高校教学档案资源体系和利用体系建设的思考

作者:未知

  【摘要】本文就加强高校教学档案资源体系和利用体系建设展开探讨。简述了通过明确教学档案的收集范围、扩大收集视野、强调工作时效性等措施,提高教学档案资源容量;通过做好编研工作、利用好计算机和网络技术、改进服务方式等途径,提升教学档案的服务功能。并阐释了加强工作制度、工作流程建设、注意工作方法,保障“两个体系”建设的顺利开展。
  【关键词】高校;教学档案;资源;利用;体系建设
  如何加強“覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系”建设,紧靠这一重要课题,加强高校教学档案管理工作,值得高校档案工作者认真思考。
  教学是高校的中心工作,产生于教学活动的教学档案是学校的重要信息资源。教学档案管理是高校档案工作的核心和重点,是衡量高校教育管理水平和教育质量的重要标志。随着高等教育建设和改革的深入发展,加强教学档案资源的开发利用,加强高校档案资源体系和利用体系建设,已成为高校档案工作者的重要任务。做好教学档案的收集工作,拓展档案信息存贮量,开发高校教学档案资源;做好教学档案需求的分析预测,挖掘档案利用价值,为教学工作、广大师生和社会需要提供良好服务,是高校教学档案管理“两个体系”建设的主要内容。
  一、以收集整理为基础提高档案资源容量
  (一)明确教学档案的收集范围。教学档案的管理包括收集、整理、保管、鉴定、利用等环节,明确教学档案的收集范围是加强教学档案管理极其关键的基础环节。需要归档的教学档案材料有公文、会议记录、规章制度、调研材料、工作计划、总结、各种实物、图表、音像资料等等。具体而言,应包括七大类:1.教学综合类。上级下发的有关教学工作的文件材料;教学管理教学改革等方面的文件材料;教学规划及其实施计划;学生培养目标、培养规格、学制等材料;有关教学科研的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结;教学检查、评估和各种优秀教学质量评奖材料;各种非学历教育的培训班、进修班材料;统计报表、学生文体活动材料等。2.专业设置与实验室建设类。上级有关专业设置及实验室建设的文件材料;专业及实验室设置的论证、评估、申报、审批材料;重点专业实验室建设材料。3.招生类。上级有关招生工作的文件;招生计划、规定、生源计划、新生录取材料及名单。4.学籍管理类。新生入学登记表、学生学籍卡片;学生成绩总册;在校学生名册;学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)、学生奖罚材料。5.课堂教学与社会实践类。各种专业教学计划、教学大纲、课程建设要求及安排、校历表、课程表;各系、科、专业课程试题库、典型教案、重要备课记录;教学实习、生产实习计划;社会调查、社会实践计划、总结及有关材料。6.毕业生类。毕业生工作计划、简报总结;毕业生供需统计、计划、合同;毕业生跟踪调查和信息反馈材料。7.教材类。各系各专业使用教材目录;自编、主编教学指导书、实践指导书;其他有价值的参考书。
  (二)扩大收集视野。教学档案的收集要做到经常性与集中性收集相结合,主动上交与上门收集相结合。对非文件材料和新型的载体要多加关注,并多留意教育信息参考、报刊、展览、讲座、专题报告会等有关教学新信息,做好剪辑归档工作,丰富教学档案信息资源。同时采取纸质与电子文档同时归档的两条腿走路方法,确保文件资料的安全,有利于建立数字档案库。
  (三)以提高教学档案工作时效性为切入点,确保工作有条不紊。教学档案管理工作中,资料收集、整理、归档、立卷、保存、利用等工作环环相扣,任何一项工作的拖延均会影响到整个工作的质量。教学档案工作应强化时效性,明确要求按期完成建档归档任务,确保不发生延误和遗漏。
  二、以开发利用为目的提升档案服务功能
  档案工作以提供服务为目的,档案工作的生命力在于开发利用,努力提高档案的利用率是加强档案工作的重要环节。教学档案工作在坚持收集、整理的基础上,要紧靠高校教学建设改革的新要求,搞好开发利用,千方百计提供服务。
  (一)做好档案编研工作。开展档案编研工作,为用户提供服务,是开发档案信息的一项重要工作内容。应建立科学的检索系统,为档案信息资源的开发利用工作打下良好的基础。随着对档案利用的日益增多,需要有先进的传递手段把档案的信息及时、准确、多渠道地传递出去,满足不同用户对档案信息的需求。高校教学档案检索工具编制得越系统、越科学,档案信息资源的开发就越深越广,检索时间就越短,查全率、查准率就越高,从而使档案信息资源能够最大限度地开发利用。通过对档案内容的研究和分析,将那些重要的、利用频率高的教学档案,整理汇编成册,加工成二次、三次文献,直接有效地为学校各部门提供服务。编写多种教学档案信息,如教案示例、教学方法与经验、优秀课件、电化教学、试题、教研成果,以及历届毕业生信息库、学生成绩信息库等,以满足利用者对教学档案信息资源的各种需求,为教学第一线服务。探索教学档案纸质、数字网络以及橱窗展板等载体相结合的编研方法。一是纸质载体。可用表格形式编辑目录,突出材料内容的关键词,突出重点,使查阅者一目了然。还可编制专题,由成套性的综合材料构成来烘托某个主题。二是橱窗展板载体。利用档案丰富的内容和载体。将文字图片数据等原始信息进行加工、整合、提炼,以图文并茂的形式举办各类主题展览。例如:“教学、科研、学科建设成果回顾展。”三是多媒体编研。多媒体具有很强的可视性、可读性强和传播性,抓住这些特点编研,通过计算机功能,利用多媒体迅速传播信息。以上三种编研载体,从利用档案的角度运用了美学原理,抓住师生视觉感受,以新颖的形式来提高教学档案的利用率。
  (二)利用信息和网络技术,促进档案信息资源共享。系统地建立教学档案电子群库。在收集纸质文档的同时,建立电子版本的教学档案,为创建教学档案网站作铺垫。在建立教学档案信息数据库和检索系统的基础上,应考虑与高校网络技术、通信技术的兼容与连接,实行数字化网络化管理,创建教学档案网站。主要体现图书、档案、情报信息一体化管理的原则,作为教学资料链接一体,形成一个庞大的资料群库,为广大师生和社会利用提供更广阔、更便捷的信息资源。   (三)改进服务方式,拓宽服务渠道。一是变被动服务为主动服务。在教学档案提供利用服务的方式上,要改变“等客上门”的被动服务方式。开展多渠道、多层次的综合服务。要主动了解各部门和师生对教学档案的利用需求,从大量的档案材料中有目的地進行选择加工,把静态分散的材料变成动态集中的资料,要变简单地提供教学档案原件的服务为提供多种教学信息精品的服务。二是改变原有的利用方式,简化利用手续。可以根据实际需要采用上门服务、咨询服务、跟踪服务、预约服务、网上服务等多种服务方式,不断探索适应形势发展需要的各种服务渠道,为实现档案信息资源的充分开发利用寻找更广阔的空间。三是加强档案利用工作的信息反馈。设信息反馈员,定期和不定期提供一些反馈信息。同时还要大力宣传教学档案利用后取得的社会和经济效益,以扩大影响,提高教学档案的地位,提高档案工作人员的业务水平。
  三、以管理制度为依托保证档案工作效果
  教学改革的快速发展需要档案部门快捷、全面地提供大量的教学档案信息。而要加强教学档案资源体系和利用体系建设,使工作措施得以落实,工作意图得以实现,必须要加强管理制度建设。
  (一)建立健全的工作制度。包括:各级档案管理人员的职责与奖励制度、归档立卷制度、档案的编排保管制度、档案的鉴定销毁制度、档案的存储借阅制度、档案的开发利用制度等。高校教学档案工作应实行统一领导、分级管理的原则。教务处是教学档案管理的职能部门,可在教务处确定1—2名专职档案管理工作人员负责全校的教学档案管理,再在每个院部设置一名兼职档案员协助管理。要建立和健全档案收集工作网络和收集工作制度,经常深入各基层部门收集档案,确保收集渠道的畅通。建立档案工作人员培训教育机制,可利用举办培训班、讲座等形式对高校档案管理人员进行业务辅导,转变陈旧的档案管理理念,更新知识。
  (二)明确工作流程。根据院系的实际情况,按教学文件运行各个阶段的特点和管理要求,明确院系所有教学文件资料的产生、收集、整理、保存或销毁等整个生命周期和工作流程,明确教务处与各系部之间的关系,以及领导与教师的关系,教师与学生的关系,档案员与师生的关系,形成一环套一环的工作网络结构。始终把教师和学生作为教学材料产生的主体,收集教学档案,注意各岗位、各角色之间的沟通互助、团队配合,从材料的产生、收集、整理等接口把握档案资料的质量。
  (三)更新管理方法。一是要运用系统化、规范化、标准化的管理理念。将教学档案信息管理与服务的全过程作为一个有机的系统,努力使这一思想体现到规范制度、搭建构架、收集分类、编辑目录、统计数据、撰写概况、装订上架、数字群库、网络检索等各项工作当中。二是以档案学原理为基础,综合运用文学、美学、档案学、管理学、传播学、计算机网络等交叉学科理论知识,开发教学档案资源,增强教学档案的可读性、生动性、便捷性,以充分挖掘教学档案的使用价值,最大限度地发挥教学档案的服务功能。
  【参考文献】
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