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基于微信公众号的高校声像档案利用服务研究

作者:未知

  【摘要】文章采用调查研究法探索微信在高校声像档案利用服务中的办法。档案工作者应丰富声像档案、加大开发整理、健全档案服务界面,通过公众号向高校师生提供学校历史图像/音像/影像档案、历年毕业生照片、档案解密、档案编研成果、电子地图和在线交流服务功能,并及时更新公众号内容,增强交流互动,提高声像档案服务学校发展和师生的能力,促进声像档案利用的可持续发展。
  【关键词】微信;声像档案利用;可持续发展;“互联网+”
  《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》(以下简称
  《规划》)提出,到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。档案事业发展要基本实现利用便捷化,即档案利用服务模式创新和档案信息开放取得实质性进展;档案信息整合共享程度明显提升,档案利用服务更加便捷普惠,方便人民群众的档案利用体系更加完善。
  文章采用调查研究法,分析基于微信公众号的高校声像档案利用服务的模式创新。调查对象为截至2017年10月17日注册认证了微信公众号的55所高校。经过研究得出的结论是,基于微信公众号平台向广大师生校友社会公众提供档案利用服务的高校正在增加,档案利用的方法开始便捷起来;“互联网+档案”的新业态新模式,是档案贴近民生、服务民生的新途径。
  一、微信公众号服务高校声像档案的现状
  (一)开设档案馆微信公众号的高校比例小。杜玥在2017年发表《高校档案馆微信公众平台应用现状与策略研究》,该文显示截至2016年5月共有21个高校档案馆开设微信公众号。经笔者通过设置关键词“大学 档案”“学院 档案”和“大学档案館”分别搜索统计,截至2017年10月17日,我国仅有55所高校档案馆设立微信公众号。全国高校共2432所(数字出自教育部《2013年具有普通高等学历教育招生资格的高等学校名单》),用此方式提供档案利用服务的高校占全国高校总数的2.3%(见图1)。经过1年5个月,开设档案馆微信公众号的高校增加了34个,增幅超过160%,然而采用此方式向师生提供档案利用服务的高校仍然非常少,占全国高校总数比例小。详见图1—3。
  从55所高校档案馆公众号中,选取15个比较具有代表性的研究对象,对他们提供的档案利用服务进行分析研究。截至2017年10月17日,公众号提供档案利用服务的情况如“表1”所示。其中,序号1—4对应的高校档案馆,于2016年5月前开设公众号;序号5—15对应的高校档案馆于2016年5月及之后开设公众号。
  (二)已开通微信公众号的档案馆向用户提供的微信界面服务功能较少。微信向公众号主体提供了自定义菜单功能的服务,菜单可设置一级和二级菜单,可以根据档案馆开展的业务设置功能菜单。上表中10个公众号设置了两级菜单,更新频率较高且开通时间较早的公众号一般提供档案业务咨询、档案查询、特色馆藏展示、校史文化传播、用户互动等服务。不活跃公众号提供的服务较少,界面功能较单一,推送内容更新不及时,甚至有部分账户已成为僵尸账户。比如华东交通大学档案馆微信公众号,已提示“技术故障”字样,用户无法通过公众号利用档案。
  (三)微信公众号对声像档案的利用主要以图像档案为主。高校档案馆公众号较少提供声音或者视频格式声像档案。上表中仅有西北工业大学、中山大学、同济大学等少数学校推送了音像、影像信息,但推送的信息并非原始档案或者经过加工的档案信息。大部分高校档案馆推送的信息以图像档案为主,图文并茂,文字亲和有力。
  (四)微信公众号推送更新不及时。根据档案工作的特点,以7天推送更新一次文章为活跃公众号,上述研究对象中划为活跃(推送及时)公众号的是西北工业大学档案馆校史馆和贵州大学档案馆校史馆。以推送文章单篇阅读量超过100人次为活跃(用户反应)公众号,则中山大学档案馆、西北工业大学档案馆校史馆、同济大学档案馆、山东大学档案校史、贵州大学档案馆校史馆和中国人民大学档案馆6所高校经营的公众号较为活跃。可以看到,研究对象中的公众号,60%的公众号存在推送更新不及时的情况。
  二、分析微信公众号促进高校声像档案利用的可行性
  根据《规划》精神,以初步实现以信息化为核心的档案管理现代化为档案工作的发展目标,要做到档案治理法治化、资源多样化、利用便捷化、管理信息化、安全高效化和档案队伍专业化。其中,通过微信公众号可以有效实现档案利用便捷化。
  (一)微信具有广大而活跃的师生用户。根据母公司腾讯2017年8月公布的季度业绩报告数据,截至6月底,微信有9.63亿月活跃用户。《2015微信生活白皮书》显示微信用户范围不仅有80、90后,还有60后等年长用户。一份来自目前互联网上国内最早最大的在线问卷调查、考试和投票平台《问卷星》的问卷调查《北京高校师生微信使用状况及其影响调查问卷》结果显示,参与投票的327名北京高校学生中,96.33%的人使用微信,86.85%的人会通过微信他人进行联系。拥有较高知识水平和较强学习能力的高校师生,对新兴社交媒体的接受度比较高,这有利于高校档案工作者通过微信公众号提供声像档案的利用。
  (二)微信具有信息短小精悍的特点。档案馆微信公众号通过提供碎片化、简短而生动的档案资料,可及时将档案开发的阶段性成果展示给高校师生。同时缩短档案编研周期,给档案工作者提供编研动力,促进档案工作者更积极地投入到档案整理研究的工作中。
  (三)微信具有定时推送信息的功能。将档案利用的方法和利用常见问题定时推送给高校师生,解决如何利用档案的问题,可以节约利用者宝贵的时间和精力,避免档案工作者和利用者就同样的问题消耗资源。
  (四)微信具有双向交流的功能。公众号可以提供自动回复和人工回复两种与用户交流的方式。档案馆微信公众号运维人员可以及时整理自动回复的内容、定期开展人工回复服务,使档案利用者获得良好的使用体验。同时利用双向交流的功能,可以面向师生校友征集学校档案,如上传历史瞬间、读书笔记、校园环境、口述历史等,提高外智对档案收集的热情参与度。   三、探索如何发挥微信公众号的服务功能
  (一)准确定位微信公众号的服务功能。当前我国档案部门微信公众号的功能定位尚存在一定的模糊性、随意性、不准确性等问题。本文认为可从下述几个方面准确定位高校档案馆微信公众号应提供的服务功能:一是实现提升档案工作和档案工作机构的影响力,吸引更多的师生关注档案的价值。二是促进档案工作机构积极开展编研工作,充分挖掘档案价值与作用,为学校各项事业的发展提供参考服务。三是简化档案利用的程序,提供简单易行的查档方式。四是拓宽档案收集的渠道,多角度丰富高校档案,提高师生参与档案建设的热情。
  (二)指定专人负责微信公众号的运行维护。各高校档案公众号主体可以指定专人负责微信公众号的运行维护。第一,档案工作协作组间协商设定1到2个当年度推广档案工作的主题,年度工作会议上在本协作组宣布并引导各高校围绕主题在公众号推送相关文章,形成凝心聚力的推广局面。第二,各高校指定专人负责采稿、编辑、更新公众号的内容,或向广大师生校友约稿。第三,每年由专人组织策划1到2次校史采集活动,鼓励全校师生和全体校友参与校史建设。第四,每天由專人答复档案利用者的服务请求,指引利用者按学校的相关要求办理档案利用手续。第五,负责运行维护的专人主动学习微信公众号的管理办法和技巧,充分运用微信平台提供便利的利用服务。
  (三)精心设置微信公众号的界面功能。各高校档案公众号主体根据本公众号的功能定位(公众号功能介绍栏),精心设置界面功能。界面功能应设置简单明了的分区,可以设置基本查询区、学校声像档案的展示区和面向师生校友的档案收集交流互动区。基本查询区可以提供查询档案的办法和程序,同时利用微信公众号的搜索引擎提供关键字查询推送功能,简化师生校友查询时间;展示区可以提供学校历年的图像视频档案,进行必要的文字图形编排,力求鲜明简洁有视觉冲击力;交流互动区以搜集档案和留言交流为主,需要微信公众号的维护人员定期回复。
  (四)提供及时有效的双向交流功能。现阶段高校档案的利用对象,主要是查询工作的在校教职工和为考级考证出国留学查询学籍档案的学生。他们常需要花费大量的咨询、审批、等待和往返时间,与当下“互联网+”时代给人们带来更多便利不符。公众号运营者应检查可以提供数字化利用的档案,编辑整理,将其分类为可直接利用和间接利用。可直接利用的档案,运营者通过推送信息或推送信息的链接方式,整理到公众号中;间接利用的档案,运营者不能整理到公众号中,但可通过双向交流约定查询的时间地点,并提醒利用者提前准备相关证明材料。
  (五)纸质档案数字化。由于纸质档案数字化工作所依赖的信息技术发展迅速,《纸质档案数字化规范》-31-2017替代了2005年版本。档案行业标准将为微信公众号运维方建设丰富馆藏电子档案库提供技术标准,能有效提高档案利用率。按珍贵程度和老化程度,有计划分批次地将校属馆藏逐步数字化,加以整理编研,通过微信公众号向师生校友和社会公众展示,能提高档案信息整合共享程度,使档案利用服务更加便捷普惠。
  四、结束语
  微信丰富的功能为用户日常生活工作带来了更多便利。从2017年11月腾讯公布当年第三季度业绩看到,微信活跃用户及月公众号活跃关注用户数的增长率分别是15.8%及19%。根据
  《规划》中“档案工作要树立创新、协调、绿色、开放、共享发展理念”的要求,高校档案管理者可以充分利用这个平台,丰富声像档案、加大开发整理、及时更新内容,向师生校友和公众提供多样的档案利用服务,增强档案管理部门和档案利用者的交流互动、多渠道满足档案利用者的需求,面向广大师生校友开发一个声像档案的创新利用模式,使档案不再是沉底之玉。
  【国家档案局(省部级)项目论文成果,高校声像档案利用研究,项目编号:2017-B-14】
  【参考文献】
  [1]杜玥.高校档案馆微信公众平台应用现状与策略研究[J].南京工程学院学报,2017(2):78-81.
  [2]李颖.我国档案部门微信公众号现状与建设策略研究——以省市级档案馆为例[J].档案建设,2016(9):36-39.
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