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信息时代民政档案管理存在的问题及创新

作者:未知

  摘 要:信息技术的应用使民政局档案信息更加全面与完整,使档案管理实现了科学化与系统化,有效提高了档案管理质量。本文介绍了信息时代民政档案管理的信息化,分析了当前民政局案管理存在的问题,并提出了信息时代民政档案信息管理与创新的策略。
  关键词:大数据;工程档案;信息管理;创新
  一、信息时代档案管理的信息化
  网络信息技术、数字技术的发展推动了民政档案领域的应用。电子文件档案信息数据库的形成可以为民政局档案管理创造新的价值。档案管理信息化能够提高电子档案的利用率和管理效率,保证档案管理服务的良好运行,既可以帮助民政建局获取相关的内外信息,实现存档、归类管理等并与有关部门的有效沟通,也可以使档案信息得到及时的保存与修正,并提高档案信息的流通效率,节省档案管理成本。檔案信息管理为民政档案信息资源的开发与利用提供了良好的保障,顺应了社会与时代发展的需求。
  二、档案管理存在的问题
  由于民政局档案文本具有很大的数量,有些环节单位仍然采用传统管理手段,无法保证档案信息的时效,即使引进计算机设备也无法真正实现档案管理的信息化,数据信息的准确度与完整度不能保证,而且由于在档案信息管理过程中由于缺少明确的规章,使得工程电子文件的管理不规范,甚至出现损毁或丢失的现象。工程档案管理部门的员工有些属于转行人员,尽管他们在档案信息的接收、审查、归档以及服务满意度方面有较多的经验,但是由于缺乏对档案管理信息化、正规化的正确认识,且受到档案管理知识水平不高、信息技术操作不熟悉的限制,直接影响了民政局档案管理信息化建设。
  三、档案信息管理与创新的策略
  (一)增强服务意识和观念
  民政档案管理需要转变传统的管理理念,发挥档案信息资源在民政管理中的作用。传统的档案管理工作坚持以档文本的价值理念,只是单纯地进行搜集、整理、保管,忽视了对档案的充分利用。档案管理人员应增强对档案管理工作的服务意识,认识到档案管理工作的重要意义和价值,并拓展管理思路,真正做到为社会大众服务。当前的档案管理主要依靠计算机设备,管理过程中所涉及的环节较多、工作量较大,档案管理人员要树立科学的信息化管理观念,提高信息化管理的认知和理解水平,重视民政局档案管理信息化建设。
  (二)强化档案信息资源的利用
  有效利用民政档案,是发挥档案价值的重要体现。民政档案管理部门通过将档案资料数字化,利用网络形成档案管理的网站,而档案使用者借助网络,经过查询、办理相应手续后可获取所需的档案信息资源。这样便于档案管理部门不仅可以满足档案使用者的需求,还能提升管理人员的工作效率和服务质量。为强化民政局档案信息的利用水平,管理人员应构建档案信息管理系统平台,在配置各种硬件与软件设施的基础上积极研制适应管理系统的软件,还要将档案信息的录入、整理分类等工作规范化、标准化,并对各种电子文件进行整合,便于使用者查询。为保证档案信息的安全性,管理人员需将室藏文件设置一定的浏览、查阅等使用权限,还要对查阅者的身份进行网上验证,同时在档案管理过程中懂得如何挖掘档案信息数据,并不断更新网络化管理手段。
  (三)创新档案信息管理模式,提升档案管理水平
  现代多媒体技术的应用为民政局档案管理信息化创造了良好的物质条件,建立一套完整的民政局档案信息管理系统很关键。比如工程设计方面的电子文件容量较大,容易出现浏览时显示较慢的问题,对于此种现象可采取高保真高倍率的压缩与还原技术,帮助使用者快速检索且方便浏览与下载,而对于电子文件信息的录入问题可以采用图像解析和有关识别技术,这有助于将电子信息加入档案管理系统中。根据用户的实际需求,应建立新型的档案信息管理工作模式,该模式可以快速地对电子数据信息进行加工处理,提供关于档案利用以及技术查询的咨询服务,并运用先进的技术来确保电子文件档案的准确性与完整性,对于电子文档的浏览、保存与使用分别采用不同文档类型的系统。为科学地开发和利用电子文件、充分发挥电子文件的功能,应采用先进的最优的档案管理软件。
  (四)建立并强化相应的规章制度
  民政局档案管理应针对档案信息管理的维护、安全方面制定相关的制度,明确档案管理人员的职责范围以及查阅人员的权利与义务。民政建设单位应在国家制定的事业信息化建设制度的基础上进行创新,将档案信息管理的标准统一化,完善档案信息管理的业务流程、技术规范与安全措施。将文件材料整理、分类、归档,并利用网络将其完整地上传至档案管理系统,以使民政局档案管理者能及时了解当前情况,帮助建设者做出准确的判断与决策,提高档案的利用率。
  (五)提高管理人员业务水平,建设高素质管理队伍
  大数据时代下,计算机网络技术的应用为档案信息管理带来了很多便利。民政局档案管理人员应具有较强的获取信息能力,所以要学习并掌握计算机信息与档案管理方面的知识,学习参与软件技术开发,力争成为会检索、分析、加工、挖掘数据库信息,能制作网页、提供档案信息服务,能维护、开发系统的复合型人才。档案管理部门应引进这方面的人才,还应为员工提供业务培训机会,帮助员工建立完善专业知识结构,提高他们的专业技能,同时要构建并完善激励机制与竞争机制,形成一个具有综合业务能力的优秀队伍。
  (作者单位:山东省单县民政局)
论文来源:《大东方》 2019年7期
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