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基于大数据技术的电子信息化档案管理研究

作者:未知

  摘要:本文从分析电子信息化档案与传统档案管理的差异着手,介绍了电子信息化档案管理的意义;从思想角度和管理手段出发,分析了大数据背景下档案管理数据具有的特点以及发展趋势,从而提出了基于大数据技术的档案信息化建设策略,以期为电子信息化档案管理提供决策依据。
  关键词:档案管理;大数据时代;电子信息化
  一、电子信息化档案与传统档案管理的差异
  与传统档案管理相比,电子信息化档案与传统档案在管理上存在着很大的差异。
  (一)管存空间不一样
  传统档案通常情况下,保存于档案室,进行集中统一保存管理。而电子档案管理具有相对分散且形式多样的特点。部分电子档案是在线集中的方式,将电子文本转移到档案部门指定的信息地址中进行管理,部分是通过档案部门掌握其信息地址而进行管理。还有些是保存到磁带、磁盘、光盘等载体,然后集中于档案部门进行管理。
  (二)管理保存技术不同
  传统档案保存环境只要做好温度、湿度、防火等常规技术,即可进行保存管理。而电子档案管理本身则是通过技术手段进行的收集,因此,对其管理和控制的技术要求,也远远超过了传统档案的管理技术。例如,电子档案载体的老化、污染、磁场等都会影响其管存质量,同时,计算机病毒软、硬件系统的升级更新等,也都会影响电子档案的识读和利用,而传统档案的管存则不存在这些问题。
  (三)档案利用效能不同
  传统档案在重新利用虽然存在专题性、系统性强的特点,但转化过程速度慢,时效性较低。而电子档案中的信息,可随时进行提取,并能迅速的作为参考资料供使用者利用。此外,电子档案的利用还可以采用在线方式,对于用户来说.基本上摆脱了地域和时间限制,使文件查找速度快,可以实现信息或数据的共享,充分发挥信息技术的优势。
  二、电子信息化档案管理的意义
  (一)档案管理信息化推动档案管理现代化
  大数据时代档案数量剧增,档案载体呈现多样化,档案内容分散交叉等显著特征要求我们必须采用符合时代潮流和要求的现代化的档案管理方式和方法。
  (二)档案管理信息化提高档案管理的质量和服务水平
  1、档案管理省时省力
  档案管理的信息化使得档案可以一次录入多次利用,档案管理和利用的效率极大提高,档案管理的网络化,实时化和自动化让我们的档案管理工作省时省力。
  2、档案利用更便捷
  档案管理的信息化的一个重要内容就是档案的网络化,有档案使用需要的人可以随时随地的查阅和使用网络上共享的档案资料,在一定程度可以帮助加快档案使用者的工作进度;同时,档案管理的网络化使得档案管理人员对档案资料的管理和挖掘更便捷和有效[1]。
  三、大数据背景下档案管理数据具有的特点以及发展趋势
  档案实际上是在人类发展历史过程中,人类根据周围事物的发展特征以及改造世界而进行的理论文字资料。人们可以通过文字资料的描述来了解当今历史发展的各个事件,所以档案也是人类历史文明发展的见证者。档案记录了我国5000多年来的历史发展趋势和发展内容,假如古人没有将一些历史事件记录到档案中,则人们很难对我国优秀的传统文化进行良好的传承。并且随着当前大数据时代的发展,档案也结合了当前的时代特征而进行了内容和形式上的改变,主要有以下几个方面
  (一)从思想角度出发
  人们要根据当前时代的发展特征,来改变对档案管理的手段和观念,在对档案进行管理的过程中,一定要重视以往旧的档案使用价值。要从大数据时代下,数据传输和储存的特点出发,利用大数据时代下,先进的科学技术手段,来对之前的档案资料进行系统性的归纳和分类[2]。根据当前网络信息技术的发展,工作人员还要在网络平台上建立起档案管理平台,使得以往的档案资料可以对当今时代的发展具有良好的指导作用。
  (二)从管理手段出发
  在我国传统的档案管理工作中,由于大部分的档案资料都是通过纸质进行保存,因此,管理手段也大部分是用人工进行资料的归纳和总结。但是随着当前大数据时代的发展,工作人员应当在档案管理工作中,运用先进的信息化手段来进行系统的管理,在当前档案管理工作中加入信息化的技术,将当前档案资料做成电子版本并且上传于网络,方便管理人员可以根据实际需求来进行相关档案的搜集管理。
  四、运用大数据技术的档案信息化管理策略
  随着当前大数据时代下,信息化技术的不断发展,企业的管理人员可以根据网络上大量的企业发展管理建议和发展措施,来完善自身的企业决策管理。但是企业的管理人员一定不要根据自身以往的管理经验来进行企业的决策和发展方向,企业管理人员在制定发展模式时,一定要立足于用户的实际需求和体验感觉[3]。所以管理人员一定要根据当前大数据时代下的信息技术来进行先进的档案管理模式和技术的更新,根据我国信息化建设的现状,管理人员可以从以下方面进行信息档案的管理工作。
  (一)建立先进的网络环境及配套的软件及硬件支撑
  随着当前大数据时代的发展,工作人员要根据实际档案信息管理现状,来建立技术含量高的管理软件,并且还要定期对管理软件的运行环境进行随时的监测,从而可以逐步實现将传统资料数字化的转型。对于档案管理中的收集以及储存工作,工作人员需要用先进的网络技术来作为基础性的技术支撑,工作人员还要根据实际的管理情况,来引进先进的计算机、交换机等先进的信息处理设备。在软件建设方面,建设以企业档案管理平台及企业档案管理系统,实现档案信息数字化管理模式的成功转型。
  (二)完善信息化管理手段
  随着信息化时代档案信息的不断增加,工作人员要根据实际档案信息储存量来制定合理的档案信息管理手段,使得企业所制定的档案信息管理手段,可以符合当前大数据时代的发展[4]。
  (三)信息安全防护体系是系统健康发展的基础
  在档案电子化转型的过程中,工作人员一定要注意档案中的商业机密和企业的核心数据保护工作,运用当前先进的信息技术来从根本上制止机密泄露的情况。并且根据当前信息化的技术来建设反病毒、反黑客等防护墙来加强企业发展机密的保护工作[5]。将机密数据的传输过程,利用加密算法来进行隐蔽的传输,在机密数据传输的过程中,管理人员还要保证参与机密数据传输工作人员的数量,从而保证信息传递过程中具有较高的稳定性。
  (四)提高企业档案信息化人才队伍素质
  在大数据时代下档案信息管理工作中,除了要运用先进的信息技术来进行档案信息的管理工作。企业还要加强内部文化建设来建立一批高素质的企业档案信息化管理人才,并且还要在企业内部加强和各个部门之间的数据交流。因此企业针对当前信息化档案管理工作人员提出了更高的标准,档案信息管理人员不仅要懂得当前大数据时代下的管理先进技术,还要学会应用一些办公自动化的软件,进行档案信息的处理,从而可以有效地对档案信息的安全性进行保证[6]。
  五、结语:
  随着我国当前大数据时代的来临,人们的工作生活逐渐朝着快节奏的方向发展,与此同时,人们还接受着信息爆炸对档案信息管理工作带来的挑战,面对信息量激增的档案信息,工作人员要结合当前先进的档案管理数字化系统来提高档案管理的信息化手段,从而可以最大程度地实现档案信息的价值。
  参考文献:
  [1]杨永久.大数据时代档案管理模式变化研究[J].中国管理信息化,2018,21(01):120-121.
  [2]于斌.大数据时代档案管理面临的问题及对策[J].机电兵船档案,2016(06):69-72.
  [3]戴玲,彭延国,彭长根.大数据环境下的电子档案信息安全问题及对策[J].兰台世界,2015(29):25-26.
  [4]刘阳. 大数据时代档案管理模式变化研究[D].湘潭大学,2015.
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