新时期加强高校外事档案管理初探

作者:未知

  摘要:高校外事工作是高校对外交流与合作的窗口,对学校的整体发展起了重要的作用。随着我国改革开放的不断深入,作为教育对外开放的重要載体,高校的对外合作交流渠道也不断拓宽,交流内容和方式也不断丰富起来。而外事档案的收集整理记录着在高校外事工作的全过程,对学校的建设和发展产生着深远的影响。新时期对高校外事档案管理提出了新要求。
  关键词:高校;外事档案管理;问题;建议
  一、高校外事档案管理工作的重要性
  首先,外事档案是体现着学校外事工作的全貌,记录着学校的发展进程。外事档案管理对学校的对外交流活动内容进行完整的保存,特别是学校与海外高校,社会团体或个人在学术、人才交流方面保存了大量有价值的材料,对高校的未来发展提供了宝贵的历史依据。其次,高校外事档案管理体现着学校的对外交流水平,外事档案管理不单单是保存了外事活动历史资料,更是为社会提供着宝贵的信息资源,外事活动形成的合作协议、纪要、达成的项目以及在此过程中形成的影像、图片、电子信息、双方互赠的具有见证意义的实物等可以为高校甚至是社会团体提供有价值的参考材料,成为高校、社会团体乃至国家制定对外交流战略决策的有效依据。
  二、高校外事档案管理工作的不足
  (一)档案人员的思想认识和管理水平有待提高
  国家教育部在高校外事工作的基本原则中规定:外事档案必须实行集中统一管理,确保其完整性、准确性昨安全性,便于开发利用。而目前,不少高校档案管理人员仅仅将档案管理看成是简单的“归堆儿”。档案制作和管理过程缺乏完整的记录,长此以往易造成了资料损毁;再者,部分外事档案管理人员缺乏基本的档案管理知识,很多档案由兼职档案员管理,他们普遍年纪较大或根本不懂科学管理,如在管理过程中出现形成文件纸张不规范,没有注明保管期限或没有形成文件记录,书写也不规范等等问题。
  (二)档案管理制度不完善
  部分高校领导对外事档案管理工作缺乏足够的重视,作为领导往往在工作中注重结果而忽视过程,加之学校没有针对外事档案管理做出明确管理规定,由于外事工作的长期性和复杂性,很多外事档案的形成需要很长一段时间,特别是外事接待,外籍工作人员管理、师生海外考察培训等工作需要经历很多环节。阶段性档案材料往往由多人经手,甚至没有固定存放地点,无专人负责,无制度约束,资料摧毁,丢失现象严重。为以后查阅带来极大不便,档案利用率不高。
  (三)档案管理手段落后
  目前很多高校外事档案管理工作仅仅处在“你交我藏、你查我调、重藏轻用”的阶段,旧的知识结构和服务意识导致外事档案管理员的工作很被动,将馆藏资料看作是旧的历史记载,没有现实借鉴意义。而档案管理员就像是仓库保管员,外事活动往往结束很长时间后档案才交由管理员保管,时效性不强,信息滞后,没有与学校外事工作同步。
  三、高校外事档案管理工作的改进措施
  (一)与对外交流合作有机结合,提高档案管理人员的素质
  高校应该适时对档案管理人员进行知识培训和技术培训,使档案管理者真正发挥出对资料的“管理”作用,另外,外事档案管理人员应该具备一定的外语技能,能够对外文资料进行基本有效的解读,提高专业化业务水平。再次,外事档案管理要体现出一定的实效性,档案管理员应该在外事活动发生过程中及时与相关负责人联系,争取在最短的时间内将重要外事材料归档,避免遗失。
  (二)制定完整的外事档案管理制度
  应该以建章立制、规范管理为基础,针对外事工作的特点,制定行之有效的外事档案管理办法。同时,加强对管理办法的宣传力度,增强高校领导和教职工的档案管理意识,将外事档案管理工作纳入到高校整体管理工作中去。另外,还要制定一系列外事档案管理细则,对外事档案保管期限、保密等级、借阅制度、鉴定及销毁制度等做出明确规定,制定科学的建档责任书以及归档范围表格等,统一发放到全校各级单位学习领会,确保档案管理工作的有序、高效。
  (三)构建信息化管理平台
  为提高档案管理水平和档案利用率,高校应该将档案管理纳入到信息化管理平台中去。引入网络技术,将资料变成一种信息资讯,供广大师生参考借鉴,提高档案的利用率。一方面,电子档案也便于管理借阅,减少原始资料的磨损率,以便长期保存。另外,还可以将外事档案服务对象扩展至校外,将市场化的概念引入到外事档案管理工作中来,比如学校可将其与海外院校建立的合作项目推广到全国,甚至全球,让各地学生都能够获取信息,无形中提升了学校了知名度。
  【参考文献】
  [1]王彥仓.浅谈高校对外合作交流档案的管理[J].世纪桥,2007(11).
  [2]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[S].成都:四川科学技术出版社,1994.
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