基于数字化背景下的人事档案管理探析

作者:未知

  摘要:数字化时代已经到来,我国档案管理现代化建设已然兴起。针对高校人事档案管理而言,这虽然是一种发展的机遇,但同时面临着诸多挑战。在高校管理过程中,由于人员数量较多,管理工作流程复杂,数字化成为了高校档案管理的必要选择。在高校人事档案管理中,采取数字化的模式主要包括:网络技术、计算机技术以及数据库技术等数字化管理体系,对人事档案材料进行处理、存储以及利用等,实现高效率的档案管理。
  关键词:数字化;人事档案;管理
  当前,大数据、数字化成为时代发展的代名词,信息技术已经被渗透到各行各业的工作管理当中,并成为一种关键性的技术手段。在高校的人事档案管理中,数字化的合理应用不仅降低了管理人员的工作量,并且极大地提升了档案管理的工作效率,使得档案管理工作模式发生了巨大变革。然而,惊喜总是与挑战一同到来,在高校数字化档案管理中仍然存在一些问题亟待解决。因此,本文针对这些问题进行深入分析,并提出相应的解决策略,希望能够促进数字化人事档案管理的长远发展。
  一、当前高校档案数学化管理中存在的困境
  就现阶段高校档案管理的数字化过程而言,各高校在人事档案的管理方面仍存在许多问题。下面从人事档案标准化、确保个人信息安全、更新管理技术以及提高管理人员工作能力等方面进行探讨。
  (一)人事档案标准化存在问题
  所谓档案标准化,即是对同类档案进行统一规定,并对其进行执行和修订的过程。高校在对人事档案进行信息数字化的过程中,为保证信息数字化在保管、传送、利用档案等方面更加规范有效,需制定相应的标准使档案的录入、扫描和归档等过程标准化。目前国内的档案数字化仍需进行优化和改进,其中包括网络平台等基础设施的标准化、档案信息安全的管理标准化、工作制度的管理标准化等方面。再者,档案管理的标准化在确保技术协调性之外,还能够提高档案管理工作的效率和质量。
  (二)人事档案信息安全受到威胁
  高校人事档案的数字化能够相对减轻管理工作的压力,在一定程度上避免了纸质档案在保存和调阅等过程出现磨损和遗失等问题。但与此同时,在如今的数字化背景下,人事档案面临着许多安全威胁。档案的重要信息有可能会被盗用,部分档案可能会遭受电脑黑客的攻击,且病毒也能对相关数据造成安全威胁。总而言之,现阶段档案信息的管理和保存仍面临着严峻的挑战。
  (三)数字化技术落后
  在高校进行人事档案的数字化过程中,为确保该项工作的顺利进行以及提高管理工作的效率与质量,需要在信息的安全管理、键盘录入、字符的识别扫描等技术方面做到与时俱进,即能够及时进行技术的更新换代。现阶段,由于相关数据库标准体系的不完整,档案信息的查阅等方面尚存在许多问题。因此,相应的计算机需在硬件和软件等多方面及时更新,以便满足档案数字化工作的效率需求。
  二、完善高校档案数字化管理的几点策略
  (一)建立健全数据库
  数据库作为录入与储存档案信息的有效载体,不仅能够储存人事档案信息,并且能够确保人事档案的完整。建立健全数据库主要可以采取以下几种方法:其一,构建标准化的档案信息数据库,运用身份证号码进行检索与识别,使既有数据如社保数据等可以直接录入到数据库当中。其二,完善数据库的前台与后台操作系统,完善前台对档案信息的整理与检索技术;优化后台的修改功能,提升纸质材料与电子材料校对效率,确保数据输入的准确性与完整性。其三,引进信息技术,为档案信息输入、信息查阅、信息备份等提供技术保证。
  (二)优化质量管理体系
  若想完善数字化的高校人事档案质量管理,主要包括前期数据分类处理、中期数据储存、后期数据利用等。在数据的前期处理工作中,可以将档案进行科学划分,如音频档案、视频档案以及纸质档案等,同时按照档案的具体内容将其划分为:在编人员档案、流动人员档案、学生档案等。除此之外,不仅要对档案合理分类,还应该不断提升软件、人员、硬件、制度等工作。在进行中期数据储存过程中,应该充分发挥技术的作用,利用照相机、扫描仪以及摄像机等设备,将数据录入人事档案中。在后期数据利用上,应该加强档案管理人员的综合素质,确保数据录入的质量与效率。
  (三)强化档案信息安全管理质量
  在高校进行档案数字化后,档案信息的安全管理便成为了档案管理工作中最为重要的一步。首先,管理人员需要对保存档案的设备和系统进行定期的维护,并将存在安全威胁的系统和软件进行清理和淘汰。其次,需要专业的计算机技术人员对设备的运行环境进行检查。最重要的是推进相关的技术研究,提高信息存储的安全性。
  综上所述,数字化时代的到来,使得高校人事檔案管理模式发生了极大转变。若想将数字化成功应用于高校人事档案管理之中,管理人员应该不断提升自身的信息技术水平,引进先进的信息技术,确保信息档案的安全,使得档案信息发挥最大的价值与作用,为高校的业务运行提供切实的保障。
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