信息时代办公室档案管理工作的创新研究

作者:未知

  【摘要】随着社会的发展,信息技术越来越普遍和时代化,任何一个工作单位的档案管理水平都在不断提升,这也对社会各界人士的管理水平有了更高的要求。所以,我们应将管理工作与网络相结合,达到工作效率的最大化,同时,也方便人们随时查找一些有用的资料。当我们胜任这份工作时,要不断地探索,找到适合单位发展的创新之路,提出相应的对策。
  【关键词】办公室档案管理;创新研究;建议;信息时代
  一、信息时代办公室档案管理工作的特点
  (一)单位档案管理工作在不断向信息化管理方面转变。当今社会是信息时代的社会,同时,我们也受到信息时代带给我们的影响。传统的档案管理模式已经变得很落后,大大低于现代社会的发展,而且网络信息时代已经深深烙在人们的日常生活当中,普及在人们的生活、工作、学习中,档案管理也拥有了更为先进的设施设备。在当今社会,几乎所有的单位办公室都建立了属于自己的档案管理网络,并积极地向信息化时代档案管理工作方向转变。
  (二)信息时代的档案管理应用得到了很大的发展。从传统单一的、不全面的,以纸质记载形式的档案管理,变为如今的电子档案。传统档案管理有很大的不便,如果用到现在,那就没有生存的余地。随着社会科学技术的不断进步,网络信息的迅速发展,档案管理的实体作用得到了很快的发展,所以,就产生了我们现在常见的电子版档案。与纸质版相比,电子档案极大地提高了信息的准确度、精准度,同时也解决了现实带来的不便,为更多正处于异地的人提供了便利,其能很快得到自己所需要的信息,方便了很多。
  (三)单位的档案管理能够提供多样化的服务模式。其主要表现在:单位的档案管理工作向信息时代档案管理转变,而与传统的管理模式相比,信息时代的丰富性也使档案管理工作变得多样化、多元化,从而促使工作的快捷性、简便化、方便性。同时,也会激发人们对工作的兴趣,使其全身心投入到工作中。例如,一些单位,他们以前的档案管理方式会采用纸质手写记载,不仅费时间,而且也容易出错,现在随着网络时代的进步,我们可以直接采用电脑记录,又快又准确,也不费力,还能节省我们很大一部分时间,所以单位应跟随时代的进步不断地发展,使其充满信息化、时代化。
  二、信息时代办公室档案管理工作中面临的问题
  某些单位存在着对档案管理工作不完善、不健全的问题,缺乏实际的管理组织。在研究调查中,我们很容易发现,许多单位并没有使用信息化的档案管理,他们依旧使用古老的、传统的记载方式,并没有结合自身实际去考虑问题,这不但跟不上时代的步伐,还会造成填写信息的错误,给以后的工作带来很大的不便,造成后续不断的麻烦。一个单位应跟着时代的发展,建立适合自己单位的档案管理方式,制定相应的体系,拥有创新意识,不要总依赖于其他行政部门的管理,做好档案管理工作。培养单位的自主性和创新意识,重视单位内部的制度管理、设备设施的应用,尽量跟随时代的发展,与时俱进,不做落后的工作单位,同时也能提高员工对工作态度的积极性,对单位的发展有很大的帮助。总的来说,单位的档案管理不完善,会给单位带来很大的不便,也会使单位及其员工的信息存在很大的风险,保密信息的不安全在一定程度上给档案的应用效率造成了极大不便。所以,每个单位都应设有能够充分利用的办公信息化档案管理
  模式。
  三、信息时代办公室进行档案管理创新的策略分析
  拥有创新理念,我们的时代会有更好的发展,创新是我们民族进步的灵魂,是现代人类发展的不竭动力。我们必须以创新为重,结合新时代的发展,运用现代社会的有利条件,帮助我们进一步落实信息化管理建设,将信息应用到档案管理当中,快速并解决档案管理存在的问题,从真正意义上强化档案管理工作。
  (一)办公室应完善管理模式。一方面,单位应不断健全和完善档案管理模式,这要求工作人员对工作认真、仔细,要有严格的做事标准,单位应培养专业管理人才,确保信息准确无误;另一方面,档案管理的完善不但会给单位带来较高的工作效率,同时,也會进一步将单位推向社会,使其跟上信息时代发展的步伐。
  (二)档案管理的数字化和信息化。首先,我们可以利用先进的科学技术手段,将传统的纸质档案与电子档案结合起来,建立新型的档案数据库和档案信息库,然后结合信息时代的发展,对档案进行储存。同时按照单位的档案管理工作方式,为档案信息化管理的实现奠定基础。
  四、总结
  信息时代,科技发展越来越迅速,人们对什么工作都追求信息化,这不但会给人们的生活、学习、工作提供便利,同时也让我们得到的信息更准确、更快速。而现今社会的档案管理工作也采用更为方便的电子媒介,在很大程度上提高了档案管理的效率性、科学性和及时性等。当然,也会存在一些必不可少的问题,因此,我们应加强单位办公室档案管理工作的创新理念,使其更好发展。
  【参考文献】
  [1]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界(理论版),2012(10):78-79.
  [2]苏立群.对信息时代档案管理工作创新的探析[J].考试周刊,2014(18):114-115.
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