浅议网络教务环境中的电大学籍档案管理

作者:未知

  【摘 要】 文章阐述了网络教务环境中的电大学籍档案管理基本含义与意义。分析了网络教务环境中的电大学籍档案管理存在的主要问题,主要是忽视学籍档案管理重要性、学籍档案内容缺乏统一性。提出了提高电大学籍档案管理水平的相关措施:要增强学籍档案管理意识,完善相关制度,实现学籍档案管理信息化,构建奖惩制度。
  【关键词】 网络教务;电大学籍档案;档案管理制度
  做好档案管理工作是各个高校需要更好完成的一项任务,可以保证高校各项工作顺利展开。档案管理工作具有一定复杂性,在档案管理期间需要消耗大量人力物力财力。除此之外,档案管理工作需要具有完善的管理制度、管理体系以及管理系统等对其进行制约、监督与管理。如果管理制度或者管理系统等出现问题,那么档案管理工作将无法充分发挥自身作用,档案管理水平与管理效率将会受到制约。在如今教务环境中,电大学籍档案管理工作仍然存在问题,对电大更好发展造成影响。本文将针对网络教务环境中的电大学籍档案管理措施等内容进行相应探讨。
  一、网络教务环境中的电大学籍档案管理
  1、基本含义
  学籍档案管理主要是指,学校档案管理部门对档案信息进行收集、管理,并将档案用于学校发展以及各项工作中的总称。学校档案管理工作是国家档案管理工作的重要组成部分,其中学籍档案管理涉及到的内容有很多,例如,学籍档案信息收集、信息管理、信息分析以及信息利用等。
  2、意义
  在網络教务环境中,加强对电大学籍档案管理具有重要意义。主要体现在以下方面:第一,电大教师可以通过学籍档案对学生学习情况以及特点爱好等有及时了解,然后针对学生实际情况,采取具有针对性的教学措施与教学内容。[1]第二,可以促使学校档案管理工作人员,积极主动学习学籍档案管理等知识以及实践技能,从而不断提升档案管理工作人员素质,保证学校学籍档案管理工作有序进行。第三,加快电大学籍档案改革进程,使学籍档案管理工作得到有效保障。
  二、电大学籍档案管理存在的主要问题
  1、忽视学籍档案管理的重要性
  电大学校成立四十余年,在其不断发展过程中成效显著。与此同时,电大管理制度以及教学模式等都在逐渐完善,但是对学籍档案管理工作的重要性认识不足,没有意识到学籍档案管理对学校以及学生发展的重要作用。主要体现在以下几点:第一,电大学校普遍认为,科技时代的现代网络教务环境下学籍档案管理并没有任何作用。还有许多学籍档案管理工作人员认为,如今社会市场只看重学生文凭与能力。[2]第二,档案管理工作人员认为学籍档案管理工作较为容易。认为电大学生学籍档案只是几个表格或者签字,无论做的好与坏对学生发展没有影响,如果学生未来工作需要,可以再做补充。第三,许多工作人员认为电大学生学籍档案中的内容,只是学生的基本信息与学习情况。所以,针对学籍档案管理工作缺乏系统性与专业化管理。第四,存在重视学校人事档案与教师档案,忽视学籍档案与学生档案的重要作用。
  2、学籍档案内容缺乏统一性
  从目前各个电大学籍档案管理中不难看出,许多学籍档案收集内容缺乏统一的标准规范,导致各个电大学习中学籍档案记载的内容存在许多不同。归档材料没有标准可循,记录内容较少,并且质量较低。需要做好的归档材料并没有收集到详细的信息与内容,与此同时,在学籍档案信息内容的记录上缺乏统一标准。出现“四多四少”问题,政审和社会关系材料多、记录成绩较多、学生优点与特长记录较多、原有不完整档案较多。学生成长过程中技术能力以及创新能力提升记录较少、学生与实践考核记录较少、缺点与不足记录较少、规范性档案较少。
  三、提高电大学籍档案管理水平的措施
  1、增强学籍档案管理意识
  只有相关档案管理工作人员在思想上意识到学籍档案管理工作重要性,才会保证电大学习档案管理工作顺利展开,保证学籍档案管理工作充分发挥自身最大作用,为学校以及学生发展带来便利。提高学籍档案管理意识,具体可以从以下几点展开:第一,强化电大学籍档案管理工作领导部门,将学籍档案管理工作放在电大学习管理工作的重要位置。在学籍档案管理工作中,采取统一领导原则与分级管理原则。第二,要保证电大学籍档案管理工作人员具备较强专业技能与综合素养。电大学校需要做好相关培训工作,不仅要培训工作人员的管理理论知识,更需要培养计算机技术。[3]因为在网络教务环境下,学籍档案信息化建设是发展必然趋势,只有具备一定计算机能力,才可以使学籍档案管理工作得到保障。这样电大学习档案管理队伍才会具备较高素质,认识到学籍档案管理工作重要作用,从而全身心投入到工作中。
  2、完善相关制度
  电大学校需要对现有学籍档案管理制度进行完善,在完善过程中需要严格按照国家相关档案法规以及有关精神等展开。学籍档案管理制度需要包含学籍档案室管理制度、学籍档案材料收集制度、学籍档案材料归档制度以及相关工作人员岗位制度等。保证电大学校学籍档案各项管理工作有制度可以遵守,逐渐实现学籍档案管理规范化、学籍注册规范化等。与此同时,对相关学籍制度的完善,可以保证各项学籍档案管理工作顺利进行。将职责以及权利等落在实处,各个工作人员明确自身权责,及时做好相关工作。通过制度的完善,学籍档案信息收集以及整理等的准确性与合理性得到保障。
  3、实现学籍档案管理信息化
  在网络教务环境中,需要逐渐实现学籍档案信息化建设,将纸质学籍档案与电子学籍档案共同管理与应用。构建学籍档案管理系统与学籍档案数据库,计算机可以充分发挥自身优势,使学生学籍档案信息收集的准确性与真实性得到保障。而且可以随时随地对学习档案内容进行变更与处理,保证学生学籍档案内容的完整性。除此之外,需要实现学籍档案信息内容共享。因为纸质档案与电子学籍档案学籍具有各自优势,所以,需要实现共同保存与管理。虽然纸质档案不便于保存与查找,但是具有一定的法律凭证与法律效益。电子学籍档案虽然有利于查找、保存与检索,但是容易造成学籍档案信息内容的丢失,法律凭证难以保障。在学籍档案管理过程中可以利用各项先进技术,数据库技术、数码成像技术等,将纸质档案内容完整保存在学籍档案系统中,为未来学籍档案利用提供保障。
  4、构建奖惩制度
  针对网络教务环境中的电大学籍档案管理,需要构建相应奖惩制度,使学籍档案管理工作的规范化与合理化得到保障。具体可以从以下几点展开:第一,对学籍档案管理追究条例进行细化,明确各项工作各个工作人员需要肩负的责任。[4]一旦在学籍管理工作中发现问题,可以及时查找到责任人,做好相关事务处理。第二,树立学籍档案管理工作典型,为其他工作人员树立榜样。针对在学籍管理工作中表现良好的工作人员需要给予一定奖励,增强其自信心,激发责任意识与服务意识,进一步提升电大学籍档案管理工作水平。通过树立典型,激发出其他工作人员的好胜心,从而积极主动投入到工作中。在自身岗位中充分发挥特长与作用,保证各项管理工作顺利展开,同时使学籍档案内容的准确性与有效性等得到保障。
  综上所述,在社会快速发展背景下,电大学校作为培养专业人才的重要基地,想要在激烈市场竞争中站稳脚步。需要进一步加强学籍档案管理工作,保证学籍档案中记录内容较为完整,科学性与准确性得到保障。只有做好学籍档案管理工作,电大学校内各项工作才可以顺利展开,为学生未来更好地发展提供动力。
  【参考文献】
  [1] 刘新喻.电大高职学生学籍档案网络化管理之我见[J].西部素质教育, 2016.2(16)91-92.
  [2] 杨丽霞.有关电大开放教育学籍档案管理探讨[J].软件(电子版). 2014(12)193.
  [3] 徐文艳.浅谈学分制下的电大学籍档案管理[J].经营管理者, 2016(33)313.
  [4] 张航.电大开放教育学生档案管理模式创新实践研究[J].现代职业教育, 2016(15)42.
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