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浅析基层医院人事档案管理的现状及对策

作者:未知

  【摘要】对基层医院人事档案进行管理是为了确保人事档案的机密性、系统性以及准确性,医院在做出人事决策的时候能够以人事档案上的信息作为依据,以此保证决策的科学性。如今我国基层医院在人事档案管理方面还存在很多问题,从制度、手段、技术等环节都需要作调整,尤其是在制度方面,结合当前医院人才选拔与培养目标来看,基层医院的人事档案管理制度应当形成院、科、室三级管理责任模式。一个良好的医院人事档案管理机制影响着医院的整体运行,因此找出医院人事档案管理中存在的问题对医院的长远发展意义重大。
  【关键词】人事档案管理;基层医院;管理模式
  所谓医院人事档案,就是医院对在职所有医护人员学历水平、工作经历、业务能力等基本信息进行收集记录并妥善保管,同时还需要专门的管理人员对其进行收录、整合、调动,每一个环节都很重要。医院人事档案是一个医院珍贵的财富,它是医院能力和信誉的象征,之所以重视对医院人事档案的管理,是因为其是提高医院整体管理水平的前提,能够促进医院向前发展。为了确保医院人事档案的管理者的工作能力,需要对其进行定期考核,这样既能选出高素质的管理人才,也能在管理人员之间形成竞争,提高工作能力,提升工作质量。医院人事档案管理水平之所以难以提高,主要还是因为其不能对医院产生足够的经济效益,所以不被重视,因此本文将从当前医院人事档案管理的现状出发,找出有效的管理对策,促进医院发展。
  一、基层医院人事档案管理的现状
  要想使得医院人事档案管理受到足够的重视,首先要明白它的意义,医院人事档案管理的主要内容是将每一位医务人员在职期间以及过去的信息进行收集整理,这些信息包括其学历水平、在本医院就职之前的工作经历、在本医院工作期间的表现、获得的表彰或奖项、受到的惩戒、人事调动方向等,这些档案可以收录到多种载体中,再以多种方式呈现。一个医院的经济实力和医疗水平对其人事档案管理也有影响,相比一些实力较弱的医院具有更多优势,通过利用高新科技来辅助完成对人事档案的管理工作,因此更加科学、高效。医院在作重大决策的时候能够根据清晰的人事档案来完成评估。
  然而,对于基层医院来说就没有这么多的条件了,基层医院的运作本就困难,在资金、人源、技术等方面都不够理想,而人事档案管理的建设不仅需要资金投入而且带来的经济效益也不丰厚,所以首先基层医院自身就不愿意去花时间和精力。所以基层医院往往环境差、医疗技术不好、工作人员素质低。然而,基层医院也并非难以管理,基层医院医务人员少既是它的缺点也是它的优点,人少管理起来更方便简单。在基层医院人事档案管理中,可以通过制定符合本院发展的管理制度,发挥管理的最大功效培养管理人才,调动他们的工作积极性,以此来创造出更多效益。一个好的管理机制能够用最小的损失获得最大的利益,因此,基层医院人事档案的管理改革势不可缓。
  二、基层医院人事档案管理的重点方向
  第一,人事档案是否能够很好地发挥作用,首先需要对其构建一个科学的体系,并且要有一个符合本院发展状况的人事档案管理制度,在此基础上的人事管理工作才能顺利展开,保证其符合高效率、规范化、科学性的要求。第二,基层医院不能故步自封,而是要学会转变思路敢于创新人事档案的管理模式,从整体上观察问题、统筹全局,不仅要保证员工工作状态达到最优,还要结合员工目标和医院目标,使其达成一致,从而激励员工积极进取,燃烧斗志。最后,可以结合当前医院选拔和培养人才的目标来看,将管理责任划分成三级,分别为院、科、室,层层管理,分工明确,这既是一种监督机制,也是一种提升的机会。
  三、解決基层医院人事管理问题的具体对策
  (一)依照规定规范工作。以权威性的相关规定所要求的人事档案管理范围为依据,对各项人事活动以及归档资料进行划分,保存好重要的信息资料,剔除无用或者已经变更的资料,做到资源的合理配置。医院的人事档案信息不得随意更改,即使更改也需要经过合理的程序,必需保证人事资料的真实性和准确性,避免因此而造成不良后果。
  (二)简化查阅手续。由于人事档案内容繁多,它包含了各科各室以及不断换新的医务人员的信息,所以查找起来非常麻烦,往往会耽误时间。所以,医院可以利用现在的高科技进行机械化、智能化操作,将人员资料录入到计算机中,通过引擎进行定位搜索,既方便又快捷。
  (三)保证人事档案的机密性。由于人事档案内的信息非常重要,所以一定要保证它的机密性,不能随意泄露出去,这对人事档案的管理人员提出了更加严格的要求。管理人员需要有高度的职业素养,对自己的工作要有责任意识,既要求其做好自己的本职工作,也要其最大限度地发挥出其在医院管理中的作用。
  (四)为医务人员提供便利。在这个更加追求信息公开的时代,各级医院都应当顺应时代发展的需求,响应政府工作的号召。在医院等医疗单位的人事管理工作中,医院要为各科室的医疗工作提供信息支持,也要为在职医务人员提供进一步发展,如学术深造、升职加薪。
  (五)加大对人事档案管理设施的资金投入。相较于市级、省级医院,基层医院对于人事档案管理工作的设施不重视,我们经常能看到,一些基层医院没有专门收集存放资料的档案室,大多资料都是零散放置,既不利于保存也不利于查找。究其原因,主要还是因为基层医院经济实力弱,对于人事档案管理建设的资金投入不够,或者说是不足。因此,人事档案管理人员在这里需要发挥作用,通过加大人事档案管理对医院建设发展重要性的宣传,从而获取医院领(下转第137页)(上接第135页)导干部对其的重视,从而被给予更多的支持。
  (六)优化责任机制。目前,我国大多基层医院的人事档案管理人员并非医院的固定员工,一般都是兼职工作,因此管理人员的流动性很大,这样不利于医院对这些档案管理人员进行控制和责任分配。在这种情况下,一旦出现问题就很难找到负责的人,也不符合对于人事档案管理机密性的要求。医院一定要意识到这个问题,并尽快找到解决方案,最好能把档案管理人员固定在这个职位上,以方便责任分配。   四、以人事档案管理来实现医院人才建设的需要
  (一)优化人事档案管理方案。基层医院人事档案管理的方案要从基层医院的实际情况出发,因地制宜找到制定依据。在人事档案的管理工作中需要管理人员对资料的收集、整合、鉴别都进行规范性操作,保证每个医务人员资料的绝对真实可靠。同时,在档案具体整理过程中,必须要按一定的方法将所有资料都分门别类放置妥当,对于所有的管理工作都要在保证文件机密性和安全性的基础上完成。
  (二)落实基层医院人事档案工作的数字化。充分利用网络平台,将所有人员档案信息导入到本院的局域网上,除了人事档案管理人员,还需要招募专门的网络安全检测人员,保证本局域网的安全性和封闭性,这样不仅能实现资料的机密性还能方便管理随时查询,获取信息,既节时又节力。此外,对于一些需要公开的信息也可以通过网络来实现信息的最大化公开,保证所有人员有充分的知情条件。
  (三)提高基层医院人事档案管理人员的职业素质。医院人事档案管理人员在医院管理活动中的重要地位要求其必须具备足够的职业素质,这种素质既体现在管理能力上,也体现在道德素养上。首先,在管理能力方面,可以通过对档案管理人员进行培训、考核,来提升其危机意识,提高专业技能,激发其在工作上的积极性。再者,从道德素养上来看,医院人事档案管理人员必须严格要求自己,其工作要按照相关规范来展开。每个行业都有每个行业的职业素养要求,在人事档案管理工作中,管理人员最主要的就是確保其工作足够严谨,每一份人事档案信息都足够机密。
  五、结束语
  基层医院人事档案管理工作意义重大,它不仅影响着医务人员的管理情况,而且影响着整个医院的发展进程,甚至能够作用于社会效益,涉及民生。通过对当前我国基层医院人事档案管理现状的思考以及对改进方案的研究,以期能够实现医院这个事业单位的良好运转,从而发挥出更好的社会效益并且造福民生。
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