数字城建档案管理系统的设计与实现

作者:未知

  【摘 要】城建檔案包含工程项目中的建筑房屋,地下管线以及桥梁道路等。我国经济在近些年始终处于发展极为迅速的阶段,而建设之于城市化也保持着较快的节奏,伴随着不断增加的城市新建、扩建以及改建项目的数量,规模以及数量之于城建档案亦在此背景之下得到了增加。与此同时,将些许困难带给了管理之于城建档案。计算机技术信息化与数字化的优势是城建档案管理数字化模式是建立的基础,从而使得管理的层次化、分类化之于城建档案得到实现,间接性导致使用效率与保存质量之于档案以及质量之于城建档案管理得到有效地提高。本文的切入点是主要内容之于城建档案管理,并且对重要意义之于数字化城建档案管理进行了分析,并针对城建档案管理的数字化设计的完善提出些许方案。
  【关键词】城建档案;数字化;档案管理
  在城市化建设快速发展的时代背景下,城建档案的内容和规模日益扩大,工作难度也相应增大。为此,有必要建构和优化城建档案数字化建设,充分认识到城建档案数字化建设的重大意义,探索城建档案数字化建设的发展路径,促使城建档案管理工作更为快捷和高效,较好地提升城建档案管理的效能。
  1档案数字化的概念
  档案数字化是指通过扫描仪、数码相机等图像采集设备,对原始纸质档案信息进行完整地采集,形成能够被计算机系统所识别的文件类型,最后存储到磁带、光盘等信息载体中,以提高对档案的管理效率,实现资源共享。随着科技的发展,人们提高了对档案数字化管理的认识,加大了对档案数字化管理的研究力度,在整个档案系统范围内开展了档案管理数字化建设工作,并且已经形成较为合理的管理体系,在城建档案领域中也积极尝试实践了档案管理方式的转变。当前,虽然纸质档案仍是主要的保存方式,但纸质档案数字化已经成为档案管理的必然趋势。随着档案数字化管理技术的日趋成熟,档案数字化发展必将越来越快,对档案管理工作的作用也越来越重要。
  2实现城建档案数字化管理的重要意义
  以前的城建档案管理工作多数是利用人工对城建档案信息进行分类和整理,储存形式是以纸质的方式。这种管理方式不但会浪费大量空间,还容易造成信息缺失。另外,很多城建档案都只是简单建立了档案分类目次及所有的卷宗目次,需要运用时要通过人工进行详细查询,致使调档效率低下,且档案存储过于分散,查找需要的信息时要依靠很多人力。而且,纸质档案经过多次阅览后容易造成损坏,导致信息不全。此外,城建档案的阅览只能在阅览室进行,因此很难实现信息的共享与资源的相互利用,加之目前的城建档案信息不够完善、不成体系,所以在深度与广度上不健全。以上种种问题均导致城建档案管理工作的开展面临很多难点,而实现城建档案数字化则能很好地处理以上问题。其最主要的原因是它在数字技术的前提下,利用计算机网络与储存技术通过计算机网络实现了优质资源的共享,也充分发挥了数字化档案查找与运用价值。
  3具体策略之于城建档案管理数字化设计的完善
  3.1做好城建档案数字化建设的前期调研和合理规划
  要注重城建档案数字化建设的前期调研工作,对实体馆藏城建档案的管理情况进行详细、全面地调研,确保城建档案信息资料的完整性、真实性,能够为需求者提供快捷、高效的城建档案信息化服务。同时,还要在城建档案的数字化建设中做好科学合理的规划,包括馆藏城建档案的具体数量、不同类型等,在科学调研和合理规划的前提下,依照相应的标准进行档案的分类、整理,使之成为系统化、清晰化的具体档案条目,能够快速、准确地为档案检索提供线索和渠道,满足使用者的具体需求。
  3.2严格信息管控,确保档案数字化质量
  严格的管理制度有利于提高档案管理人员的责任心,树立质量与安全第一的意识,保证档案数字化工作的顺利开展。还应建立数字化标准规范,以确保加工环节的规范化与档案数字化的质量。首先,城建档案管理部门在委托数字化加工专业公司提供服务时,要与数字化加工专业公司签署服务质量协议,提出质量标准与质量要求,以此规范档案数字化加工行为。还要签署安全保密协议,严防在数字化加工过程中发生纸质档案的损毁、丢失、泄密等现象。其次,科学、准确、规范地录入机读条目信息。最后,严格监督检查工作,对数字化档案的扫描质量及时跟进。
  3.3进一步提高扫描人员的整体素质
  一是对于扫描人员流动性大,新任扫描人员难以很快胜任扫描工作这个问题,可以根据现有的扫描工作制度、工作流程和技术标准等,形成简单易懂的操作手册,提供给新任扫描人员进行学习。二是对于扫描过程中遇到的新问题或者多人、多次出现的问题,可以由扫描人员自己记录下来,定期提供给扫描工作管理人员。管理人员将问题归纳后,对于大家共同的问题,可在工作间隙对扫描人员进行简单的培训,加以解决。三是对扫描管理人员进行系统的培训,让其从城建档案的形成过程、组成内容、容易出现的问题等各个角度了解各种类别的档案,对城建档案形成系统性的认识,以便于在扫描工作过程中对扫描人员产生的问题进行解答和处理。
  4结语
  城建档案数字化管理是一项系统的工作,任重道远。城建档案馆应加强城建档案信息安全保障体系建设,健全档案信息安全管理体制。城建档案管理人员要提高认识,不断提升自身的档案数字化工作能力,增强对数字化档案管理的力度,加强数据质量控制,做好档案数字化的全程监控,保证档案的真实性与原始性,努力实现城建档案存储数字化和利用网络化,为数字化城市建设和经济发展服务。
  参考文献:
  [1]吴丹.新形势下城建档案管理数字化建设探讨[J].经营管理者,2015(28)
  [2]刘训文.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].企业改革与管理.2015(20)
  [3]侯娟.推动城建档案数字化建设的途径探讨[J].才智,2015(22):299
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