在线客服

咨询热线

地勘单位档案管理数字化路径浅析

作者:未知

  【摘要】本文以地勘单位档案管理数字化路径为题,阐述了地勘单位档案管理数字化的必要性,分析了地勘单位档案管理现状,提出地勘单位档案管理数字化路径:更新管理理念,完善档案管理制度;加大人力物力财力投入,构建数字化平台;加强培训,培养数字化档案管理人才。
  【关键词】地勘单位;档案管理;数字化;路径
  一、地勘单位档案管理数字化的必要性
  首先,地勘单位档案管理的数字化,对提高地勘单位档案管理的效率十分有必要。地勘单位的档案项目较多、涉及的内容十分庞杂,单纯依靠传统手工操作的方法进行人工管理,不但效率低下,而且耗费了大量的时间成本。而实施数字化档案管理,地勘单位的档案归档、传递和调阅都可以通过计算机操作实现,从而大大提高档案管理的效率。其次,确保地勘单位的档案信息保存完整。档案的电子化和原来纸介质档案相比更容易保存,并且,通过数字化的档案管理,地勘单位的档案管理可以更加条理清晰,方便传递与使用。最后,地勘單位的档案管理数字化,有利于档案资源共享。地勘单位档案数字化有利于档案资源在行业内的共享,对一些可以共享的档案资料和信息资源,能在行业之间进行交流和有效的传递,有利于整个行业的进步。
  二、地勘单位档案管理现状
  (一)地勘单位档案管理的理念落后,档案管理的制度不完善。许多地勘单位都缺乏主动进行档案管理的意识,档案管理的理念保守、落后。档案信息作为重要的资料,在地勘单位档案资料经常会被重新利用,然而,由于传统的档案管理制度不完善的问题,导致档案资料的整理工作没有按照一定的分类标准进行规范化处理,给档案的查阅和利用带来了很大的麻烦。
  (二)地勘单位档案管理的效率不高,档案的保存方式落后,档案的丢失和损坏较为常见。地勘单位的许多地质勘查等重要资料档案的保存仍然沿用纸介质保存的传统方法,甚至有些重要资料没有进行备份。这种模式不但效率不高,而且,经过长时间的保存,这些资料遗失、损坏的现象非常常见,从而给地勘单位造成一定的损失。
  (三)地勘单位档案管理的数字化人才缺乏。虽然许多地勘单位都引入了档案管理的软件,但是,对软件的更新不及时,操作不规范,只是简单的目录和简单档案录入管理,对档案信息的主动管理和对软件的更新以及对数字档案的保护措施做得都不到位。这是地勘单位档案管理缺乏精通数字化档案管理的专业人才和原有档案管理人员缺乏培训的原因造成的。
  三、地勘单位档案管理数字化路径
  (一)更新档案管理理念,完善档案管理制度。地勘单位实施档案管理的数字化,需要更新档案管理的理念,完善档案管理的制度。首先,为了改变地勘单位档案管理理念保守、落后的现状,地勘单位档案管理者需要不断学习先进的档案信息管理知识,对档案管理的理念进行及时更新。随着计算机技术的迅速发展,数字化时代已经到来,地勘单位要充分了解数字化时代的特点和需要更新的内容,充分把握经济发展趋势,对档案管理的理念进行及时更新,才能够真正走上数字化发展的道路。更新档案管理理念,需要加强对地质科技档案等资料主动管理的意识,做好地质档案各种资料的分类整理,将原来纸介质的资料进行数据化处理和备份,然后根据类别进行数字化归档输入,便于地质科技资料的长期保存,并且方便查阅;彻底摒弃原来单纯进行目录管理的理念,对落后的软件进行更新换代,方便档案信息的保存和主动管理与利用;加大资金对技术的投入,引入现代数字化技术手段,充分利用计算机技术、现代网络技术和现代信息采集技术以及数据库技术,为地勘单位档案管理的数字化创造良好的技术条件。其次,地勘单位档案管理制度需要进一步完善。档案管理信息化需要在档案收集、档案存储与档案利用的各个环节都进行制度的完善,将档案管理纳入规范化、科学化和制度化的范畴,建立科学完善的档案管理制度,以确保地勘单位档案管理数字化顺利实施。完善地勘单位的管理制度,需要完善地质档案管理办法,在数字化的背景下新建立档案查阅和借阅规范,即完善通过使用远程查阅与层级授权管理技术进行档案借阅、查阅的相关制度规范;强化地质档案直接管理人员的责任意识,严格审查授权,对远程查阅进行规范化操作;档案收集归档必须进行数据化处理,归入电子档案,对原来没有电子归档的地质科技档案资料进行重新录入,对新的档案资料进行电子归档和数据备份;严格遵守《地质资料管理条例》的相关规定,加强对地质资料的保管和利用。
  (二)加大人力物力财力投入,构建数字化平台。地勘单位实施档案管理的数字化,需要加大人力、物力和财力的投入,构建数字化平台。首先,地勘单位要实施地质科技档案管理的数字化,就需要投入人力、财力和物力,引进数字化管理人才、购置数字化系统,构建数字化平台,购买数字化档案管理软件或者投入人力和财力进行软件开发。地勘单位档案管理数字化平台的构建,可以有效完善原来的档案管理系统,使得地勘单位的档案管理系统更加完整。其次,地勘单位通过构建数字化平台,可以促进地勘单位档案管理的主动变革。地勘单位通过购置专业的档案管理软件对软件系统进行升级,有利于地勘单位改变原来的档案管理局面,通过加强安全方面的管理、流程的规范化、管理的系统化等方面,主动对地勘单位的档案管理进行变革,从而搭建起地勘单位档案管理的数字化平台。最后,及时更新软件,提高地质科技档案管理的水平,更新数据库,全面反映地质科技档案和相关资料的内容,构建数字化平台,为资源的共享打下坚实的基础。
  (三)加强职业培训,培养数字化档案管理人才。人才是科技发展至关重要的因素,实现数字化离不开具有专业数字化知识和档案管理能力的人才。因此,地勘单位档案数字化还需要对原有人员加强职业培训,通过培训让他们掌握基本的档案信息数字化软件操作,灵活使用软件对档案进行管理。引进具有信息化、数字化以及具有优秀管理档案管理能力的专业人才,组建专业数字化档案管理的团队。地勘单位可以通过外聘专业数字化方面的老师进行专业培训,抽调本单位人员到具有数字化档案管理经验的公司进行学习,提高软件管理人员的专业素质和档案管理数字化能力。放弃原来传统的人员服务方式,采用数字化的服务方式,注重人员对地质科技档案的数字化保存与操作。通过提高人员的综合素质,结合地勘单位档案管理的实际情况,为地勘单位提供业务和工作上的支持,服务于地勘单位档案数据的保存和管理,确保地勘单位的工作合理有序开展,保证地质科技档案数字化顺利实施,为地质科技档案资料的共享打下良好的基础。
  四、结语
  地勘单位在进行档案管理的时候,一定要保持自身的先进性,充分研究经济发展和信息化发展的大趋势,结合地勘单位的实际,全面实施地勘单位档案管理的科学化、系统化和规范化,推动数字化发展不断完善和进步,确保地勘单位的档案管理符合现代企业发展的要求,为地勘单位的工作提供档案资料的支持和数据信息的保障。
  【参考文献】
  [1]程瑞红.信息化背景下的高校档案管理研究[J].中国管理信息化,2018,21(02):133-134.
  [2]顾凤来.浅谈大数据背景下的电子信息档案管理[J].信息记录材料,2018,19(05):128-129.
  [3]于瀛.谈谈如何做好地质勘探档案管理[J].民营科技,2017(04):123.
  [4]王宇.地质档案管理及利用实践研究[J].民营科技,2017(05):111.
  [5]武阿娜.地质档案面临的挑战机遇及发展思路探索[J].办公室业务,2016(01):92-93.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14872274.htm