电子文件归档与数字档案共享服务

作者:未知

  【摘要】档案资源信息共享是方便行业交流,促进行业进步的重要因素,也是未来档案管理发展的主流趋势。在云技术指导下,电子归档与数字档案共享服务已经可以实现,能够推动我国的管理向信息化方向发展。本文主要对电子文件归档与数字档案共享服务进行了探究,立足于信息技术的先进手段,对数字档案共享的方式与策略进行了研究。
  【关键词】电子档案归档;数字档案管理;资源共享;共享服务
  档案管理在数字时代得到了长足的发展,其借助云技术与信息技术,实现了数字档案资源的共享。在电子归档中,共享服务也发挥着重要的作用,其在应用的过程中以网络为基础,以计算机为载体,实现对终端档案信息的完美对接,但就目前情况而言,电子归档与数字档案管理共享服务技术仍在研究阶段,还具有很大的发展空间。
  一、数字档案共享服务概念分析
  档案共享服务是指在云计算技术指导下,可以在互联网平台中实现信息资源的线上与线下互动,并以云集群的形式展现其特点。数字化档案资源以数字信息的形式存在,在互联网中有以下几种表现形式:首先,其中包括档案目录资源信息,可以在共享服务中为用户提供目录检索的功能,提取用户所需要的信息。其次,在档案信息中,可以通过少量信息实现对内容的科学反应,可以在应用过程中,对相同类别的专题信息进行归档,并对互联网中的信息进行全面的整理,能够适应人们对特定信息数据的共享需求。最后,其在档案信息共享服务中具有全面性的特点,其中包括图片、数据、影音文件等。在共享服务中,电子文件归档具有科学性特点,相同类型的资源在同一区域之内,构建了整体信息资源共享系统。
  二、档案共享服务的积极意义
  数字档案共享服务具有重要的意义,首先,不同地域部门针对同一信息进行查询时,能够实现对相同档案的分析与整理,实现不同区域之间的科学管理。在档案管理中,遇到信息模糊的情况,档案信息共享服务能够为用户提供一站式的查询服务,能够有效地解决信息模糊的查询问题。其次,在档案资源整合工作中,共享服务能够提高档案整理与统计的效率,在各部门的衔接工作中也发挥着重要的价值,能够有效地提高其信息工作的效率。最后,在行业业务交流中,能够强化企业的交流与合作,实现企业共同业务档案信息的共享,强化企业之间的竞争与合作。
  三、电子归档与数字档案共享服务的特点
  (一)管理档案实体成员性。数字档案共享服务在数字档案馆的基础上进行建设,以云档案管理系统为基础,实现对档案共享服务的虚拟化升级,能够有效地提高其储存能力与服务能力。在云技术指导下,数字档案共享包括基础设施服务、平台服务、软件服务等理念,将系统的各个区域进行了完美的划分,对其进行了统一的架构,能够以云集群的形式构建,在共享系统中,各个区域的云档案馆具有成员性的特点。
  (二)档案资源管理互补性。在数字档案资源管理中,基于互联网的云技术能够为用户提供电子文件归档管理服务,并具有综合服务功能,能够将信息收集、管理、储存、应用等进行完美的整合,继而实现档案资源管理之间的形式互补。在共享服务中,能够实现对档案信息的优化与集成,对资源进行互补,能够提供更优质的云管理与云服务。
  (三)档案共享服务的协同性。档案信息共享服务的协同性在于能够为社会中的用户提供标准化、集成化、有序化、安全性、高效性的共享服务。在多元化的档案信息中,其在工作的开展中具有协同服务的同一性,能够面向更广阔的用户,在政治、经济、文化、科技等领域实现档案资源的共享。
  四、电子归档与数字档案共享服务应用建设思路分析
  (一)加强数字档案共享资源基础设施建设。电子文件归档与数字档案共享服务的基础虽然是云技术,但其技术平台以Laas为基础实现,在提供更优质的档案信息共享过程中,需要加强共享服务基础设施建设。在共享服务技术应用过程中,需要对现有的基础设施资源进行科学的配置,减少其出现空置的情况,档案管理部门在应用共享技术时,需要根据自身的实际需要,选择最优质的基础设施。另外,档案共享服务以虚拟服务器实现,每个虚拟服务器能够独立运行,并为用户提供访问权限,其在形式上以集群服务器的状态实现,能够对档案数据进行分流,能够很好地响应用户的资源共享需求。在具体应用过程中,有关部门需要利用lass技术对基础设施进行集中式管理,并以虚拟资源池为主要基础,在用户应用中能实现对资源的科学调度。在提供共享服务中,需要将各部分基础设施进行集中,对其进行全面性的调配,能够提供更优质的网络服务。
  (二)强化档案信息共享资源安全保障体系。在数字档案共享服务中,需要在云空间之内对档案信息资源进行科学的备份,防止其在提取或者上传过程中出现信息丢失的情况。我国对云技术档案共享的政策建设还不健全,在应用过程中会出现病毒入侵、黑客入侵等情况,很可能会导致数字档案共享中的信息窃取。为了保障其在提供共享服务中能够具有很强的稳定性,需要对其档案信息进行备份,提高其信息容错能力,构建全面的备份管理体系。针对其安全性问题,有关部门需要重视对技术的研究,并健全安全管理机制,加强管理策略的研究,对共享服务平台中的访问权限进行科学控制,制定相关的安全操作规范,防止其出现非法操作的情况,继而健全档案共享服务的安全保障体系。
  (三)优化档案信息共享资源整合方式。在共享服务平台提供档案资源整合过程中,需要对其进行科学的优化,在发挥其资源共享的基础功能之上,有效地解决共享平台中的信息分离的情况,进而为用户提供更优质的共享服务。在档案信息地域性浓厚、信息分离的情况时,有关部门需要建立主控服务器,并实现硬件的信息储存,在各地档案资源信息的上传中,建立统一的标准,并對信息进行深度的挖掘,建立科学统一的用户访问通道。其在数字档案共享服务中,主要依赖的通信线路为第三方网络专线,可以建立联盟级的共享服务系统,对不同类型资源的档案进行融合,实现对资源共享的深度优化。
  (四)优化档案云服务管理模式。在档案共享服务的检索方式中,其能够支持语义检索、多媒体内容检索,能够更好地为用户提供共享服务,及时响应用户的需求。有关部门在建立共享服务平台时,需要对服务模式进行科学的优化,首先,在搜索引擎服务模式上进行优化升级,对云计算的方式进行优化,并对数据进行深度的开发,使其能够呈现多维度的搜索功能。其次,有关部门要致力于个性化共享服务的优化,利用云技术特色的资源整合,开展信息定制服务,提供更有针对性的共享服务。
  (五)重视数字档案共享服务难点内容。在电子文件归档与数字档案共享服务中,要重视其服务体系建设中的重点内容与难点内容。首先,要保障其共享服务能够与各行业的应用标准进行同步,提高云服务平台的承载能力。其次,有关部门要重视档案管理人员的素质建设,并将其与人才的需求进行科学的同步,提高数字档案共享服务平台的管理水平,并提高档案的管理效率。最后,有关部门要重视数字档案共享服务与信息储存成本的同步,对平台中的数据进行优化,节省共享平台空间。
  五、结论
  在信息技术不断发展与完善过程中,云计算技术对于实现电子文件归档与数字档案共享具有重要意义。在共享服务应用过程中,有关部门需要健全政策要求,强化对技术的研究,在此基础上实现档案共享的最大价值。经过研究表明,档案信息共享服务在各行业中均可以发挥重要的作用,有关部门需要加强档案信息共享服务技术的研究。
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