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公立医院编外人员档案管理存在的问题及对策

作者:未知

  【摘要】为了满足公立医院业务拓展的需要,医院招聘编外人员逐年增多,随之而来这部分人群的档案管理也出现了许多问题,本文结合所在医院的实际,分析医院编外人员的档案管理出现的问题并提出相应的对策。
  【关键词】编外人员;档案管理;问题;对策
  近年来,随着医疗卫生事业的不断发展和公众对健康需求的日益增长,医院现有的人员编制越来越难以满足临床工作的需要,各地的公立医院都相继招聘了一批编制外人员,随着编外聘用人员的逐渐增多,编外聘用人员档案管理工作面临许多问题。在这种情况下,如何立足自身,做好编外人员档案的科学化、规范化管理工作,并更好地为医院发展提供服务,就成为我们需要研究的重要课题。
  一、医院编外人员档案管理存在的问题及原因
  (一)编外人员档案托管部门缺乏经费支持。以山东省淄博市第一医院为例,医院现有床位1360张,在职职工2200人,在编职工1039人,编外职工1161人,编外员工已经达到了50%以上,成为医院人力资源极其重要的组成部分。我院编外人员的档案都委托淄博市卫生人才交流中心管理,随着托管人员的增多,档案管理需要的经费相应增长,2015年以来,根据主管部门的要求,不再收取托管人员费用,由于经费缺乏,托管部门对编外人员的档案管理,无论档案设备的更新、管理人员的业务培训、档案管理的拓展服务基本处于停滞状态。
  (二)相应的档案管理制度缺乏。目前,我院的编外人员在薪酬待遇方面基本都能享受到和在编职工同等待遇,但在编外人员的管理上没有引起医院足够的重视,特别是在档案管理方面还缺乏相应的管理制度。国家出台的《事业单位工作人员管理条例》《档案法》《关于加强民生档案管理的意见》等法律、法规,为事业单位编外人员档案的管理提供了一定的法律依据和制度保障。但是这些法律法规存在各自为政、不成体系的缺陷,不能系统规范地指导编外人员档案管理工作。
  (三)档案意识薄弱。由于就业形势的严峻,大学毕业生往往在几年内多次更换工作单位,一些用人单位特别是规模较小的公司自身缺乏相应工作制度和工作人员,未能及时更新工作、培训、考核信息,人员流出后又没及时移交和传递,这就造成了档案的不连续性和不完整性。有的学校管理制度不严谨,工作人员责任心差,学生毕业时没有将档案材料交由当事人本人代為转递,有的出现擅自涂改、抽取、销毁或伪造人事档案材料的情况,档案的真实性存疑,使用人单位无法客观全面了解聘用人员的真实情况。一些医院对编外人员档案管理不重视,编外聘用人员档案材料不能及时收集和定期整理,从而造成编外聘用人员人事档案“残缺不全”,严重影响了编外人员档案的价值和可用性。
  (四)档案信息化水平低。对于我院编外人员的档案托管部门——卫生人才交流中心,由于观念和经费的限制,档案管理的现代化步伐较慢,没有建立相应的编外人员档案管理信息系统,档案仅限于放置在档案柜子里,全市也没有建立统一的编外人员档案信息系统,无法做到信息共享,导致编外人员档案大量的信息资源被闲置和浪费,更谈不上建立网络与提高资源利用率方面的探索和研究。
  二、做好编外人员档案管理的对策及建议
  (一)增加经费投入,加强制度建设。目前,淄博市对于事业单位编外人员的管理正在进行调研,从编外人员的招聘、录用、监管等一系列相关制度正在制定之中,避免招录标准不统一、条件设置过低、岗位设置随意以及档案管理杂乱和无序。编外人员的管理中出现的问题决不仅仅是医院存在的问题,而是存在于大多数事业单位之中,这就要求在规范管理之中,必须全面、系统、客观地把编外人员的档案管理纳入这个系统工程之中,要把编外人员档案管理经费列入政府财政管理,加大投入力度,增设专职档案管理人员,减轻编外人员负担,不再收取托管费用,使编外职工的档案管理趋向规范化、科学化。
  (二)提高认识,加强培训和规范化管理。一是要引起领导对档案工作的关注度,让领导真正从思想上认同档案工作对医院发展的重要作用,在经费上给予支持,保障编外档案工作的顺利开展。二是档案管理人员的档案意识在档案管理工作中的作用至关重要,档案工作者要清醒地认识到编外人员档案管理工作既是一项公益性、服务性工作,也是一项政策性、专业性很强的工作。因此,必须加强新时期国家方针政策的学习,提高政治站位和思想觉悟,深刻认识和理解国家对于民生工作的重视,要把编外人员档案管理工作作为服务民生工作的具体体现,定期举办档案管理人员业务培训班,通过培训学习,提高档案工作人员的业务素质,有效加强档案管理人员队伍建设,提高编外人员档案管理水平。
  (三)打造网络化建设平台,强化档案利用率。档案管理的最终目的不是保护而是利用,编外人员情况复杂、流动性强,加强档案的网络化建设势在必行。档案网络化平台建设是一个系统工程,跟编外人员档案管理工作息息相关的部门都要承担起必要的责任,淄博市卫生人才交流中心作为托管部门要建立网络平台,并借助档案管理软件建立好托管人员的电子档案,并提供信息查询服务。用人单位可以通过网络平台,快捷方便地查询托管人员信息,实现信息档案共享。医院作为编外人员的聘用单位,要及时收集、传递编外人员档案以及电子档案信息。
  【参考文献】
  [1]俞雯.加强医院编外人员人事档案管理的几点思考[J].档案管理理论与实践,2014(6):163.
论文来源:《办公室业务·上半月》 2019年3期
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