术与档案管理服务相结合的产物,档案智慧化管理已经成为单位改革的必然趋势。尤其是近几年来,云计算、区块链、大数据以及移动互联技术的迅猛发展,使得当时也进入到了新的历史性技术变革期。档案管理工作仍在不断演进与改善过程中,档案管理人员必须树立创新思维,在长创新中谋求发展。
  参考文献
  [1]丁晓茹.互联网+云服务模式在档案利用中的探索与实践[J].数字与缩微影像,2018(04):10-13.
  [2]李月华.浅谈档案资料科学化管理[J].机电兵船档案,2018(06):36-38.
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