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信息化背景下文书档案管理研究

作者:未知

  【摘要】在信息化背景下,我们需要加强文书档案管理工作与信息化的结合,这样才能更好地推动文书档案管理工作上一个新台阶。文章以此为分析对象,首先介绍了信息化背景下文书档案管理的优势,接着阐述了信息化背景下文书档案管理存在的问题,最后论述了信息化背景下的文书档案管理工作发展策略,以便可以更好地推动我国文书档案管理工作上一个新台阶。
  【关键词】信息化;文书档案;共享
  当前我国已经进入了互联网时代,信息化的建设成就也达到了新的水平。在信息化发展的过程中,我们需要加强信息与文书档案管理工作的结合,这样才能更好地推动文书档案管理工作上一个新台阶。但是,当前我国文书档案管理工作存在着很多现实的挑战,与信息化的结合程度并不深,这也使得我国文书档案管理工作亟须进行调整,这样才能更好地顺应信息化时代的文书档案管理工作。
  一、信息化背景下文书档案管理的优势
  (一)有助于加强文书档案管理的完整性。通过信息化技术,我们可以搭建全国统一的文书档案管理平台,所有管理人员都可以在该平台上进行工作,同时所有工作流程都可以在网络上进行,这就使得各个环节都处于严格控制状态,服务器会对所有工作环节都进行記录,对所有修改记录也会予以有效保存,这样可以使得各种原始数据完整保存下来。因此,信息化背景下的文书档案管理工作可以将各个信息完整保存并且快速查询,这样可以提高文书档案管理工作的完整性。
  (二)可以提高整个文书档案管理工作效率。在传统文书档案管理工作中,人工管理方式常常工作量巨大,工作效率还非常低下。因此这样的管理模式与当前社会的发展需求并不一致,加强文书档案与计算机信息技术的结合已经成为时代所需。在进行管理时,通过信息化文书档案管理可以更好地将纸质档案进行电子化操作。通过电子化操作可以使得所有数据都储存到电脑之中。在进行数据调阅或者数据查询时可以更加高效,只需要输入关键字就可以将所有信息全部调阅出来,提高了文书档案管理的有效性。
  (三)有助于促进资源共享。信息技术的最大优势在于可以有效改变传统信息技术的传播机制。在我国当前的文书档案管理工作中,通过数字化的形式使得各项文书档案可以在网络上进行流传,不需要再对所有档案都进行查阅,这就使得资源可以有效共享。
  二、信息化背景下文书档案管理存在的问题
  (一)对于信息化认识程度并不够。在当前信息档案管理中,文书档案依旧占据了很大一部分比例。因此我们需要将现代信息技术与文书档案管理进行有效融合,这也是提升整个档案管理效率的一个重要方法。但是在现阶段的档案管理工作中,部分领导干部对于档案管理的重视程度并不高,并没有充分意识到档案管理工作信息化技术可以有效提升工作效率。与此同时,许多部门还沿用传统方式进行管理,最终导致了现阶段文书档案管理工作存在的一些问题还没有解决。
  (二)信息化程度并不高,流程过于复杂。一些文书档案管理部门虽然购置了信息化技术。但是受到传统理念的影响,在实际操作中依旧采取传统方式,信息化设备的使用程度并不高,只是进行了简单的信息化处理。在这样状况之下,信息化技术的优势无法得到有效发挥,这就使得信息化不仅不利于提高整个文书档案的管理效率,反而会降低整个流程的运作效率。
  (三)数字化保密性非常低,影响到了最终资源的共享效率。在进行数字化建设的过程中,由于电子档案形式并不固定,这就使得管理保密性受到了很大影响,电子文书档案被恶意篡改的可能性变得很高。因此档案管理工作人员需要加强对档案真实性的核查,但是如果为了提高保密性而放弃资源共享又会使得整个资源共享的利用效率大大降低。
  三、信息化背景下文书档案管理的策略
  (一)提高文书档案管理认知。任何一项事物发展都离不开理念支撑。在进行文书档案信息化管理过程中,我们需要加强先进信息理念支撑,充分将现代信息技术与文书档案管理进行结合,不断提高管理效率。因此,我们首先必须不断强化信息化条件下的档案管理工作认识,要认识到信息管理技术在文书档案管理工作中的重要性,坚持创新信息管理理念,有计划地做好文书档案信息管理模式。
  (二)建立专业化的信息文书管理平台。文书档案管理工作并不是单纯对资料进行保管,而是需要对资料所包含的内容进行深度挖掘,对原始档案内容进行数字化加工,通过多媒体形式使这些内容进行在线传播。因此我们有必要建立起专业的文书档案管理平台,这样才能够真正保证目标的实现。首先,我们需要做好平台加工系统建设,使所有文书档案都可以进行数字化处理,将所有数字化资源都进行展示。其次,我们需要不断完善储存系统。由于文书档案内容非常繁杂,因此需要一个庞大的系统对所有内容进行储存,这样才能为日后管理带来方便。最后,我们需要对文书档案做好保密工作。在进行文书档案保管时,我们需要加强文书档案自身的保密工作建设,这样才能够使得真实有效的信息进行共享传播,可以更好地提高文书档案的使用效率。
  四、结语
  综上所述,在信息化背景之下我们需要加强文书档案管理工作的重视。同时需要加强文书档案管理工作的信息化建设,这样才能更好地推动文书档案管理工作上一个新台阶,满足社会的发展需求。
  【参考文献】
  [1]郭盈.信息化背景下的文书档案管理工作研究[J].大科技,2017(8).
  [2]李巍巍.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[C]."决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会"论文集(下),2016.
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