信息时代高中学生档案管理信息化对策

作者:未知

  【摘要】如今,我们正处于网络信息时代,各项工作的开展都有了更加便捷的渠道。对于高中学校的档案管理工作来说,也开始逐步实现了信息化、高效化和便捷化,大大提升了工作的效率和准确性。档案管理信息化是时代发展的必然趋势,也是提高工作成果的一条必经之路。档案管理工作者必须在工作中不断地摸索,总结出有效的信息化档案管理手段,不断完善工作,为学校各项工作的开展提供基础保障。
  【关键词】信息时代;高中;档案管理信息化
  档案管理是一项十分繁琐和复杂的工作,且涉及的档案量较大,以纸质资料为主,以手动记载、查阅为主的档案管理方式显然已经无法满足当前的工作需求,必须借助现代化的信息技术手段,使档案资料的录入、查找、归档更加便捷、快速、准确。
  一、高中学生档案管理信息化的重要意义
  我校目前归档文书档案近5000件,基建档案50多盒,设备档案10多盒,实物档案400多件,声像档案90多册,科研档案近30盒,教学档案近3000件,人事档案300多盒。从这样的档案信息量来看,如采用传统的档案管理方法无疑会加大资料管理和查找的难度,导致一些档案的利用率降低,工作量也是极大的。信息化的档案管理通过将信息资料录入到电脑系统中,能够实现快速、精准的查询。同时,对于档案资料的保存、复制和转移也更加便捷,不会由于档案数量的不断增多而占据过大的空间。可见,信息化的学生档案管理实现了便捷的查找、建立,也促进了资源的共享,能够在确保档案完整性的同时,提高对档案资源的利用率。
  二、信息时代高中学生档案管理的信息化对策
  (一)建立起统一的档案管理信息系统。想要全面实现学校档案管理的信息化,首先就必须建立起一个标准、统一的信息化档案管理系统,进一步推进信息化档案管理工作的实施。高中学校应充分利用现有的计算机设备、软件、技术等优势,对档案管理系统进行进一步的开发和完善,使数据采集和信息维护等工作能够拥有统一的标准,为信息化的档案管理工作提供基础保障。其次,还应将档案管理系统与信息化的教学系统、网络进行对接,将分散的学生信息整合起来,提高档案信息的完整性以及信息收集的快速性,解决传统档案管理工作中容易出现的缺失、出错等问题。当然,为了对学生的档案信息进行保护,还必须加强安全防护,以免信息被盗取和外泄。
  (二)完善档案信息管理制度。各项工作的有序开展都需要以完善的制度作为基本前提,信息化的档案管理工作也不例外。制度建设应从学校的实际出发,将档案信息的录入、整理、交接和送达等多个环节囊括其中,并在实际工作中结合问题对现行的制度进行不断完善。档案管理工作者应本着对学生负责的工作态度,确保收集整理的学生资料准确、完整,避免混淆,以免对学生以后的升学和发展造成影响。档案的交接环节也是容易出错的一个重要环节之一,常常会出现错交和漏交等现象。针对这一问题,必须以完善的制度使交接的全过程都能够在一定的前提和依据下有序地开展,决不允许一些未经登记就随意交接的行为存在。此外,管理制度中还应包括学生信息档案的录入标准,其中包括录入的内容、时间等,如对于学生的考试成绩、在校期间的奖惩情况等,都属于重要的档案资料,必须及时录入,否则将影响学生的升学,对于相应的责任人必须进行惩处。利用信息技术的便捷优势,可以将一些重要的资料进行备份,但往往也会因此导致学生信息泄露,因此在这一环节必须要加强注意。
  (三)加强档案管理的信息化建设。开展信息化的档案管理工作,必须以完善的信息技术和设备为前提。学校应该进一步加强信息化建设,为工作的开展提供基礎保障。对于计算机设备不足、故障等问题,应加大投入,及时更换设备,以免由于故障问题导致档案信息丢失、损毁。购入档案信息管理系统,提高传统单纯依靠计算机进行档案录入、管理的工作效率和效果。对于档案管理工作人员应加强培训,提升其现代化的档案管理工作水平,满足不断提高的工作需求。最后,需要建立起完善的奖惩制度,妥善处理一些由于自身问题导致的档案信息丢失、漏交等问题,对于一些能够在工作中不断进行自我提升,信息化工作水平较高,且表现优异的档案管理工作者进行表彰,同时作为学校中的典型开展信息化档案管理的演讲,总结经验,交流方法。
  三、结语
  总之,信息化的高中学生档案管理是信息时代发展的必然。每一名一线的工作者都应走在时代的前沿,借助信息技术不断更新的优势,促进档案信息管理工作的不断完善,为学校教育教学工作的开展提供基础保障。本文提出的几点信息化档案管理对策,希望能够对高中学校档案管理工作水平的提升起到促进作用,为一线的档案管理工作者提供有效的参考。
  【参考文献】
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