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浅析物资采购管理中的降本增效采购策略

作者:未知

  当前,国际原油价格波动较大,使物资采购产品价格面临着很大的风险。随着我国市场经济的发展,采取阳光采购策略、合规运作是防止效益流失,提高经济效益,增强市场竞争力的基础和保证。如何运用科学的采购策略,在保证物资安全及时供应的情况下,降低采购成本,使物资采购管理成为新的效益增长点,是企业开源节流的重要环节,也是值得探讨的重要课题。
  一、细分物资品种,采取有效的采购方式
  石油物资有50多个大类,在满足物资供给的情况下,运用何种采购方式进行采购,对降本增效起到决定性的作用。采购部门打破传统的采购模式,经过对以往采购数据进行分析,根据不同类型物资选择合适的采购方案。
  1.针对甲醇、三剂类占用生产成本比例较大的物资,物资部门提前做好采购准备工作,发挥二级物资集中采购规模优势,签署年度框架协议。根据不同招标物资市场价格变化特点制定价格联动机制和计算方法,真正做到采购价格随行就市。针对甲醇和不同的三剂,专业处室按照生产计划需求制定技术标准和要求作为招标文件的技术文件,同时针对不同剂类做好检验标准和方法纳入招标文件,为保证产品质量和合同正常履行奠定了基础。
  2.对于消耗频率高、標准化物资,由使用单位和专业部门根据以往年维修消耗数量年初提报数量储备定额,采购部门通过招标或竟价方式,确定最低单价,签署年度框架协议,作为超市物资管理,有需求后出库结算,减少了库存资金的占用。
  3.针对原设备配套配件,传统采购都是采用独家采购,由于与设备绑定,造成配件价格居高不下。采购部门对独家采购进行了统计,一方面将统计数据以工作联络单形式提交给专业管理部门,便于多家寻源,同行业供货商进行测绘,设计图纸,减少独家采购,降低采购成本。
  二、组织实施“阳光采购”策略
  公开透明的按采购程序办事,在采购前、采购中和采购后的各个环节中主动接受审计部门事前、事中和事后监督,既保证了物资供应,也确保了采购工作的透明。“阳光采购”策略主要体现在以下三个方面。
  1.完善制度,职责明确,按章办事。采购部门从制度入手,对制度进行整合,修订了物资采购管理制度,尤其是将制度与企业其他制度相关联处作为重点,完善制度执行各个环节的验证证据,补充制度中对各部门的职责划分和责任考核。通过对业务流程的认真细致的梳理,明确职责、程序清晰,具有可控性和可操作性,为做好物资采购工作提供了指导原则和制度依据。
  2.公开、公正、透明实现物资采购网上招标。物资采购部按项目主管部门和各单位上报的采购计划组织招标。严格选商,并且邀请项目主管部门、技术部门和企管部门全过程参与,增加阳光采购透明度,真正做到降低成本、保护企业利益。
  3.职责分离,监督机制基本形成。根据职责分工,做好选商、技术、价格职能分离定位工作,竞争性谈判、询比价和单一来源采购价格必须经谈判小组人员确认,选商和技术由专业处室负责,实现管办分离,分解权力,明确责任,形成相互监督、制衡的工作机制;建立材料价格信息库和材料价格监管机制,通过向两家以上供应商询价、与历史采购价格、同行业采购价格信息对比,保证货比三家,质优价廉的购买材料,减少采购成本。
  通过实施“阳光采购”策略采购效益全线凸现,为企业节约了采购资金,直观有效地降低了材料采购成本。
  三、优化供应商资源市场
  严格办理准入,针对每一个供应商准入实现专业处室推荐把关,各部门负责人和主管领导审核的原则。每年开展对供应商进行考核评价,评审内容包括质量水平、合同履约及交货能力、售后服务、诚信经营及价格水平。年度审核时由专业工作组组织使用单位等最终用户全员参与评价,对供应商进行量化打分。对有问题供应商实行淘汰制度,保证从选商源头控制产品质量,优化供应商资源市场。选商优先制造商,减少中间采购环节,加大直采力度,降低采购成本。
  四、规范付款流程
  启动合同管理系统付款模块,规范合同付款行为,理顺付款流程。资金流形成良性循环状态,付款得到保障,供应商从价格上会有一定的优惠,有利于采购成本的降低。
  五、控制库存资金,建立考核奖罚机制
  1.通过奖励调动使用单位、专业处室利库积极性,每年年底统计各单位利库金额,按照奖励办法奖励,取得了实效。
  2.每月对库存情况进行分析,对没有及时出库物资对使用单位提出考核意见,同时定期检查使用单位,对领用物资是否用在装置上,还是以领代耗,发现问题进行考核。杜绝使用单位没有计划性提报物资需求计划,浪费资源,增加企业的维修成本。
  总之,采购成本管理必须被看作一项重点工作内容加以重视和管理。管理者必须在加强采购规范管理上下功夫,但是采购成本管理绝不是恣意压价和削减成本,因为这不是采购全生命周期管理的理念,在采购过程中要充分考虑减少维修成本费用要素。在整个采购实施过程中,作为管理者对采购成本要素要有一个综合分析的能力,只有灵活运用各种采购策略,才能规避采购给企业带来的风险,才能把采购成本控制在合理范围之内。
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