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新形势下油田企业档案管理模式创新的分析

作者:未知

  【摘要】近年来,伴随石油产业的飞速发展,不但让其工业生产技术得以升级和完善,而且还提高了相关企业的管理水平。然而,档案管理工作并未得到企业和员工的重视,依然存在诸多问题,如管理人员素质低、认识薄弱、设施落后等等。本文将以这些问题为突破口,全面探究新形势下油田企业档案管理形式的创新。
  【关键词】新形势;油田企业;档案管理
  档案管理作为油田企业管理工作的重点内容,能有效确保内部系统的可靠性和稳定性。在新时代,企业更要具备前瞻性目光,充分结合实际情况,在工作中做到及时发现问题,及时处理问题,以此提升管理效率和质量。因此,相关人员要不断学习和掌握最新的管理理念和技术,全面确保管理工作落实到位。
  一、现阶段油田企业档案管理工作中的主要问题
  (一)管理认识较差。将档案管理工作和其余管理工作做比较,依然有着较大差距。究其原因,主要是因为企业对此项工作的认识较差,未对其予以高度关注。现阶段,伴随经济体制的不断变革,企业领导人员只关注企业的经济利益,认为档案管理在提高经济利益方面没有任何贡献,所以直接将其忽视。另外,大部分从业人员也单纯地觉得档案管理是最简单毫无技术含量的工作,因此常常敷衍了事,让其存在的毫无意义。
  (二)管理人员素质较低。大部分油田企业都缺少专业的档案管理者,这源于企业只重视经济利益,招聘以生產运营型人才为主,甚至一些企业都没有安排管理人员,让负责其他工作的人员顺带管理,进而致使管理人员普遍素质偏低,不能适应现代档案发展要求。
  (三)管理设施有待更新。企业在档案管理中投入的成本较少,导致设施严重落后,有的企业甚至还在使用人工搜索、人工编录的形式来开展管理工作。虽然安装了一些软件,却没有充分使用,致使管理效率下降,人工错误屡见不鲜,大量材料无法及时整理归档,有时还会遗失关键信息。
  二、新形势下创新油田企业档案管理形式的有效对策
  (一)加强宣传工作,提高档案管理认识。油田企业档案管理认识的高低直接影响着管理效率。在组织工作进程中,要加强所有员工对档案工作的正确意识,以此推动档案工作向着良好的方向发展。而要想达到这一目标,最行之有效的方法便是加大宣传力度。第一,有关部门可定期组织一些讲座,利用电视、网站、微信公众号、微博等载体,为企业内部职工举行档案管理的宣传活动,提高其对相关法律法规的认知,让企业深刻意识到此项工作的必要性,进而加大人力、财力的投入力度。第二,在管理进程中要充分考虑所用手段、内容的有效性,结合实际情况,不断扩充管理渠道,让从业人员积极参与到管理活动中。
  (二)提高技术水平,推动档案规范化管理。现阶段,我国已正式进入信息化时代,以往人工管理的模式不但无法满足新形势的发展要求,还制约企业实现可持续发展。所以,油田企业必须要在思想上对其予以高度关注,分别从财力、人力、物力等方面对优化档案管理,加大办公设施与基础设备的建设力度,以此提高管理效率和质量。一是管理人员一定要挣脱传统管理观念的束缚,在充分考虑实际的基础上放眼于未来,逐渐转变管理观念,积极强化档案储存、服务与应用工作,而且要在先进管理观念的推动下强化企业运营监管工作中档案资源的服务作用。二是纵然电子档案有大量优势,然而现阶段的管理形式,信息媒介与技术的不可靠性,例如具有法律效力的签章等,都要以传统的纸质形式储存。所以管理者在工作时不可杜绝纸质档案的存在,要将二者进行结合,互相促进,形成合力。
  (三)改善服务形式,强化企业档案应用能力。随着市场经济系统结合的不断优化,企业档案管理面对前所未有的挑战和压力,有关人员必须要及时改变以往的服务形式,加强档案的使用与研发,提升档案应用能力,这样才能满足企业中不同档案使用人员的不同要求。一方面,为让档案便于应用,企业档案监管部门可以参考档案法的立足点,按照相关规定,制定专题索引、简介、目录以及引导等手工搜索用具,为档案应用人员提供便利。另一方面,身为一名新形势下的优秀档案管理者,不但要具有良好的服务认识与交流能力,还要能肩负起所有工作,能熟练使用现代信息管理技术,将档案信息正确录进电脑系统,搭建档案信息平台,不断提高资源信息的使用率。另外,管理者还要实时了解档案的翻阅率,对十分重要的纸质文件要用电子档案进行备份,创建比较健全的档案数据库,且利用互联网优化档案服务质量。
  三、结论
  综上所述,新形势下油田企业要想在激烈的市场竞争中取得深入发展,相关部门和人员必须要深刻认识到档案管理工作的意义和作用,在实践中充分结合企业实际情况,有针对性地选用创新对策。可从加强宣传工作、提高技术水平、改善服务形式等方面着手,全面提高管理效率和质量。
  【参考文献】
  [1]韩琳琳.新形势下油田企业档案管理模式创新研究[J].中国管理信息化,2017,20(20):169-170.
  [2]肖海瑛.油田企业经济管理模式及其创新分析[J].现代经济信息,2016(16):111.
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