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大数据背景下事业单位档案信息化管理策略研究

作者:未知

  【摘要】:在大数据背景下,为事业单位档案信息化管理也带来一定优势。在档案管理工作中引入信息技术,是对传统档案管理工作的一种变革。因此,大数据时代下,不断优化事业单位档案信息化管理是非常重要的,有利于提高档案管理工作效率,不断推动档案管理工作健康和有序发展。本文对当前事业单位档案管理工作存在的问题进行分析,提出大数据背景下事业单位档案信息化管理策略。
  【关键词】:大数据 事业单位 档案管理 信息化
  引言
  在当前事业管理工作中还存在一定问题,而且传统的档案管理已不具备发展优势,所以,只有不断实现事业单位档案信息化管理的有效性和实用性,才能顺应大数据时代的发展趨势,从而有效提高档案信息化管理工作效率。
  一、当前事业单位档案管理工作存在的问题
  (一)人事档案管理观念落后
  现阶段,在信息技术快速发展的时代,信息化管理方式被广泛应用到各个公司或单位。在当前事业单位档案管理工作还存在管理观念和技术落后的问题,事业单位的档案管理工作,主要是对员工工作状态的重要记录。而当前档案管理观念落后的主要原因是很多管理者对档案建设缺乏重视,对档案管理存在错误认知,认为档案管理只起到人员资料的收集和存档作用,从而使事业单位档案管理工作很难满足当前信息发展时代的需求。此外,由于受传统管理观念影响,管理者未对档案管理进行创新和变革,造成传统人事档案管理技术落后。技术落后在一定程度上很难适应大数据背景下的管理工作,导致档案管理工作低效。
  (二)信息化管理仍存在缺陷
  在信息化时代下,只有不断创新和改变传统管理模式,才能更好促进事业单位管理工作的有效发展。随着信息化时代的不断发展,信息化管理工作可以利用大数据和物联网等技术,不断提高档案信息化管理的效率和水平,也能使事业单位档案信息化管理变得更具针对性。但是,在当前档案管理工作中,还存在信息化管理存在缺陷的问题。其主要原因是管理人员对于信息技术缺乏足够的重视,并受传统的档案管理工作模式影响,在对档案进行管理时,仍采用传统档案管理方法,未有效利用信息化管理的优势,在一定程度上制约事业单位档案信息化管理工作效率的提高。
  (三)缺乏现代化信息管理体系
  目前,很多事业单位在档案管理工作的实践中,还缺乏现代化信息管理体系。很多单位将精力都放在主营业务上,而忽略对现代化信息化管理体系的完善和建设。并且在人力和财力资源的配置上,也未有效利用现代化信息管理技术,造成人力和财力资源的配置与档案信息化管理缺乏专业性和实效性。另外,由于缺乏现代化信息管理体系,也使档案信息存在一定的安全隐患,如果出现管理疏忽,会很容易造成资料外泄,不利于保证资料的安全性,使事业单位档案信息化管理工作很难达到所预期的目标。
  二、大数据背景下事业单位档案信息化管理策略
  (一)加强观念转变和信息化建设
  在大数据背景下,事业单位档案信息化管理需要积极解决档案管理观念落后的问题。要加强档案信息化管理观念的转变,重视到大数据背景下档案信息化管理的重要性。首先,事业单位应加强档案信息化基础设施的建设,从而使档案信息化管理更具合理性和针对性。主要包括网络化工作环境建设、信息化档案管理软件建设等。其次,通过对大数据的分析和应用,结合档案管理的实用性需求,加大对信息化管理的建设力度和资金的投入,也可以在档案信息化管理软件中为相关管理人员提供所需的档案信息服务,进而有效期档案信息化管理的实用性和有效性。最后,事业单位可以将档案信息化管理以网页的形式建立,从而使管理者和员工能够通过网页查找相关资料。另外,要提高资料档案及软件的兼容性,确保档案资料能够更高效地保存。
  (二)优化人事档案管理机制
  大数据时代下的档案信息化管理,除加强观念转变和信息化建设外,还需要事业单位不断优化人事档案管理机制,进而使档案信息化管理工作能够顺利开展。一方面,建立人事档案管理机制,并利用档案管理系统软件,对档案进行科学化管理,将档案信息化管理中的无用数据剔除,同时,要善于利用大数据技术,不断对数据库信息进行更新和维护,也可将新的大数据信息与旧数据对比分析,对档案资料进行收集、整理和归档,从而确保事业单位档案信息化管理的完整性和准确性。另一方面,在对档案信息进行整合和资料分离时,也要严格按照档案管理工作制度的要求,进而使档案管理的效率不断提高。
  (三)完善档案信息化建设体系
  大数据下的档案管理有很多优势,事业单位在对档案进行信息化管理时,还需完善档案信息化建设体系,能在一定程度上提高工作效率,降低档案管理工作成本。因此,事业单位可以不断完善档案信息化制度体系,以制度促进信息化建设体系的完善。需要加大资金的投入力度,为档案信息化建设提供保障,还要不断丰富档案信息化建设的内容,从而有效提升档案数据的真实性。事业单位也可以利用信息技术对档案管理信息系统进行构建和完善。在大数据背景下,可以利用电子扫描技术,将所有档案从传统的纸质档案不断优化成数字信息数据库,大大降低管理难度,提高管理效率。此外,可以通过大数据技术实现信息网络化和自动化,并不断优化检索功能,从而有效提高档案工作的时效性。
  结语:
  总之,随着信息化时代的到来,大数据技术被广泛应用各领域工作管理中。利用信息化技术对事业单位档案管理进行创新,才能不断提高档案管理信息化工作效率。因此,需要管理者转变传统管理理念,优化管理和机制建设,从而促进事业单位的良性发展。
  【参考文献】:
  【1】陶梅. 基于大数据背景的档案管理信息化[J]. 办公室业务,2017(22):74.
  【2】于春琳. 事业单位档案信息化管理的推动策略与价值讨论[J]. 才智,2018(16):203.
论文来源:《新生代·下半月》 2019年5期
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