关于会计电算化系统采用收付转分类设置记账凭证的探讨

作者:未知

  记账凭证是一个极其基础的会计信息记录载体,它是会计人员对原始业务信息按照会计语言和要求进行分类加工处理的信息载体,包含名称、填制时间、凭证编号、借方科目及其金额、贷方科目及其金额、所附原始凭证信息、有关人员的签名签章等要素。无论是在手工会计时代,还是在电算化会计软件核算的今天,记账凭证的这些要素内容始终没有改变,而且也不会改变。同时我们也不难发现,当前电算化会计软件信息系统普遍直接照搬采用了手工会计时代将记账凭证分为收款、付款、转账三种类别的处理模式。本文将就这种照搬手工时代区分记账凭证类别的必要性进行剖析。
  一、手工时代把记账凭证按照收付转进行分类设置的原因
  无论是手工时代,还是会计电算化的今天,会计核算都采用从处理原始凭证开始,到生成记账凭证,再到记录明细账和总账,最后再到生成会计报表这样一个基本业务流程和数据处理的逻辑关系。当然,也有很多会计软件对原始交易和事项的处理是从人工录入记账凭证开始,然后登记账簿、编制报表的。这种对会计信息流程的选择,无论从记账凭证还是原始凭证作为起点开始,都遵循了会计信息生成的基本过程规律。其中,在手工处理会计信息时代的会计凭证有两种设置方式:
  第一种是采用通用格式的记账凭证,也就是企业所使用的记账凭证仅有一种外观格式,无论收款业务、付款业务还是转账业务处理均在这种统一格式的记账凭证上进行设置,这种格式的记账凭证适用于业务量较少、规模较小、会计人员较少的企业进行信息处理。
  第二种是采用专用格式的记账凭证设置方式,也就是从外观上(主要是颜色)、格式上、类别上把记账凭证分为收款凭证(通常是印有红色字样和线条格式的记账凭证,现金、银行存款科目的借方填制在凭证左上方,便于汇总和查阅)、付款凭证(通常是印有蓝色字样和线条格式的记账凭证,现金、银行存款科目贷方填制在凭证左上方,便于汇总和查阅)、转账凭证(通常是印有黑色字样和线条格式的记账凭证,借贷方科目和金额逐行填制)。这种区分收付转分类的记账凭证需要会计人员根据不同的业务选择填制相应格式的记账凭证。它适用于交易业务量大、企业规模大、会计人员较多的企业。
  乍一看,有很多人并没有去思考、深究为什么当交易业务量大、企业规模大、会计人员较多的企业比较适合使用这种收付转专用格式的记账凭证。另外,由于把记账凭证分为收付转分类长期以来受到广泛的认可、欢迎,历时源远流长,导致很多会计人员没有深刻思考是不是从记账凭证出现的那一天开始就开始有了收付转的分类,没有思考记账凭证收付转是不是与生俱来就存在的。
  在手工記账时代,为了保证记账结果的准确性,人们将账簿记录分成明细账(含日记账,下同)和总账记录两种记账岗位,这两种岗位记账员按照同一个依据——记账凭证各自独立记账,也称平行记账,要求做到同时登记、方向相同、金额相同,到了期末再核对总账记录结果与明细账记录结果是否一致,以确定记账结果的准确性。从理论上来说,由于双方记账的依据是同样的记账凭证,因此总账记录员的记账工作量和明细账记录员的记账工作量是一样的。
  但是,手工时代对会计记账人员的分工通常是这样的:企业一般给明细账记账工作配备若干个记账人员,而给总账记账工作仅配备一个记账员。这样一来问题就出现了:在同一个会计时期内,总账记账员一个人要依据全部的记账凭证登记每一个会计总账账户,而配备的若干个明细账记账员也是依据全部的记账凭证仅登记本人负责的那一部分明细账,意味着总账记账员的工作量是全部明细账记账员工作量的总和,这样的工作量负荷显然对总账记账员而言是不公平的。
  因此,为了简化总账账人员的工作量,实现所有会计核算人员之间工作量的大致均衡,人们在长期的实践中摸索出了一个很好的办法,将记账凭证分为收款、付款、转账类型进行填制、装订和保管。这种情况对于明细账记账员而言,并不会增加其记录明细账的工作量,当然也不会减少其记录明细账的工作量。因为无论区分还是不区分记账凭证类型,各个明细账记账员都要依据有关的记账凭证逐笔登记明细账。但是,把记账凭证分为收付转三个类型和格式以后,对于总账记账员而言,他就不需要像以前没有区分记账凭证类别那样对一张一张凭证进行甄别、逐笔业务登记到总账中,他就可以快速找到一个类别记账凭证中的某一个会计科目,对其进行加计汇总,然后在总账上登记一笔汇总数即可。尽管此时的总账记账人员仍然要对全部的记账凭证进行汇总,但是登记到总账的业务笔数大大减少,只需要登记一个时期以来的汇总数就可以。因此,不难看出,将记账凭证区分为收付转专门格式和类别,最初主要出于方便总账记账人员工作、提高总账记录工作效率的需要而设计的(其实,在此基础上出现的汇总收款凭证、汇总付款凭证、汇总转账凭证的使用也是这个道理,它适合于交易事项频繁发生、业务数量繁多、业务内容相当庞杂的大型企业从事会计信息处理工作)。
  后来,会计人员还发现当所有的记账凭证按照收付转分类装订保管以后,后续需要去查找某一个记账凭证,按照分类保管的凭证比未分类保管的凭证查询起来要方便得多。这样,将记账凭证按照收付转分类设置就越来越受到企业会计人员的欢迎。以至于会计人员认为,把每个会计期间产生处理的记账凭证进行分类,是为了方便不同记账人员快速而准确地记账(尤其是为了方便和提高总账记账员依据记账凭证汇总登记工作的效率),也是为了方便会计检查稽核人员能够快速查阅到所需要的凭证资料。因此,记账凭证分为收付转分类并不是从一开始就存在的,而是出于效率与公平的需要,经过后天的经验总结出来的。
  二、电算化会计系统没有必要采用收付转分类的记账凭证设置方式
  久而久之,人们便以为记账凭证区分为收付转的专门格式和类别是与生俱来的,也就导致了从20世纪80年代以后开始逐步实行会计电算化以后,由于长期以来受到手工会计信息处理的影响,人们不假思索地把这种收付转格式和类别的记账凭证直接按照手工方式依葫芦画瓢地设计到会计软件系统中。而且这种直接搬过来的记账凭证,并没有引起人们在以后使用会计软件中发现任何的不方便和不适应,这种直接照搬手工会计记账凭证的行为同样更没有影响、危害到会计信息的质量。这就导致了在目前对会计信息核算工作已经全面实行计算机自动化处理的今天,在会计软件系统中已经根植几十年的手工记账凭证区分收付转分类的设置方式竟然一直得到默认和许可。   计算机自动化处理会计信息有一个最大的优点就是数据循环处理、重复处理的效率和效果极高,是人工处理远远不可比拟的。因此只要会计信息的处理方法不变、处理的流程不变,需要计算机处理的业务信息量、数据量越多,就越能体现计算机准确、高效的优越性。换一句话来说,就是人们在开发会计软件系统、设计会计核算信息系统时,无论计算机处理的信息量和数据量有多大,人们都不需要担心计算处理出现错误的结果(前提是需要在系统中设计一个正确的会计数据流程、会计处理方法)。
  既然计算机处理会计信息具有上述优点,那么接下来就可以思考以下问题:(1)手工时代为了避免记账人员记账出错将记账工作分离成明细账与总账两个独立记账系统并行记账,是否还需要在会计电算化系统中这样照搬过来?显然,计算机按照单一流程的数据转移处理是不需要担心记账结果出现错误的,因此也就没有必要将账簿记录要求计算机平行记录明细账和总账,仅仅记录一套账簿就可以,丝毫不影响计算根据一套账记录编制会计报表。所以说,当前会计电算化系统区分总账和明细账两个记录的做法完全是多此一举。(2)手工时代为了提高总账记账人员效率和减少其工作量而设计了收付转分类记账凭证的设置方式,是否还需要在会计电算化系统中照搬过来?对于计算机来说,只要数据处理的来源和处理程序不变,即设定像手工那样要求依据记账凭证登记账簿,逐笔登记和汇总登记的过程不变,对于计算机而言仅仅是简单的数据转移,数据量多少都不会影响计算机处理最终结果的准确性,因为同时用两种路径和仅使用单一路径的信息处理不会让计算机记账的准确性受到损害,更没有必要担心计算机在汇总登记时因为没有对凭证分类而影响準确性。
  其实,对于会计电算化系统而言,如果采用收付转分类的记账凭证设置方式,反而会给整个电算化系统设计和程序编制增加更多的工作量,导致整个会计软件系统远远比单一格式即通用格式记账凭证的会计软件系统要复杂、繁琐,从而减慢系统的运行。因此,基于计算机处理信息的特点和优点,会计电算化信息系统中完全没有必要去照搬手工时代将记账凭证分为收付转分类进行设置的方式,只需要采用简单的通用格式记账凭证设置模式即可。
  (作者单位:中国航发北京航空材料研究院)
  参考文献
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